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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Wie das Finanzamt Ihre Daten durchsucht

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Steuer Betriebspruefung

Von Midia Nuri,

Sehen auch Sie graue Büros mit ganzen Aktenbergen vor Ihrem inneren Auge, wenn Sie ans Finanzamt denken?Tipp:

Die Realität sieht heute anders aus – zumindest dann, wenn es um die Prüfungsstelle der Finanzämter geht: Die Prüfer vom Finanzamt rüsten mehr und mehr auf und sind technisch oft auf dem neuesten Stand. Hintergrund: Die meisten Prüfungen finden heutzutage digital statt. Das heißt: Der Prüfer vom Finanzamt steht mit dem Laptop vor Ihrer Tür und analysiert mit speziellen Programmen Ihre Buchhaltung im PC, Spesenabrechnungen, elektronische Fahrten- und Kassenbücher… Darauf sollten Sie vorbereitet sein! Denn:

Weshalb Sie auf elektronische Betriebsprüfungen vorbereitet sein sollten

Nur wenn Sie Ihre Buchführung – noch ganz klassisch – allein auf Papier mit einer einfachen Belegablage führen, sind Sie sicher vor den modernen Methoden der elektronischen Betriebsprüfung. Sobald Sie ein Computer-Programm für Ihre Buchführung nutzen, müssen Sie dem Prüfer im Falle einer Betriebsprüfung die gespeicherten Buchungsdaten zusammen mit dem Programm zur Verfügung stellen (§ 146 Abs. 5 Abgabenordnung (AO)). Dabei kann der Prüfer entscheiden, wie genau Sie ihm die elektronischen Daten zur Verfügung stellen müssen. Es gibt 2 Möglichkeiten:

  • Direkter Zugriff: Der Prüfer setzt sich an Ihren PC, auf dem die Buchhaltungsdaten gespeichert sind.
  • Indirekter Zugriff: Sie oder Ihre Mitarbeiter werten die Zahlen Ihrer Buchhaltung nach Vorgaben des Prüfers aus und stellen ihm die Ergebnisse zur Verfügung.

Welche Variante der Prüfer wählt, bleibt ihm allein überlassen. Sie dürfen also nicht mitbestimmen, welche Methode gewählt wird. Bei kleineren Unternehmen wird der Prüfer häufig die erste Variante wählen und sich an Ihren PC setzen, der Ihre Buchhaltungsdaten enthält. Und das nicht ohne Hintergedanken: Sitzt er einmal an Ihrem PC, darf er sich ohne Nachfrage alle Daten anschauen, die sich auf diesem PC befinden, etwa gespeicherte Briefe und E-Mails anschauen… Alles, was er dabei findet, kann er für seine Prüfungszwecke nutzen.

Tipps für die elektronische Betriebsprüfung

Tipp: Beantragen Sie, die Prüfung nicht in Ihren Räumen stattfinden zu lassen. So kann der Prüfer gar nicht an Ihrem PC arbeiten und „zufällig“ auf für ihn interessante Daten stoßen.

Sorgen Sie jedoch mit dem folgenden Tipp für den Fall vor, dass der Prüfer auf jeden Fall in Ihren Räumen arbeiten will:

Tipp: Verwenden Sie für die Betriebsprüfung einen gesonderten PC, der allein Ihre Buchhaltungsdaten und andere Daten enthält, die aus Ihrer Sicht steuerlich relevant sind, um den Prüfer nicht auf falsche Spuren zu lenken.

Will der Prüfer mehr sehen, darf er sich nicht einfach an einen anderen PC setzen, nur weil er dort interessante Informationen vermutet. Er muss Sie darum bitten, Ihnen die gewünschten Daten oder Unterlagen zur Verfügung zu stellen.

Die Frage ist: Welche Daten sollten Sie von sich aus dem Prüfer zugänglich machen? Neben den Buchungsdaten kommen als Daten mit steuerlicher Relevanz z. ?B. in Frage: Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftverkehr zu Zahlungen etc. – kurz: die Dateien, mit denen die Zahlen aus der Buchhaltung verständlich und nachvollziehbar werden. Sitzt der Prüfer an Ihrem PC oder wertet er die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten mit seiner eigenen Prüfsoftware (IDEA) aus, kann er Ihre Daten in Sekundenschnelle auf Fehler und Unstimmigkeiten untersuchen. Hier liegt für ihn der Vorteil gegenüber der klassischen Betriebsprüfung, bei der er sich durch Berge von Belegen und Ordnern wühlen musste.

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