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Brauchen Sie für E-Mail-Rechnungen einen „sicheren“ E-Mail-Dienst?

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Von Gerhard Schneider,

Leserfrage: Wenn ich Rechnungen per E-Mail versende oder selbst bekomme, sollten die Rechnungen mit einem sicheren E-Mail-Dienst wie dem neuen De-Mail von der Telekom verschickt werden?

 

Antwort: Schaden kann der Versand von E-Mail-Rechnungen über einen der „sicheren“ E-Mail-Dienste nicht, aber die Antwort lautet trotzdem:
Das ist unnötig. Wenn Sie Rechnungen an Ihre Kunden per E-Mail versenden, können Sie wie für alle anderen geschäftlichen Mails Ihren normalen E-Mail-Account dazu nutzen. Das gleiche gilt, wenn Sie per E-Mail versandte Rechnungen akzeptieren. Die Mail mit der Rechnung kann von einer normalen E-Adresse Ihres Lieferanten kommen.
Ziel des neuen De-Mail-Dienst der Telekom, der wie jetzt angekündigt am 31.08.2012 an den Start gehen soll, und des bereits laufenden E-Post-Diensts der Deutschen Post ist es, E-Mail-Verkehr sicherer und vertraulicher zu machen. Zum Beispiel durch diese Maßnahmen:

  • Wer ein De-Mail- oder E-Post-Konto einrichtet, muss sich identifizieren (per Postident). Dadurch hat der Empfänger zusätzliche Sicherheit, dass die E-Mail tatsächlich vom angegebenen Absender stammt.
  • Die E-Mail-Nachricht wird verschlüsselt, um Sie vor dem Zugriff durch Dritte zu schützen.

Solche Sicherheitsmaßnahmen sind jedoch seit Gleichstellung von elektronischen Rechnungen mit Papierrechnungen nach Neufassung des § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz nicht erforderlich.

 

Zur Erinnerung:
Seit dem vergangenen Jahr können Sie auch aus elektronischen Eingangsrechnungen die Vorsteuer ziehen. Sie können also den auf der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag bei der Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen, um so Ihre Umsatzsteuerschuld zu senken. Das war früher bei Rechnungen, die Sie zum Beispiel als PDF per E-Mail oder Internet-Download erhalten haben, nur dann möglich, wenn die Datei elektronisch signiert war – dies war aufwändig und teuer.

Aktuelles BMF-Schreiben zur Prüfung von elektronische Rechnungen

Wenn Sie also eine Rechnung per E-Mail erhalten und daraus Vorsteuer ziehen wollten, brauchen Sie nicht zu verlangen, dass der Absender eine der neuen, sicheren De-Mail- oder E-Post-Dienste verwendet. Die Mail kann von jeder normalen E-Mail-Adresse kommen. Trotzdem sollten Sie genau hinschauen und elektronische Rechnungen nur von Lieferanten akzeptieren, die Ihnen als seriös bekannt sind. Dazu sind Sie auch verpflichtet. Der Fiskus schreibt Ihnen vor, eine elektronische Rechnung auf die folgenden Merkmale zu prüfen:

  • Echtheit der Herkunft der Rechnung (Kommt die Rechnung vom angegeben Absender?)
  • die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (Wurden die Rechnungspflichtangaben wurden auf dem Versandweg oder beim Empfänger nicht geändert?)
  • die Lesbarkeit der Rechnung (Ist alles lesbar?)

Wie diese Prüfung erfolgen soll, hat das Bundesfinanzministerium jetzt mit einem aktuellen Schreiben geklärt (vom 02.07.2012, Az. IV D 2 - S 7287-a/09/10004 :003). Dazu reicht ein innerbetriebliches Prüfverfahren nach diesem Muster:

  • Überprüfung, ob es zu der Rechnung eine Bestellung, einen Auftrag und/oder einen Kaufvertrag gibt
  • Prüfung, ob die Ware tatsächlich geliefert bzw. die Dienstleistung erbracht wurde (z. B.: Lieferschein vorhanden?)
  • Prüfung, ob Zahlung erfolgt (Überweisungsbeleg)

Das heißt im Klartext: Der Fiskus verpflichtet Sie dazu, elektronische Rechnungen so zu prüfen, wie Sie es ohnehin in Ihrem eigenen Interesse schon tun.

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