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Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum...

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Grundsätze für die Nachvollziehbarkeit der Daten in Ihrem Unternehmen

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Buchhaltung
Urheber: Bacho Foto | Fotolia

Von Markus Kahr,

Wie die analoge muss auch die elektronische Buchführung so beschaffen sein, dass sich ein Betriebsprüfer innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die gebuchten Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Der Datenverlauf vom eingehenden Beleg über die Grundbuchaufzeichnungen, Journale und Konten bis hin zur Steuererklärung muss lückenlos nachvollziehbar sein. Das gilt auch dann, wenn relevante Daten in unterschiedlichen Formaten erstellt wurden.

Beispiel: Sie setzen bei Ihnen noch ein Buchführungsprogramm aus der Gründerzeit Ihres Unternehmens ein. Mit ihm sind Sie bisher bestens zurechtgekommen, da Ihr Anbieter auf Ihre individuellen Anforderungen immer eingehen konnte. Aufgrund Ihres stetigen Wachstums ist es jetzt jedoch notwendig, den Anbieter zu wechseln. Dabei stellt sich heraus, dass die Implementierung Ihrer Altbestände nicht oder nur sehr aufwendig und mit vorgelagerten Konvertierungsarbeiten ins neue System übernommen werden kann. Außerdem können die Daten danach nur noch als PDF-Datei lesbar gemacht werden.

Die Nachprüfbarkeit Ihrer Daten ist nicht gewährleistet

Grundsätzlich ist eine Konvertierung von Daten zur Nutzung in anderen Systemen zwar zulässig, unterliegt aber besonderen Anforderungen: So darf der Inhalt der ursprünglichen Dateien nicht verändert werden und es dürfen auch keine Informationen verloren gehen. Außerdem untersagt die Finanzverwaltung die Umwandlung der Daten eines Buchführungsprogramms in PDF-Dateien.

Achtung: Wenn sich also keine Lösung zur direkten Übernahme ins neue System findet, muss die Vorgängersoftware inklusive der Datenbestände für den Rest der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) für den Fall einer Betriebsprüfung weiterhin vorgehalten werden.

Vollständigkeit Ihrer Daten

Für jeden Geschäftsvorfall sind alle relevanten Informationen aufzuzeichnen (z. B. Name des Geschäftspartners, Datum und konkrete Leistungsbeschreibung). Es gibt jedoch branchenspezifische Besonderheiten: So muss der Name des Kunden weder bei Bargeschäften im Einzelhandel noch von Taxiunternehmen zwingend erfasst werden.

Elektronische Kassen: Der BFH hat entschieden, dass die Aufzeichnung von einzelnen Transaktionen im Einzelhandel als zumutbar gilt, wenn ein Kassensystem ohnehin die entsprechenden Einzelaufzeichnungen vorhält.

Auch E-Mails sind von Ihnen aufzubewahren

E-Mails, die keine aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten, sondern nur Trägermedium für Anhänge sind, müssen selbst nicht archiviert werden. Sofern der Anhang alle relevanten Informationen enthält, muss auch nur dieser archiviert werden. Wenn es allerdings auf den genauen Zeitpunkt der Zustellung ankommt (z. B. bei Fristsachen oder bei der Umsatzsteuer), sollte auch die Träger-E-Mail aufbewahrt werden.

Beispiel
: Sie erhalten von Ihrem Geschäftspartner eine Rechnung

a. als Anhang zu einer E-Mail als PDF-Datei

b. als Text in einer E-Mail

Im Beispiel a) reicht es aus, wenn Sie die PDF-Datei archivieren. Die E-Mail hat lediglich als Trägermedium (wie ein Briefumschlag) gedient. Im Beispiel b) müssen Sie die gesamte E-Mail archivieren, da sie den Text der Rechnung enthält.

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Achten Sie auf die richtige und zeitgerechte Aufzeichnung und Buchung

Richtigkeit bedeutet, dass die Aufzeichnungen mit den tatsächlichen Vorgängen übereinstimmen. Deshalb ist es wichtig, dass ein enger zeitlicher Zusammenhang zwischen einem Geschäftsvorfall und dessen Erfassung in Ihrer elektronischen Buchhaltung besteht:

  • Unbare Vorgänge, z. B. Überweisungen, sollen nach der Auffassung der Finanzverwaltung innerhalb von 10 Tagen in Ihrer Buchführung erfasst werden. „Erfassen“ im Sinne bedeutet nicht zwingend schon die EDV-gestützte Erfassung im Buchhaltungsprogramm oder die Festschreibung, aber zumindest eine geordnete Identifikation und Ablage der Belege.
  • Bei Bareinnahmen gilt die Regel der täglichen Erfassung zumindest in Ihrem Kassenbuch.

Als Selbstbucher sollten Sie darauf achten, dass wegen der Forderung nach Unveränderbarkeit der Daten regelmäßig, z. B. bei der Übertragung der Umsatzsteuer an die Finanzverwaltung, eine Festschreibung der Buchhaltungsvorgänge erfolgt.

Vorsicht bei Excel und Co.! Vorsicht ist in diesem Zusammenhang bei der Nutzung von MS Excel oder ähnlicher Software geboten. Diese Programme gewährleisten keine lückenlose Änderungshistorie und werden deshalb von der Finanzverwaltung für Buchhaltungszwecke grundsätzlich nicht anerkannt. Das gilt auch für andere Aufzeichnungen wie beispielsweise Fahrtenbücher. Eine Führung der Nachweise in nicht anerkannten Programmen kann zum Verlust des Betriebsausgabenabzugs oder zu Hinzuschätzungen von Einnahmen führen.

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