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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Vorsicht: Über diesen Fehler freut sich der Betriebsprüfer besonders!

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Betriebsprüfung

Von Midia Nuri,

Im Rahmen einer Betriebsprüfung sollte das Unternehmen bestimmte Eingangsrechnungen im Original vorlegen. Das Unternehmen suchte die Rechnungen aus dem Archiv heraus und stellte sie den Betriebsprüfern in Kopie zur Verfügung. Das war den Betriebsprüfern zu umständlich und zu zeitintensiv.Empfehlung:

Darum geht es: Deshalb verlangten sie den direkten Lesezugriff auf alle Eingangsrechnungen, die im firmeninternen Daten-Management-System digitalisiert hinterlegt waren. Das lehnte die Firma ab, da sämtliche Rechnungen in Papierform vorlagen.

Das Urteil: Bei einer elektronischen Aufbewahrung von Unterlagen sind Unternehmen verpflichtet, der Finanzverwaltung und damit auch Betriebsprüfern Zugriff auf die unternehmensinterne EDV zu ermöglichen – unabhängig davon, ob die elektronisch gespeicherten Daten zusätzlich auch noch in Papierform (im Original oder in Kopie) vorgehalten werden und vorgelegt werden können. Das Zugriffsrecht des Finanzamts erstreckt sich grundsätzlich auf alle Formen der Aufbewahrung (FG Münster, Urteil vom 1.7.2010, Az. 6 K 357/10 AO).

Empfehlung:

Ungeachtet dieses Urteils bleibt es dabei, dass Finanzamt und Betriebsprüfer ausschließlich steuerrelevante Daten verwerten dürfen. Allerdings dürfen sie auch Zufallsfunde verwerten. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit einem Daten-Management-System arbeiten:

Überprüfen Sie, ob eindeutige, unmissverständliche und vor allem auch funktionierende Zugriffsregelungen bestehen, aufgrund derer es ausgeschlossen ist, dass Betriebsprüfer im Falle eines Falles auf andere als steuerrelevante Daten Ihres Unternehmens zugreifen können. Denn sonst machen Sie ihm möglicherweise eine große Freude. Doch Hand aufs Herz. Warum sollten Sie das tun?

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