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Prüfen Sie die Fahrtenbuchangaben Ihrer Mitarbeiter

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Von Midia Nuri,

Mit der Unterschrift unter der Steuererklärung versichern alle Steuerzahler, ihre Angaben nach bestem Wissen und Gewissen gemacht zu haben. Wie ernst Sie diese Erklärung nehmen müssen und warum Sie auch Ihre Mitarbeiter kontrollieren sollten, zeigt ein Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz (Az.: 3 K 2635/08). Die Finanzrichter stuften deutlich überhöhte Kilometerangaben in dem Fall als Steuerhinterziehung ein.

 

So lag der Fall

Eine kaufmännische Angestellte hatte für die Jahre 1996 bis 2005 Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit geltend gemacht. Laut Mitteilung des Gerichts hatte sie für das Jahr 1996 28 Entfernungskilometer vom Wohnort zum Arbeitsplatz angegeben, und das Finanzamt hatte dies akzeptiert – die insgesamt gefahrene Strecke. Von 1997 an hatte die Frau an einem anderen Ort B gearbeitet. Die einfache Wegstrecke hatte für sie nun nur noch zehn Kilometer betragen.

In ihren Steuererklärungen trug die Frau jedoch weiter stets 28 Kilometer bei den Entfernungskilometern ein. Dies fiel im Finanzamt erst bei der Einkommensteuererklärung für 2006 auf. Mit der Begründung, die Frau habe Steuern hinterzogen, änderte das Finanzamt daraufhin alle Einkommensteuerbescheide bis zurück ins Jahr 1996 und forderte die entsprechenden Steuern nach.

So ist die Rechtslage

Bei einer Steuerhinterziehung beträgt die Verjährungsfrist 10 Jahre. Das Finanzamt darf dann auch alte Bescheide wegen neuer Tatsachen aufheben und wegen Vorliegens neuer Tatsachen ändern. Dann addieren sich zu den Steuern noch Zinsen in Höhe von sechs Prozent jährlich – wobei der Zinslauf für die jeweiligen Jahre 15 Monate nach Ende des Kalenderjahres beginnt.

 

So urteilten die Richter

Erfolg hatte die Frau mit ihrer Klage nur für das Jahr 1996. Für dieses eine Jahr gingen die Richter davon aus, dass die Frau nicht die Absicht gehabt hatte, Steuern zu hinterziehen. In dem Jahr hatte sie zwar statt der einfachen Wegstrecke die tatsächlich gefahrenen Kilometer eingetragen – also doppelt so viele wie erlaubt. Die Richter gestanden ihr aber zu, dass dies irrtümlich geschehen sei. Doch für die Steuererklärungen 1997 bis 2005 gingen auch die Finanzrichter von glatter Steuerhinterziehung aus.

Der Grund: Die Richter argumentierten, die Frau habe sich von da an nicht mehr nur bei der Frage der Kilometerberechnung geirrt. Sondern sie habe zudem noch die höhere Kilometerzahl beibehalten, obwohl sich ihr Arbeitsplatz von 1997 an in dem näher gelegenen Ort B befunden hatte. Und so natürlich eine bedeutend höhere steuerliche Entlastung kassiert – über Jahre.

Auch bei einer laienhaften Bewertung hätte die Frau annehmen können, mit den falschen Angaben einen höheren Werbungskostenabzug zu erreichen, als ihr eigentlich zugestanden hätte, hielten die Finanzrichter der Klägerin vor. Die Frau habe ihrer Mitwirkungspflicht nicht genügt, rügten die Richter. Eine Revision ließen sie in dem Fall nicht zu.

Das bedeutet die Entscheidung für Sie

  1. Kontrollieren Sie die Kilometer-Angaben Ihrer Mitarbeiter sehr sorgfältig.
  2. Die Entscheidung des Finanzgerichts sollte für Sie Grund genug sein, während der nächsten Teambesprechung Ihre Mitarbeiter darauf hinzuweisen, u. a. die Reisekostenabrechnungen genauer zu prüfen.

Erstatten Sie nur die tatsächlichen Kosten

Setzen in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter ihre privaten Fahrzeuge für Auswärtstätigkeiten ein, dürfen Sie entweder die tatsächlichen Kosten oder aber den Pauschbetrag von 0,30 € je tatsächlich gefahrenen Kilometer erstatten.

Achtung: Rechnet ein Mitarbeiter zu hohe Kilometerangaben ab, erhält er ein Gehalts-Extra, das lohn- und abgabenfrei ist. Darüber hinaus erschleicht er sich bei Ihnen einen Vorteil.

Tipp: Schließen Sie dies weitgehend aus, indem Sie stichprobenartig die abgerechneten Kilometerangaben via Routenplaner kontrollieren, wie z. B. googlemaps.

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Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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