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Keine Betriebsprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. In diesem...

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Wonach die Schnüffel-Software in Ihren Daten sucht

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Von Gerhard Schneider,

Wenn ein Selbstständiger von den Betriebsprüfern des Finanzamts heimgesucht wird, rücken die Beamten mit dem Laptop an. Sie fordern einen direkten Zugang zu den PCs, auf denen die Buchhaltung und die Steuerangelegenheiten gespeichert sind. Oder sie lassen sich CD-ROMs mit allen Daten aushändigen. In beiden Fällen durchkämmen die Prüfer mit spezieller Software in Sekundenschnelle alle Datenbestände auf Fehler und Auffälligkeiten.

Auf einige Risikofaktoren haben Sie keinen Einfluss.

  • Größe
    Ist Ihr Unternehmen ein Großbetrieb oder Konzern, haben Sie keine Chance, eine Prüfung zu vermeiden. Hier werden Sie konstant geprüft. Sie können in dem Fall höchstens darauf hin arbeiten, dass das Finanzamt Ihr Unternehmen weniger intensiv prüft. Das erreichen Sie am besten, indem Sie mit Ihrer Buchführung den bestmöglichen Eindruck hinterlassen.
  • Rechtsform und Alter
    Auch wenn Sie kürzlich die Rechtsform gewechselt haben oder als Unternehmer neu an den Start gegangen sind, müssen Sie mit einer Prüfung rechnen. Die Wahrscheinlichkeit ist dann deutlich erhöht. Und daran können Sie ebenfalls nichts ändern.

Dann gibt es aber noch weitere Gründe, die dafür sprechen, dass das Finanzamt Ihr Unternehmen prüfen wird. Die sollten Sie prüfen – und tun, was Sie tun können. Denn je nach Risikofaktor gibt es da schon etwas.

Risikofaktor 1: Nachfragen

Der Sachbearbeiter, der Ihre Steuererklärungen bearbeitet, hat Schwierigkeiten, Einzelheiten in Ihrer Bilanz nachzuvollziehen. Also fragt er bei Ihnen nach.

Das sollten Sie vermeiden:

Wenn Sie oder Ihr Steuerberater

  • sich viel Zeit zur Beantwortung von Rückfragen lassen oder
  • zu knapp antworten, so dass der Sachbearbeiter wieder nachfragen muss,

wird er sich womöglich näher für Ihr Unternehmen interessieren. Das kann dazu führen, dass er eine Betriebsprüfung veranlasst.

Tipp: Erläutern Sie die Positionen in Ihrer Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung so ausführlich wie nötig und so knapp wie möglich. Steigen beispielsweise Ihre Instandhaltungsaufwendungen stark, sollten Sie kurz darauf hinweisen, dass und warum das so ist.

Risikofaktor 2: Zusammenarbeit mit Finanzamt

Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung des Klimas Ihrer Beziehung zu dem oder den Sachbearbeitern Ihres Finanzamts.

  • Geben Sie Ihre Steuererklärungen pünktlich und ordentlich ab,
  • zahlen Sie Ihre Steuern pünktlich und
  • beantworten Sie Anfragen stets rasch, freundlich, korrekt und vollständig.

Tun Sie das nicht, werden Sie nicht nur häufiger angemahnt, sondern Ihr Betrieb steigt auf dem internen Betriebsprüfungsranking des Finanzamts einige Stufen auf der Leiter hoch.

Tipp: Wenn Sie einen Termin nicht einhalten können, melden Sie sich frühzeitig bei Ihrem Sachbearbeiter. Dann ist es in der Regel kein Problem.

Wer sich nicht wehrt, lebt trotzdem verkehrt

Auch wenn das Wörtchen Wohlverhalten im Umgang mit dem Finanzamt ganz großgeschrieben ist – wehren dürfen Sie sich trotzdem, wenn Sie zu einzelnen Punkten eine andere Rechtsauffassung: Dann sollten Sie Ihre Auffassung begründen und auch konsequent verfolgen. Dazu steht Ihnen das Rechtsbehelfs- ebenso wie das Klageverfahren zur Verfügung.

Nehmen Sie Ihre Rechte wahr, wird dies niemals durch eine Betriebsprüfung sanktioniert. Schließt sich die Rechtbehelfsstelle oder das Finanzgericht Ihrer Auffassung an, sinkt das Risiko einer erneuten Prüfung sogar etwas.

Risikofaktor 3: Branchenzugehörigkeit

Prüft Ihr Betriebsstättenfinanzamt gerade beispielsweise die Branche „Metallbau“ und sind Sie im Metallbau tätig, dann ist ein Besuch der Beamten sehr wahrscheinlich. An Ihrer Branchen können Sie natürlich nichts ändern. Aber auch gegen diesen Risikofaktor können Sie nur bedingt etwas tun. Ähnlich wie den Faktor Zufall umgehen Sie den Faktor Branchenzugehörigkeit durch Wohlverhalten.

Konkret: Lassen Sie keine Fragen offen

Ihre Bilanz ist so aufbereitet, dass sich quasi keine Fragen ergeben. Haben Sie einmal größere Veränderungen zu den Vorjahren zu verzeichnen – das lässt sich ja oft gar nicht vermeiden –, ist es wichtig, dass Sie plausibel darstellen, warum dies der Fall ist.

Beispiel: Sie sind Steuerverantwortlicher eines Metallbauunternehmens und Ihr Umsatz ist im Vergleich zum Vorjahr um 20 % eingebrochen.

Möglicher Grund: Da die Bundesstraße, an der Ihr Unternehmen liegt, für 3 Monate umgebaut wurde und Sie Ihr Betrieb damit schlechter erreichbar war, kam es zu diesem Umsatzeinbruch.

Das sollten Sie tun

Enthält Ihre Bilanz diese Erläuterung, ist die Frage nach dem Umsatzeinbruch beantwortet und die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung sinkt.

Besser noch: Gleich eine Bilanz mit Kontennachweis einreichen

Für die Erstellung Ihrer Bilanz werden Sie ein Softwareprogramm einsetzen. In der Praxis erhält die Finanzverwaltung ein Exemplar, das neben dem allgemeinen und dem Erläuterungsteil auch den Kontennachweis enthält.

Erklärung: Beim Kontennachweis ist neben der Bezeichnung des jeweiligen Kontos (z. B. „Kasse“) auch die interne Kontonummer (1.000 für das Konto Kasse) angegeben. Prüfen Sie, ob Ihr Ausdruck für das Finanzamt auch diese Angaben enthält. Damit wird es möglich, Ihre Kennzahlen der jeweiligen Jahre schneller zu vergleichen.

Tipp: Kontrollieren Sie vor dem Ausdruck Ihrer Bilanz für den Fiskus, ob in Ihrem Programm der Ausdruck des Kontennachweises angewählt ist. Sie können sich dadurch die erste Nachfrage des Finanzamts sparen.

Beim Faktor Zufall sind Sie wieder machtlos

Auch der Faktor Zufall spielt allerdings eine Rolle bei der Entscheidung, wohin das Finanzamt eine Betriebsprüfung veranlasst. Etwa 10% aller Prüfungsfälle lost das Finanzamt über einen Zufallsgenerator aus. Das können Sie nicht beeinflussen – sehr wohl aber, wie es weitergeht.

Ist Ihr Unternehmen unter den für eine genauere Prüfung ausgelosten Unternehmen, wird der Sachbearbeiter zunächst im internen Aktenstudium Ihre Bilanzen prüfen. Kommt er zum Schluss, dass Ihr Unternehmen nicht prüfungswürdig ist, werden Sie von diesem Vorgang nie etwas erfahren.

Sie können also sehr wohl auch hierfür etwas tun

Damit dieses für Sie positive Ergebnis eintritt, sollten Sie alles vermeiden, was den Argwohn des Finanzamts auf sich ziehen könnte. Ein Grund mehr also noch, die oben stehenden Tipps umzusetzen.

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