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Nichts vergessen bei Ihren neuen Mitarbeitern?

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Von Midia Nuri,

Sie haben ja bestimmt schon mal hier gelesen: Die Lohnsteuerkarte auf Papier ist ja abgeschafft. Was das für Ihre neuen Mitarbeiter bedeutet, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen bereits am ELStAM-Verfahren (Elektronische Lohnsteuer-Anmeldung) teilnimmt oder nicht.

 

Mit ElStAm – keine Lohnsteuerkarte

Nimmt Ihr Unternehmen bereits am ELStAM-Verfahren teil, brauchen Sie

  • das Geburtsdatum und
  • die Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters sowie
  • die Informationen, ob es sich um eine Haupt- oder Nebenbeschäftigung handelt.

Mit diesen Daten können Sie diesen Mitarbeiter in der ELStAM-Datenbank identifizieren und anmelden.

Ohne ElStAM – alte Papierversion

Wenn Sie das ELStAM-Verfahren erst im Lauf des Jahres einführen, müssen Sie Ihren Mitarbeiter bitten, Ihnen die Lohnsteuerkarte von 2010 oder aber die Ersatzbescheinigung von 2011 oder 2012 auszuhändigen.

Tipp: Bitten Sie Ihre neu eingestellten Mitarbeiter, Ihnen die Unterlagen so früh wie möglich auszuhändigen. Bei Mitarbeitern, die erst im Februar oder später bei Ihnen anfangen: am besten schon, bevor sie ihre Arbeit in Ihrem Unternehmen antreten.

 

Diese 3 Dinge brauchen Sie noch von Ihren neuen Mitarbeitern

1. Sozialversicherungsausweis

Dem Sozialversicherungsausweis entnehmen Sie die Rentenversicherungsnummer, die Sie für die Anmeldung Ihres neuen Beschäftigten brauchen.

Tipp: Machen Sie sich davon eine Kopie und nehmen Sie diese zu den Lohnunterlagen. Den Sozialversicherungsausweis selbst bekommt der Mitarbeiter anschließend zurück.

2. Mitteilung der Krankenkasse

Lassen Sie sich eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse von Ihrem neuen Mitarbeiter aushändigen. Damit können Sie Ihren Neuen bei der zuständigen Kasse anmelden. Übt der Mitarbeiter sein Wahlrecht nicht aus oder legt Ihnen eine Mitgliedsbescheinigung nicht rechtzeitig vor, müssen Sie sich um die Festlegung der Krankenkasse kümmern.

Achtung: Sie sind dann verpflichtet, den Mitarbeiter bei der Krankenkasse anzumelden, bei der er zuletzt versichert war. Nur wenn eine solche Krankenkasse nicht existiert oder sich nicht ermitteln lässt, wählen Sie selbst eine aus.

3. Erklärung zur Mehrfachbeschäftigung

Bei Ihren Minijobbern ist es Ihre Pflicht, die sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen von Mehrfachbeschäftigungen zu kontrollieren (§ 8 Abs. 2 Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV)).

Lassen Sie sich deshalb von jedem neuen Minijobber eine entsprechende unterschriebene Erklärung geben. Sie können sie in den Arbeitsvertrag integrieren oder ein eigenes Schriftstück aufsetzen.

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