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Lassen Sie sich nicht von den Spesen auffressen: 3 Wege, wie Sie wirklich alles abrechnen

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Urheber: Björn Wylezich | Fotolia

Von Gerhard Schneider,

Dass es für die Spesenabrechnung von Selbstständigen nicht bei den üblichen Obergrenzen und Pauschalen bleibt, wie das bei Angestellten der Fall ist, scheint vielen noch gar nicht klar zu sein. Selbst bei spartanischer Lebensführung ist der Aufenthalt außer Haus damit nicht zufriedenstellend zu realisieren. Beziehen Sie also Ihre tatsächlich entstehenden Reisekosten mit in Ihre Kostenkalkulation ein.

Wenn Sie beispielsweise als Dienstleister oder Consultant für einen weit verzweigten Stamm von Firmenkunden tätig sind, werden Sie viel herumkommen und notgedrungen vor Ort übernachten, auf diese Weise der Gastronomie im Rahmen Ihrer Berufsausübung ein erkleckliches Sümmchen zukommen lassen.

Kein Grund, neben der Notwendigkeit zu reisen noch weitere Nachteile in Kauf zu nehmen. Lassen Sie sich diese Kosten auf jeden Fall erstatten.

Tipp: Über die steuerlichen Verpflegungspauschalen hinaus können Sie beim Fiskus keine Kosten für Ihre Verpflegung und Unterbringung in tatsächlicher Höhe geltend machen. So beträgt beispielsweise die Pauschale bei 24-stündiger Abwesenheit von zu Hause lediglich 24 €. An solche pauschalen Werte sind Sie Ihren Kunden gegenüber nicht gebunden. Lassen Sie Ihren angemessenen Spesen-Mehraufwand am besten schon bei Angebotserstellung einfließen.

Nachfolgend finden Sie eine Gegenüberstellung der gebräuchlichen Abrechnungsarten für Spesen.

Schnell-Übersicht: So kalkulieren Sie geschickt

1. Spesen als Nebenleistung

Sie berechnen Ihre Spesen als Dienstleistungsposten auf Ihrer Rechnung. Um Klarheit für den Kunden zu schaffen, können Sie bereits in Ihrem Angebot oder Ihrer Preisliste die üblichen Nebenleistungen aufnehmen (z. B. 0,50 € pro gefahrenen Kilometer oder 200 € pauschal pro Übernachtung).

Beachten Sie das bei Ihrer Buchhaltung: Die Spesen werden wie jede normale Einnahme verbucht. Auf die Spesen schlagen Sie dementsprechend Umsatzsteuer auf. Beachten Sie dabei: Es gilt der Umsatzsteuersatz der Hauptleistung. Das heißt: Beispielsweise ein Journalist, der dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % unterliegt, berechnet auch für seine Spesen nur 7 % Umsatzsteuer.

2. Spesen als Auslagenersatz

Diesen Weg wählen Auftraggeber, um sicherzustellen, nicht zu viel Spesen zu zahlen. Sie müssen entstandene Spesen mit Rechnungen belegen und dem Kunden vorlegen. Sie listen die ausgelegten Kosten auf Ihrer Rechnung und fügen die Belege bei.

Beachten Sie das bei Ihrer Buchhaltung: Auf die Spesen berechnen Sie keine Umsatzsteuer, es handelt sich hier umeinen Durchlaufposten. Dieser entfällt in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung und in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Damit der Kunde die Umsatzsteuer geltend machen kann, braucht er ggf. auf seinen Namen ausgestellte Rechnungen. Das kann die Sache kompliziert machen.

3. All-inclusive-Preise

Sie kalkulieren Spesen in Ihre Preise ein. Sie bieten also Pauschalpreise, in denen Fahrt- und Übernachtungskosten sowie mögliche andere Auslagen einkalkuliert sind.

Beachten Sie das bei Ihrer Buchhaltung: Die Spesenerstattung ist wie bei Möglichkeit 1 eine normale Einnahme, die aber jetzt gar nicht mehr auf der Rechnung auftaucht. Ihre Spesenauslagen sind für Sie normale Betriebsausgaben, die den Gewinn mindern, die Sie aber nicht explizit weiterberechnen.

Die Empfehlung lautet: All-inclusive-Preise, wenn möglich

Wenn die Wahl an Ihnen ist, entscheiden Sie sich sinnvollerweise für die 3. Abrechnungsvariante. Bieten Sie dem Kunden Pauschalpreise inklusive Spesen an. Das bedeutet für Sie den kleinsten Aufwand bei der Buchhaltung. Sie müssen dem Kunden keine Belege vorlegen und darüber hinaus keinerlei Besonderheiten bei der Umsatzsteuer beachten. Erfahrungsgemäß gibt es auch weniger Diskussionen um die Höhe der Spesen,wenn Sie die Kosten erst gar nicht einzeln aufführen.

Steuern und Bilanzierung aktuell

Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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