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Horten Sie Ihre Mitarbeiterunterlagen nicht zu lang

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Als Personalverantwortlicher müssen Sie alles mögliche im Blick behalten. Dabei sollten Sie die Aufbewahrungsfristen nicht unterschätzen. Missachten Sie sie und werfen etwas vorzeitig weg, sind die Prüfer des Finanzamts oder der Sozialversicherungsträger später unter Umständen mal auf Schätzungen angewiesen. Natürlich zu Ihren Ungunsten, davon sollten Sie ausgehen.

 

Bewahren Sie nun aber einfach alles auf, haben Sie schnell Zimmer voller Aktenordner. Das will auch keiner. Darum dreht sich auch die Frage dieser Woche. Ein Unternehmer aus dem Leipziger Raum will wissen, wie lange er denn nun seine alten Lohnunterlagen aus der ehemaligen DDR aufbewahren soll. Die Frist hierfür hatte die Bundesregierung ja vor ein paar Jahren erst noch verlängert.

Stimmt, da war mal was. Das vierte Sozialgesetzbuch SGB IV legte für Lohnunterlagen aus der ehemaligen DDR, die am 31. 12. 1991 in den neuen Bundesländern noch vorhanden waren, als Aufbewahrungsfrist den 31. 12. 2006 fest (§ 28f Abs. 5 S. 1 SGB IV).

DDR-Lohnunterlagen dürfen Sie entsorgen

Diese Frist wurde 2007 bis zum 31. 12. 2011 verlängert, um so einen weiteren Zugriff auf die Unterlagen sicherzustellen. Danach fand keine Verlängerung dieser Aufbewahrungsfrist mehr statt.

Das bedeutet für Sie: Sie dürfen solche Unterlagen nun auch endlich entsorgen.

Das gilt grundsätzlich

Sie brauchen nicht alle Mitarbeiterunterlagen aufzubewahren. Unterlagen, die nicht für die Entgeltabrechnung oder Ersatzleistungen, wie etwa Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, entscheidend sind, dürfen Sie wegwerfen, wann Sie wollen.

Diese Regel gilt:
Spielen Mitarbeiter-Dateien und –Unterlagen irgendeine Rolle für

  • die Lohnabrechnung,
  • die Beitragsberechnung oder
  • die Bemessung von Entgeltersatzleistungen etc.,

sollten Sie aufpassen. Denn dann können für diese Unterlagen

  • lohnsteuerliche,
  • sozialversicherungsrechtliche oder
  • arbeitsrechtliche

Aufbewahrungsfristen gelten.

 

Das dürfen Sie jetzt wegwerfen

Der folgenden Übersicht können Sie entnehmen, welche Unterlagen Sie von Ende 2011 an vernichten dürfen.

Achtung: Die Fristen gelten auch nach Ende eines Arbeitsvertrags. Erst wenn die vorgesehene Aufbewahrungszeit vorbei ist, dürfen Sie die Unterlagen entsorgen – nicht schon, wenn Ihr Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet.

UnterlagenAufbewahrungsfrist in JahrenVernichten bis inkl. Jahrgang
Abrechnungsunterlagen62005
Aktenvermerke62005
An-, Ab- und Ummeldungen/Sozialversicherung102001
Arbeitnehmersparzulage (Verträge)62005
Auftragsbestätigungen62005
Außendienstabrechnungen102001
Bankbelege102001
Belegzusammenstellungen102001
Betriebsabrechnungsbögen102001
Betriebskostenabrechnungen102001
Betriebsprüfungsberichte62005
Bewirtungsbelege102001
Buchungsbelege102001
Buchungsunterlagen102001
Dauerauftragsunterlagen62005
Entgeltbelege/-listen102001
Essenmarkenabrechnung62005
Fahrtenbücher102001
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung102001
Finanzberichte62005
Geschenknachweise62005
Kontoauszüge102001
Lohnbelege/-listen62005
Lohnsteueranmeldung102001
Magnetbänder zur Datensicherung102001
Mikrofilme zur Datensicherung der
Buchführung
102001
Pensionskassenunterlagen102001
Portokassenbücher102001
Preislisten (Speise- und Getränkekarten),
soweit sie Buchungsunterlagen sind
102001
Programmbeschreibung für EDV102001
Provisionsabrechnungen und Unterlagen102001
Prozessunterlagen62005
Quittungen102001
Rechnungen102001
Reisekostenabrechnungen (Buchungsbeleg)102001
Sachkonten102001
Schecks62005
Steuererklärungen102001
Steuerunterlagen102001
Telefonrechnungen102001
Vermögenswirksame Leistungen
Buchungsunterlagen
102001
Verträge62005
Werbegeschenknachweise102001
Zahlungsanweisungen102001
Zinsberechnungen (Buchungsbeleg)102001

 

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