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Pulverfass in Ihrer Buchhaltung? So gehen Sie in Deckung!

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Von Gerhard Schneider,

Die Gefahr liegt in der Leistungsbeschreibung einer Eingangsrechnung: Für das beauftragende Unternehmer, das die Rechnung bekommt und bezahlt, scheint die Beschreibung der Leistung eindeutig und ausreichend. Das Unternehmen macht daraus bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung die Vorsteuer geltend. Doch dann schaut sich das Finanzamt die Rechnungen genauer an – zum Beispiel im Rahmen einer unangekündigten Umsatzsteuernachschau!

 

Dann explodiert immer häufiger ein Pulverfass:
Das Finanzamt bemängelt die Leistungsbeschreibung – zu ungenau, zu allgemein, so der häufige Kritikpunkt der Prüfer. Die gelieferte Leistung ist in Art und Umfang nicht genau genug oder unvollständig beschrieben.
Die Folge:
Bei Rechnungen, die eine ungenaue Leistungsbeschreibung aufweisen, wird kurzerhand der Vorsteuerabzug gestrichen. Das Unternehmen muss die entsprechenden Beträge nachzahlen. Geht es um große Rechnungsbeträge, kann hier schnell eine bedrohliche Situation entstehen.

Wie groß die Gefahr ist, machen einige Fälle deutlich:

Fall 1:
In diesem aktuellen Urteil des Bundesfinanzhofs, das jetzt veröffentlicht wurde, ging es um einen Selbstständigen, der die Geschäftsräume eines anderen Unternehmens mitnutzen durfte. Gegen regelmäßige Abschlagzahlungen durfte er auch die Büro-Infrastruktur und die Schreibkräfte des Unternehmens in Anspruch nehmen.
Am Ende des Jahres erstellte das Unternehmen dann fest, welche Leistungen der Selbstständige genutzt hatte und was durch die Abschlagszahlungen nicht abgegolten worden war. Diese Leistungen wurden dann nachberechnet. Dabei kam die böse Überraschung:
Die Vorsteuer aus einer solchen Nachberechnung ließ das Finanzamt nicht zum Abzug zu. Das Finanzamt bemängelte, es fehlten konkrete Angaben zu den tätigen Personen, zu deren Einsatztagen, zu den geleisteten Stunden und zu Art und Umfang der Leistungen (BFH, Urteil vom 15.5.2012, Az. XI R 32/10).

 

Fall 2:
Wie penibel die Finanzämter bei der Prüfung sind, zeigt auch ein Urteil des Finanzgerichts Hamburg (vom 9.11.2007, Az. 7 K 240/06). Hier ging es um ein Holz- und Bautenschutz-Unternehmen, das Arbeiten an ein Subunternehmen weitergegeben hatte. In den Rechnungen des Subunternehmens waren die Leistungen jedoch nicht detailliert beschrieben, sondern eher allgemein mit Beschreibungen wie „ausgeführte Wärmedämmungsarbeiten“ oder „ausgeführte Flachverblendarbeiten“ gekennzeichnet.
Auch für diese Rechnungen konnte das Unternehmen keine Vorsteuern geltend machen und blieb auch vor Gericht erfolglos. Begründung: Die Leistungsbeschreibungen müssen detaillierte Angaben zu Ort, Datum, Umfang enthalten, damit sie eindeutig und leicht prüfbar sind.
Fall 3:
Besonders bei Rechnungen für wiederkehrende Dienstleistungen passiert es schnell, dass die Leistung nicht genau nach Art, Umfang und Zeitpunkt beschrieben wird. Beispiel: Ein Unternehmen hatte eine Rechnung über „technische Beratung und Kontrolle“ geschrieben. Weiter war die Leistung nicht beschrieben. Ein Vorsteuerabzug durch den Rechnungsempfänger kommt bei einer so unkonkreten Beschreibung nach höchstrichterlicher Entscheidung nicht in Frage (BFH, Urteil vom 8.10.2008, Az. V R 59/07).

So bekommen Sie Sicherheit!

Bekommen Sie Rechnungen, in denen die Leistung oder Ware nicht detailliert und eindeutig beschrieben ist, fordern Sie umgehend eine neue Rechnung des Lieferanten. Stellt der sich quer, zahlen Sie notfalls nur den Nettobetrag.
Gehen Sie so vor: Fordern Sie vom Absender eine neue Rechnung mit detaillierter Leistungsbeschreibung an, wenn Sie eine Rechnung mit einer lapidaren Beschreibung erhalten. Bestehen Sie darauf, dass die Leistung so beschrieben wird, dass Art, Umfang und Zeitpunkt klar sind. Beispiel:
So nicht: „Reinigungsarbeiten“
So ist es besser: „Reinigung des Hausflurs und Putzen der Fenster am 12.11.2012, 4 Stunden“

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