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Wie die Hightech-Prüfer vom Finanzamt Ihre Daten durchleuchten und wie Sie den Prüfern optimal vorbereitet begegnen

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Von Gerhard Schneider,

Was nur wenige Selbstständige und Unternehmer wissen, die von einer steuerlichen Außenprüfung betroffen sind: Die Prüfer vom Finanzamt arbeiten nicht etwa mit einer selbst entwickelten, geheimen Software. Die Beamten verwenden die Prüfsoftware „IDEA“ und die darauf basierende Weiterentwicklung „AIS Tax Audit“ um die Buchhaltungsdaten auszuwerten. Und dabei handelt es sich um eine frei verfügbare Software, die in Deutschland über das Stuttgarter Unternehmen „audicon“ vertrieben wird.

 

Tipp: Mit der Software vorbereiten

Das ermöglicht Ihnen, den Prüfern durch optimale Vorbereitung auf Augenhöhe begegnen zu können. Erwarten Sie eine umfangreiche und schwierige Prüfung, können Sie Ihre komplette Buchhaltung ggf. mit Hilfe eines Steuerberaters mit der Software durchleuchten und auf Fehler überprüfen – bevor die Herren vom Finanzamt das tun!
Das heißt für Sie: Wenn Sie von einer Prüfung betroffen sind, checken Sie alle Ihre Daten am besten zusammen mit einem prüfungserfahrenen Steuerberater auf mögliche Auffälligkeiten hin. Beseitigen Sie diese sofort und bereiten Sie schlüssige Erklärungen und Belege dafür vor. Die folgende Schnellübersicht zeigt Ihnen einige Beispiele, nach denen die Prüfsoftware sucht.

 

Beispiel: Nach diesen Fehlern sucht die Software

  • Erhöhte Abschreibungen: Die Software prüft alle Abschreibungsbeträge und die Nutzungsdauer, um etwaige Fehler bei der Abschreibung zu finden.
  • Bewirtungen: Stimmt das Datum von Bewirtungen mit den Geburtstagen des Selbstständigen, seiner Angehörigen oder seiner Mitarbeiter überein?
  • Rechnungsnummern: Sind die Ausgangsrechnungen fortlaufend nummeriert? Gibt es fehlende oder doppelt vergebene Nummern?
  • Kontonummern: Stimmen Kontonummern von Lieferanten mit den Kontonummern von Mitarbeitern überein? Das könnte ein Hinweis auf verdeckte Zahlungen an Mitarbeiter sein, um Lohnsteuer zu umgehen.
  • Inventur: Gibt es überdurchschnittlich hohe Inventurdifferenzen? Die privaten Entnahmen wurden nicht oder nicht in voller Höhe verbucht und versteuert.
  • Umsatzsteuer: Bei welchen Eingangsrechnungen bzw. Zahlungen an Lieferanten gab es hohe Vorsteuerabzüge? Der Prüfer sieht sich die „größten Rechnungen“ an, um zu schauen, ob alle Bedingungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind (Rechnungspflichtangaben!).
  • Aufstellung aller Rechnungen knapp über 150 € brutto (also inkl. Umsatzsteuer). Rechnungen ab 150 € brutto (126,05 € netto) sind keine Kleinbetragsrechnungen mehr. Zum Vorsteuerabzug berechtigen sie nur mit detaillierten Rechnungspflichtangaben. Die Falle: Viele denken, die 150-€-Grenze betreffe nur den Nettobetrag.

Extra-Tipp: Im Vorfeld fragen die Prüfer häufig an, ob sie eine CD mit Ihren Buchhaltungsdaten bekommen können. Geben Sie eine solche CD nicht ohne eine vorherige genaue Prüfung ans Finanzamt.

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