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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Wie Sie sich und Ihre Mitarbeiter auf eine Betriebsprüfung vorbereiten

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Von Günter Stein,

Es ist nur eine Frage der Zeit, bis sich bei Ihnen ein Betriebsprüfer meldet, um mit Ihnen den Beginn der Betriebsprüfung abzustimmen. Natürlich gehen Ihnen jetzt tausend Gedanken durch den Kopf und Sie denken über viele Einzelheiten in Ihrer Buchführung nach. Je näher der Prüfungsbeginn rückt, desto unruhiger werden viele von Ihnen schlafen.

 

Die nachfolgende Checkliste soll Ihnen die Vorbereitung auf die Betriebsprüfung erleichtern. Der Beginn der Betriebsprüfung wird Ihnen rund 4 Wochen vor dem geplanten Termin vom Finanzamt angekündigt. Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um die für die Prüfung benötigten Unterlagen auf den aktuellen Stand zu bringen.

Checkliste: Keine unruhigen Nächte vor der nächsten Betriebsprüfung

Allgemeine Vorbereitung

  • Sind die Steuerbescheide der zu prüfenden Jahre unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen?
  • Ist der Zeitraum angegeben, der geprüft werden soll?
  • Enthält die Prüfungsanordnung einen Termin, wann mit der Prüfung begonnen werden soll? Datum, Uhrzeit?

Liegt die Betriebsprüfungsanordnung bereits vor? Wenn ja, sind die folgenden Daten angeben?

  • Prüfungsfinanzamt
  • Name des Prüfers
  • Telefonnummer des Prüfers
  • Liegen Gründe vor, den Prüfer wegen Befangenheit abzulehnen? Nein

Muss der angesetzte Termin trotz Absprache verschoben werden? Gründe sind z. B.

  • Plötzliche Krankheit oder Urlaub der Auskunftsperson
  • Betriebliche Gründe (Messe, Saison, Großauftrag, Angebotserstellung für Großprojekt)

Ist die Prüfungsanordnung inhaltlich fehlerfrei?

  • Hat das Finanzamt die Rechtsform und die Anschrift Ihres Unternehmens zweifelsfrei angegeben?
  • Ist die Prüfungsanordnung rechtzeitig, d. h. mindestens 4 Wochen bei Großbetrieben und 2 Wochen in allen anderen Fällen, ergangen?

Ort der Betriebsprüfung

  • Bei Ihnen im Unternehmen?
  • Beim Steuerberater?
  • Im Finanzamt?

Wo wird der Prüfer untergebracht?

  • Raumnummer, Telefon dem Empfang und den betroffenen Mitarbeitern mitteilen.
  • Ist die übliche Büroausstattung (Stuhl, Schreibtisch, Licht und Strom) vorhanden? Falls ein, rechtzeitig beschaffen.

Wurden frühere Jahre bereits geprüft? Liegen die Berichte in Kopie vor? Falls nein, Kopien z. B. aus dem Archiv beschaffen.

  • Allgemeine Betriebsprüfung
  • Abgekürzte Betriebsprüfung
  • Umsatzsteuer-Sonderprüfung
  • Umsatzsteuer-Nachschau
  • Lohnsteuer-Außenprüfung

Ist der elektronische Datenzugriff angeordnet?

  • Datenzugriff mittels Datenträgerüberlassung angeordnet?
    Falls ja, Datenträger anfordern bzw. erstellen. Abweichendes Passwort vergeben, um Prüfer den Zugriff zu ermöglichen.
  • Unmittelbarer Datenzugriff angeordnet?
    Falls ja, Raum mit PC bereitstellen. Sicherstellen, dass Daten nur gelesen und nicht verändert werden können. Zugriffsmöglichkeit im Vorfeld der Prüfung unbedingt testen!
  • Mittelbarer Datenzugriff angeordnet?
    Falls ja, Mitarbeiter in der Programmbedienung unterweisen, damit die Daten nach den Vorgaben des Prüfers gefiltert und sortiert werden können.

 

 

Liegen die notwendigen Unterlagen für den Prüfungszeitraum vor? Sind sie vollständig und auf dem neuesten Stand?, Falls nein, bitte aktualisieren.

  • Steuer- bzw. Handelsbilanz
  • Ergänzungsbilanzen
  • Sonderbilanzen
  • Lagebericht
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Anlageverzeichnis
  • Inventurlisten
  • Kontoblätter einschließlich Journalen und Umbuchungslisten
  • Lohnkonten
  • Debitoren- und Kreditorenlisten
  • Ausfuhr- und ggf. Belegnachweise
  • Freistellungsbescheinigung für Bauleistungen

Verträge

  • Gründungsvertrag
  • Gesellschaftsvertrag (auf dem neuesten Stand?)
  • Protokolle und Beschlüsse der Gesellschaftsversammlungen
  • Notarverträge
  • Auszüge aus dem Handelsregister
  • Miet- und Pachtverträge (mit Kontoauszug abstimmen)
  • Darlehensverträge
  • Anstellungsverträge mit Mitarbeitern und Gesellschaftern
  • Leasingverträge
  • Gesellschafter-Geschäftsführervertrag
  • Verträge über Pensionen und Direktversicherungen
  • Gewinnabführungsverträge
  • Kapitalkontenverzinsung

Berechnung/Ermittlung von

  • Teilwertabschreibungen
  • Rückstellungen
  • Wertberichtigungen auf Forderungen (Einzel- und Pauschalwertberichtigung)
  • Anschaffungs- und Herstellungskosten für Abschreibung
  • Bewertungen von Entnahmen und Sacheinlagen
  • Sachbezügen/geldwerten Vorteilen für Mitarbeiter
  • Aufteilungsmaßstäben für Flächen
  • Ermittlung der privaten Nutzungsvorteile; hierzu gehören insbesondere
    – die Ermittlung des geldwerten Vorteils im Rahmen der Pkw-Privatnutzung einschließlich der Dokumentation des Bruttolistenpreises des Pkw im Zeitpunkt der Erstzulassung.
    – der Ansatz einer privaten Telefonnutzung. Je nach Bundesland und Region setzen die Betriebsprüfungen einen Betrag zwischen 20 und 30 € je Monat an.
  • Bewertung von unfertigen Arbeiten
  • Außerbilanzielle Korrekturen

Auskunftspersonen festlegen

  • Bestimmen Sie die Personen, die dem Prüfer Auskünfte erteilen dürfen.
  • Weisen Sie alle anderen Mitarbeiter an, dem Prüfer keine weiteren Auskünfte zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Person zu erteilen. Bei Rückfragen soll er sich immer an Sie bzw. die Auskunftsperson wenden.

Kopieren von Unterlagen

  • Soll der Prüfer Unterlagen selbst kopieren?
  • Falls nein, Mitarbeiter bestimmen, der Unterlagen doppelt (Ausfertigung für den Prüfer und für Sie) kopiert.

Firmen-/Ortsbesichtigung

  • Legen Sie die Teilnehmer für den Firmenrundgang fest.

 

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