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Dieser Gratis-Download erläutert die Rechnungspflichtangaben, damit Sie bei der Eingangskontrolle nichts übersehen. Aber auch bei der Erstellung...

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Alle Belege für Umsatzsteuer und Buchführung – schnell und einfach abgelegt

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Von Gerhard Schneider,

Sind auch Sie noch auf der Suche nach einem einfachen und alltagstauglichen System, um Ihre Belege perfekt in den Griff zu bekommen? Dann versuchen Sie es einmal mit diesem System:

 

Arbeiten Sie mit 4 Ablage-Körben in Ihrem Büro

Stellen Sie in Ihrem Büro 4 Ablagekörbe für Ihre Rechnungen und Belege auf:

  • Korb 1 für unbezahlte Eingangsrechnungen. Hier sammeln Sie Rechnungen für Ihre betrieblichen Ausgaben.
  • Korb 2 für bezahlte Eingangsrechnungen. Haben Sie die Zahlung geleistet, wandert die Rechnung in Korb 2. Am besten vermerken Sie darauf, wann Sie gezahlt haben. So ist es einfach, die Zahlung später auf einem Kontoauszug zu finden.
  • Korb 3 für unbezahlte Ausgangsrechnungen, also Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden schicken. Legen Sie sofort bei Versand eine Kopie in diesen Korb.
  • Korb 4 für bezahlte Ausgangsrechnungen. In diesen Korb wandern die Kopien aus Korb 3, sobald Sie bei der Kontrolle Ihres Geschäftskontos den Zahlungseingang feststellen.

Als Einnahmen-Überschuss-Rechner ist für Sie entscheidend, ob eine Rechnung bezahlt ist oder nicht. Denn (anders als bei einem bilanzierenden Unternehmen) verbuchen Sie nur die Einnahmen und Ausgaben, bei denen tatsächlich Geld auf Ihr Konto gekommen oder abgeflossen ist. Deshalb brauchen Sie für die nächsten Schritte nur die Körbe 2 und 4 mit den bereits bezahlten Ein- und Ausgangsrechnungen.
Durch dieses einfache System haben Sie immer im Blick, wenn ein Kunde zu spät zahlt. Bleibt eine Rechnung in Korb 3 für Ihre unbezahlten Ausgangsrechnungen liegen, können Sie zeitnah eine Mahnung schreiben und kommen so schneller an Ihr Geld. Andersherum haben Sie natürlich durch Korb 1 immer im Blick, welche Ausgaben Sie selbst noch zahlen müssen.

 

So gehen Sie bei der Ablage vor

Wenn Sie dazu verpflichtet sind, monatlich Ihre Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt zu übermitteln – und zwar jeweils am 10. des Folgemonats (bei Dauerfristverlängerung des übernächsten Monats) –, nehmen Sie die Ablagekörbe zur Hand, um Ihre Belege und zu erfassen und abzulegen. Zur Ablage empfehle ich Einnahmen-Überschuss-Rechnern dieses System:

  • Sie ordnen Ihre Belege zu Ihren Kontoauszügen. Dazu heften Sie die Auszüge Ihres Geschäftskontos monatsweise.
  • Stehen auf Auszug 1 Ausgabe X und Einnahme Y, heften Sie die Belege für X und Y dahinter. Dann folgt Auszug 2 mit Ausgabe Z usw.
  • Haben Sie 2 oder mehr Geschäftskonten, führen Sie für 2 oder mehr dieser Ordner. Barquittungen heften Sie gesondert nach Monat sortiert ab.

Hintergrund: Da Sie als Einnahmen-Überschuss-Rechner – wie bereits erwähnt – nur die Einnahmen und Ausgaben buchen, zu denen tatsächlich bereits Geld geflossen ist, ist ist diese Lösung am praktischsten, weil Kontoauszug und Beleg direkt beieinander sind. So ist die Gefahr am geringsten, dass Sie einen Beleg, den Sie buchen könnten, übersehen. Es fällt auch sofort auf, wenn ein Beleg zu einer Kontobewegung fehlt.
So haben Sie mit wenig Aufwand eine perfekte Ordnung in Ihre Ablage gebracht – Sie können dann mit Hilfe eines Buchführungsprogramms die Steuer selbst erledigen oder die geordneten Belege an einen Steuerberater geben. Der wird dann bei einem perfekt geordneten Ablage spürbar weniger Honorar für die Buchhaltung verlangen.

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