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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Wie die Prüfer Ihre Daten durchleuchten

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Betriebsprüfung
Urheber: Jamrooferpix | Fotolia

Von Gerhard Schneider,

Im Fall einer Betriebsprüfung sind Sie verpflichtet, auch die elektronisch gespeicherten Buchungsdaten dem Prüfer zur Verfügung zu stellen (§ 146 Abs. 5 Abgabenordnung (AO)).

Dabei kann der Prüfer entscheiden, wie genau Sie ihm die elektronischen Daten bereit stellen. Es gibt 3 Möglichkeiten:

  • Direkter Zugriff: Der Prüfer setzt sich an Ihren PC, auf dem die Buchhaltungsdaten gespeichert sind.  
  • Indirekter Zugriff: Sie oder Ihre Mitarbeiter werten die Zahlen Ihrer Buchhaltung nach Vorgaben des Prüfers aus und stellen ihm die Ergebnisse zur Verfügung.
  • Der Prüfer bekommt von Ihnen alle steuerlich relevanten Daten auf einem Datenträger (CD-ROM, USB-Stick).

Welche Variante der Prüfer wählt, bleibt ihm überlassen. Sie dürfen also nicht mitbestimmen, welche Methode gewählt wird.

Tipp: Verwenden Sie für die Betriebsprüfung einen gesonderten PC, der allein Ihre Buchhaltungsdaten und andere Daten enthält, die aus Ihrer Sicht steuerlich relevant sind, um den Prüfer nicht auf falsche Spuren zu lenken. Will der Prüfer mehr sehen, darf er sich nicht einfach an einen anderen PC setzen, nur weil er dort interessante Informationen vermutet. Er muss Sie darum bitten, ihm die gewünschten Daten oder Unterlagen zur Verfügung zu stellen.

Welche Daten sollten Sie dem Prüfer von sich aus zugänglich machen?

Neben den Buchungsdaten kommen als Daten mit steuerlicher Relevanz beispielsweise infrage: Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftverkehr zu Zahlungen etc. – kurz: die Dateien, mit denen die Zahlen aus der Buchhaltung nachvollziehbar werden.

Aktuelle Prüfungsschwerpunkte: Sorgen Sie für hieb- und stichfeste Unterlagen

 

  • Kleinbetragsrechnungen

 

Hier spielt der Prüfer die Vorteile der elektronischen Prüfung aus: Mit wenigen Klicks findet er alle Zahlungen, bei denen die Kleinbetragsgrenze von 150 € knapp überschritten ist. Ab dieser Grenze müssen Rechnungen die umfangreichen Pflichtangaben tragen. Der Prüfer lässt sich von Ihnen alle Belege zeigen und streicht die Vorsteuer für alle Belege, die nicht korrekt sind.

Überprüfen Sie Ihre Belege genau! Stoßen Sie auf Rechnungen oder Quittungen, die nicht alle Pflichtangaben enthalten, versuchen Sie, korrekte Belege nachzufordern.

 

  • Vergleich von Angebot und Rechnung

 

Der Prüfer schaut sich an, ob die Beträge auf Angeboten denen der späteren Rechnungen entsprechen. Ist der Rechnungsbetrag deutlich niedriger, vermutet er Schwarzarbeit und wird sich die ganze Sache genauer ansehen.

Gehen Sie vor der Prüfung Ihre Angebote durch, und schauen Sie nach, ob es solche Fälle gibt, in denen der Rechnungs- unter dem Angebots-Betrag liegt. Stellen Sie Unterlagen zusammen, die diese Differenz schlüssig erklären (z. B. Schriftverkehr).

 

  • Minijobber

 

Wenn Sie Daten Ihrer Mitarbeiter elektronisch erfassen und verwalten, hat der Prüfer auch Zugriff darauf. Er schaut sich dann Ihre Minijobber an – z. B.: Wird der Lohn von 2 Minijobbern auf das gleiche Konto überwiesen?

Checken Sie vor der Prüfung genau, ob es Anhaltspunkte dafür gibt, dass die 450-€-Grenze überschritten wird, oder ob es so aussehen könnte, dass ein Beschäftigungsverhältnis verbotenerweise auf 2 günstige Minijobs verteilt wurde.

 

  • Fahrtenbuch

 

Haben Sie Ihren auch privat genutzten Firmen-Pkw nicht nach der 1-%-Methode, sondern nach tatsächlichen Kosten abgerechnet, müssen Sie die beruflich und privat veranlassten Fahrten per Fahrtenbuch belegen. An ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch stellen die Finanzämter (und die Gerichte) allerhöchste Anforderungen. Hier nur einige:

  • Das Fahrtenbuch muss lückenlos und zeitnah (sofort nach jeder Fahrt) geführt werden.
  • Es muss sich um ein Buch (keine Sammlung loser Zettel) handeln oder um ein elektronisches Fahrtenbuch, das nachträglich nicht geändert werden kann (keine Excel-Tabelle).
  • Die Angaben im Fahrtenbuch müssen schlüssig sein (Beispiel: Vermerken Sie im Fahrtenbuch eine Fahrt zur Tankstelle, sollte eine entsprechende Tankquittung gleichen Datums vorhanden sein etc.).

Die Wahrscheinlichkeit, dass der Prüfer auf kleine Ungereimtheiten, Nachlässigkeiten oder Fehler stößt, ist groß. Deshalb wird er das Fahrtenbuch als Erstes prüfen, weil hier am schnellsten Geld zu holen ist. Findet er einen solchen Fehler, wird das Fahrtenbuch sofort als Ganzes nicht mehr anerkannt.

Folge: Die meist ungünstigere 1-%-Methode, bei der Sie monatlich 1 % des Listenpreises als Privatentnahme versteuern müssen, wird nachträglich angewandt. Das allein führt oft zu Nachzahlungen von mehreren tausend Euro.

Um hier vorzubeugen, hilft nur eine penible Führung Ihres Fahrtenbuchs!

Gehen Sie Ihr Buch vor einer Prüfung noch einmal durch, um sicherzustellen, dass keine Lücken und Fehler vorhanden sind.

 

  • Arbeitsverträge mit Angehörigen

 

Betriebsprüfer wittern sofort Missbrauch und vermuten, dass Familienangehörige nur zum Schein angestellt sind. Machen Sie sich im Fall einer Betriebsprüfung darauf gefasst, dass Arbeitsverträge mit dem Ehepartner, den Kindern oder sonstigen Verwandten besonders genau unter die Lupe genommen werden.

Bedenken der Prüfer können Sie widerlegen, wenn


  • Sie einen ordnungsgemäßen Arbeitsvertrag geschlossen haben, wie Sie ihn auch mit jedem anderen Arbeitnehmer aufsetzen würden;

  • der Lohn nicht übertrieben hoch ist;

  • der Lohn nachweisbar gezahlt wurde (Überweisungsbelege);
  • ein Arbeitsplatz vorhanden ist.
  • Verluste/Liebhaberei

Machen Sie in aufeinanderfolgenden Jahren Verluste (auch mit einer nebenberuflichen Selbstständigkeit), vermutet das Finanzamt sehr schnell, dass Sie keine Gewinnerzielungsabsicht haben („Liebhaberei“).

Folge: Sie können keine Betriebsausgaben mehr geltend machen!

Weisen Sie in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung zum wiederholten Mal einen Verlust aus, geben Sie zusammen mit Ihrer Steuererklärung einen Businessplan ab, aus dem schlüssig hervorgeht, dass Sie in absehbarer Zeit Gewinne erzielen werden.

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  • Investitionsabzugsbetrag (§ 7g Einkommensteuergesetz)

 

Bilden Sie in Ihrer Steuererklärung diese Rücklage, ist das für viele Finanzämter schon ein Grund, genauer hinzuschauen. Aktuell wird besonders überprüft, ob Sie den Investitionsabzugsbetrag für ein dazu berechtigtes Wirtschaftsgut bilden. Den Investitions- abzugsbetrag dürfen Sie nur für bewegliche Wirtschaftsgüter bilden, die Sie im Jahr der Anschaffung und im darauffolgenden Jahr zu mindestens 90 % betrieblich nutzen. Damit fällt bei den meisten Selbstständigen die Bildung eines Investitionsabzugsbetrags für den Firmenwagen unter den Tisch, weil das Auto in der Regel zu mehr als 10 % privat mitgenutzt wird.

Der Finanzbeamte überprüft, wie bisher die betriebliche und private Nutzung Ihres Firmenwagens aufgeteilt ist. Wenn Sie Ihren bisherigen Wagen weniger als 90 % betrieblich nutzen, wird die Bildung des Investitionsabzugsbetrags nicht anerkannt. Verzichten Sie entweder auf die Bildung eines Investitionsabzugsbetrags für Firmenwagen, und bilden Sie Investitionsabzugsbeträge für andere Investitionen, um keine ungewollte Aufmerksamkeit zu erzeugen.

Oder aber: Liefern Sie direkt schlüssige Nachweise, dass Ihr neuer Wagen zu mehr als 90 % betrieblich genutzt wird.

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Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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