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Drei weitere Fallen, die bei Eingangsrechnungen lauern

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Von Gerhard Schneider,

Hier sind für Sie 3 Fallen zusammengestellt, in die Selbstständige immer wieder tappen – und dann viel Geld zurückzahlen müssen, wenn sich das Finanzamt die Rechnungen genauer anschaut.

 

Falle 1: Rechnung ist unleserlich geworden

Zahlungsbelege auf Thermopapier, wie Sie sie an der Tankstellenkasse oder im Restaurant bekommen, sind aus steuerlicher Sicht ein echtes Risiko: Anfänglich ist der Aufdruck schön leserlich und Sie machen den darauf ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag als Vorsteuer geltend. Ein paar Monate später sind die Belege oft verblichen. Nichts lässt sich mehr entziffern … Ein gefundenes Fressen für jeden strengen Prüfer vom Finanzamt. Unleserlich gewordene Rechnungen werden nicht anerkannt, der Vorsteuerabzug gestrichen – auch wenn Sie den viel zu kurzlebigen Druck gar nicht verantworten.
Sorgen Sie deshalb vor: Machen Sie von jedem Thermobeleg grundsätzlich sofort eine Kopie, die Sie an den Originalbeleg heften.

Falle 2: Elektronische Rechnung auf Papier

Seit Juli 2011 sind elektronische Rechnungen Papierrechnungen gleichgestellt. Das heißt: Sie dürfen auch aus einer Rechnung, die Sie z. B. per Mail als PDF erhalten haben, die Vorsteuer ziehen, auch wenn die Datei keine elektronische Signatur aufweist.
Die Gefahr hier ist tückisch – sie lauert bei der Aufbewahrung. Naheliegend wäre es, die elektronische Rechnung einfach auszudrucken und zusammen mit den auf Papier erhaltenen Rechnungen in Ihrer Belegablage aufzubewahren, damit Sie alles beisammenhaben. Doch so einfach geht es nicht: Der Fiskus fordert für den Vorsteuerabzug bei elektronisch übermittelten Rechnungen eine Aufbewahrung im Original. Das heißt: Elektronische Rechnungen müssen digital archiviert werden.

 

Achtung! Es ist noch nicht genau geklärt, wie diese digitale Archivierung aussehen soll. Eine Speicherung auf Festplatte kommt nicht infrage, weil die Datei dort verändert werden könnte. Möglich ist es, die Rechnungsdateien auf eine CD oder DVD zu brennen, die nicht wiederbeschreibbar ist. Doch jeder PC-Nutzer weiß: Selbst gebrannte CDs und DVDs haben ihre Tücken. Die Lebensdauer ist ungeklärt. Manchmal sind sie auf einem neuen PC nicht mehr lesbar.
Empfehlung: Lehnen Sie derzeit sicherheitshalber noch den Empfang von elektronischen Rechnungen ab, um einen möglichen Ärger und Zusatzaufwand mit der Archivierung zu vermeiden. Verpflichten Sie Ihre Lieferanten, Ihnen Papierrechnungen zu schicken.

Falle 3: Falsche Steuernummer

Auch wenn die Steuernummer des Rechnungsabsenders nicht stimmt, kann das Finanzamt die daraus gezogene Vorsteuer zurückfordern. Das zeigt dieser Fall: Ein Produktionsunternehmen hatte eine neu gegründete Firma mit Reinigungsarbeiten beauftragt. Die junge Reinigungsfirma hatte zwar schon eine Steuernummer beim Finanzamt beantragt, aber noch nicht zugeteilt bekommen. Als sie nun die Rechnungen schrieb, verwendete sie statt der noch nicht erteilten Steuernummer das Aktenzeichen, welches das Finanzamt beim Schriftwechsel mit dem neu gegründeten Unternehmen verwendet hatte. Folge: Der Fiskus strich den Vorsteuerabzug. Der BFH urteilte im folgenden Rechtsstreit: Das Aktenzeichen ist keine Steuernummer, diese ist aber Voraussetzung für den Vorsteuerabzug (BFH, Urteil vom 2.9.2010, Az. V R 55/09).

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