Gratis-Download

Dieser Gratis-Download erläutert die Rechnungspflichtangaben, damit Sie bei der Eingangskontrolle nichts übersehen. Aber auch bei der Erstellung...

Jetzt downloaden

Elektronische Rechnung: Voraussetzung erfüllt?

0 Beurteilungen

Von Gerhard Schneider,

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

 

Hierunter fallen Rechnungen, die

  • per E-Mail, ggf. mit PDF- oder Textdateianhang,
  • per Computer-Telefax oder Fax-Server,
  • per Web-Download oder
  • im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI)

übermittelt werden.

Das sind die Voraussetzungen

Damit kein Missverständnis entsteht, gleich vorab: Für die elektronische Rechnung gilt genau das, was auch für Ihre Papierrechnungen gilt. Insbesondere folgende Voraussetzungen müssen bei der Übermittlung der elektronischen Rechnung zusammen vorliegen:

1. Echtheit
Es muss gewährleistet sein, dass die Rechnung echt ist. Das bedeutet: Die Identität des Rechnungsausstellers muss gewährleistet sein. Versenden Sie Ihre Rechnungen künftig z. B. per E-Mail, müssen Ihre Kunden also sicher sein, dass Sie tatsächlich auch der Absender der Rechnungen sind.

2. Unversehrtheit
Der Inhalt der Rechnungen muss unversehrt sein. Das bedeutet: Es muss ausgeschlossen sein, dass der Inhalt der Rechnung während der Übermittlung verändert werden kann.

3. Lesbarkeit
Die Rechnung muss lesbar sein. Das bedeutet: Rechnungen müssen in einer Form geschrieben sein, die für das menschliche Auge lesbar ist.

 

Und so kontrollieren Sie das intern

Verwenden Sie keine qualifizierte elektronische Signatur – und das dürfte nach dem Wegfall der Signaturpflicht der typische Fall sein –, müssen Sie durch ein eigenes Kontrollverfahren sicherstellen, dass die oben genannten 3 Voraussetzungen erfüllt sind.

Am besten behandeln Sie eine elektronische so wie jede Papierrechnung, die Ihr Unternehmen erhält. Das Bundesfinanzministerium nennt es „innerbetrieblichen Prüfpfad“ – ohne jedoch glasklare Vorgaben zu machen.

Sprich: Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden müssen. Ebenso wenig unterliegt das innerbetriebliche Kontrollverfahren einer gesonderten Dokumentationspflicht.

So gehen Sie auf Nummer sicher

Praktizieren Sie einfach weiter die Vorsichtsmaßnahmen, die in jedem kaufmännisch geführten Unternehmen zu den selbstverständlichen Minimalstandards gehören:

  1. Jede Eingangsrechnung wird daraufhin überprüft, ob sie sachlich und rechnerisch richtig ist.
  2. Stellen Sie stets einen Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung her. Ob im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens oder aber einfach durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z. B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg), ist egal.
  3. Selbstverständlich dokumentiert der zuständige Sachbearbeiter diese Kontrolle durch einen entsprechenden Vermerk, ob nun handschriftlich, elektronisch oder per Stempelaufdruck.

Mit diesem Vorgehen sind Sie bei der nächsten Betriebsprüfung oder Umsatzsteuer-Sonderprüfung auf der sicheren Seite.

Steuern und Bilanzierung aktuell

Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

Datenschutz

Anzeige

Gratis Downloads
13 Beurteilungen
17 Beurteilungen
1 Beurteilung
Produktempfehlungen

Ihr Excel-Lernsystem: Verständlich, kompakt, effektiv

Das Rundum-Wohlfühl-Paket im Rechnungswesen

Das praxisnahe und kompetente Nachschlagewerk für Ihren erfolgreichen Einsatz von Excel