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Rechnungswesen als wichtiger Qualitätsfaktor beim Rating-Verfahren: Ist Ihr Unternehmen optimal aufgestellt? – Machen Sie den Selbsttest

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Buchhaltung
Urheber:Bacho Foto | Fotolia

Von Heinz-Wilhelm Vogel,

Je größer ein Unternehmen ist, desto detaillierter wird das Rechnungswesen untersucht und bewertet. Der folgende Fragenkatalog nennt mögliche Beurteilungspunkte für den Rating-Bereich Rechnungswesen.

Diese Punkte werden auch von Banken und Rating-Agenturen eingesetzt. Nutzen Sie diesen Fragenkatalog als wertvolle Orientierungshilfe, um Ihr Rechnungswesen einem kritischen Selbsttest zu unterziehen. Falls einzelne Positionen wegen Ihrer Betriebsgröße nicht relevant sind, lassen Sie diese einfach unberücksichtigt, und konzentrieren Sie sich auf die Fragen, die für Ihr Unternehmen/ Ihr Rechnungswesen in Betracht kommen.

Fragenkatalog:

  • Erstellen Sie Vierteljahresbilanzen (noch besser: Monatsbilanzen)?
  • Halten Sie das Prinzip „keine Buchung ohne Beleg“ konsequent ein?
  • Haben Sie festgelegt, wer befugt ist, Ersatzbelege auszustellen?
  • Werden für Belegausfertigungen dokumentensichere Schreibgeräte benutzt?
  • Erfolgt eine Prüfung der sachlichen Richtigkeit von Belegen, bevor die Verbuchung stattfindet?
  • Haben Sie sichergestellt, dass jeder Beleg nur einmal verbucht werden kann?
  • Werden ausschließlich Originalbelege verbucht?
  • Haben Sie einen Maßnahmenkatalog erstellt, wie bei säumigen Kunden vorzugehen ist?
  • Haben Sie die Zeitintervalle zwischen der Rechnungsstellung und den einzelnen Mahnstufen verbindlich festgelegt?
  • Geben Sie Informationen über die Kunden, die sich in Zahlungsverzug befinden, an die Verkaufsabteilung weiter?
  • Stellen Sie dem Verkauf und dem Management regelmäßig Offene-Posten-Listen mit Angaben zu den jeweiligen Mahnstufen zur Verfügung?
  • Haben Sie sichergestellt, dass Forderungsbeträge nach erfolglosem Inkasso wertberichtigt werden?
  • Beachten Sie beim Ausbuchen von uneinbringlichen Forderungen das 4-Augen-Prinzip?
  • Haben Sie für einzelne Kunden Kreditlimits festgelegt?
  • Werden die Kreditlimits für Kunden regelmäßig überwacht? Haben Sie Ihre Kundenforderungen kreditversichert?
  • Halten Sie die vom Kreditversicherer vorgegebenen Limits ein?
  • Finden regelmäßige Abstimmungen zwischen Debitorenbuchhaltung und Hauptbuchhaltung statt?
  • Haben Sie festgelegt, wer berechtigt ist, Gutschriften an Kunden vorzunehmen?
  • Bestehen Funktionstrennungen zwischen Kasse, Einkauf, Verkauf und Buchhaltung?
  • Können Sie bei Dateneingaben anhand der Benutzerkennung die handelnden Mitarbeiter identifizieren?
  • Wird in einem automatischen Protokoll festgehalten, wer wann welche Programme gestartet und bearbeitet hat?
  • Haben Sie Ihren Mitarbeitern eindeutige Anweisungen zur Abwicklung des Bankverkehrs gegeben?

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Empfehlung: Dieser Selbsttest steht im Internet unter www.rechnungswesen-aktuell.org zum Download zur Verfügung. Drucken Sie sich den Selbsttest aus und nehmen Sie ihn mit in die nächste Mitarbeiterbesprechung. So lassen sich etwaige noch „offene Flanken“ am schnellsten schließen – mit der Folge, dass Ihr Rechnungswesen vorbildlich aufgestellt ist.

 

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