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Dieser Gratis-Download erläutert die Rechnungspflichtangaben, damit Sie bei der Eingangskontrolle nichts übersehen. Aber auch bei der Erstellung...

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Schnell-Check für den Umstieg auf elektronische Rechnungen

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Von Gerhard Schneider,

Wenn auch Sie Zeit und Kosten für Papier und Porto sparen wollen, sollten Sie jetzt über die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand nachdenken. Seit Umsetzung der EU-Richtlinie RL 2010/45/EU ist die elektronische Rechnung der althergebrachten Papierrechnung gleichgestellt.

Das heißt vor allem:
Der Empfänger einer elektronischen Rechnung kann die Vorsteuer aus der Rechnung geltend machen, wenn er sie per Mail erhält oder von der Internetseite des Lieferanten herunterlädt. Das war früher nur mit einer aufwendigen elektronischen Signatur möglich.
Hier die wichtigsten Punkte, wenn Sie jetzt den Umstieg in Angriff nehmen und Ihr Rechnungen digital versenden wollen:

Checkpunkt 1: Einverständnis vom Kunden einholen

Was viele übersehen: Die Rechnungsempfänger – also Ihre Kunden – müssen damit einverstanden sein, Rechnung fortan elektronisch zu erhalten.
Sie können notfalls ganz auf eine Ankündigung und ausdrückliche Einverständniserklärung verzichten Ihre Rechnungen einfach per E-Mail versenden. Wenn der Empfänger dies nicht reklamiert, erteilt er stillschweigend sein Einverständnis.
Sie sollten sich aber das Einverständnis einholen oder zumindest die Umstellung schriftlich ankündigen. Das ist schon deshalb sinnvoll, um Ihre Kunden darauf aufmerksam zu machen, dass sie jetzt verstärkt auf E-Mails achten müssen, wenn sie die Rechnungen pünktlich bezahlen wollen. So vermeiden Sie Zahlungsverzögerungen, die allein dadurch entstehen, dass der Kunden die Rechnung einfach übersieht.
Außerdem müssen Sie damit rechnen, dass einige Kunden keine elektronische Rechnungen haben wollen, weil deren Buchhaltung allein auf Papier basiert und die etwas aufwendige Archivierung von elektronischen Rechnungen auf CD-ROM scheuen.
Alternative: Sie können in Ihren „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ regeln, dass Sie berechtigt sind, die Rechnung per E-Mail zu verschicken. Formulierungsbeispiel: „Dem Auftragnehmer steht es frei, seine Leistungen per Briefpost oder auf elektronischem Weg per E-Mail in Rechnung zu stellen.“

 

Checkpunkt 2: Das richtige Format verwenden

Es bietet sich an, die Rechnung als PDF im Anhang einer E-Mail zu verschicken. Hintergrund: Der Empfänger muss sicherstellen können, dass der Inhalt der Rechnung unversehrt und unverändert bei ihm angekommen ist, damit er die Vorsteuer daraus geltend machen. Würden Sie dem Kunden Ihr Rechnung zum Beispiel als Word-Datei senden, könnte sein Finanzamt bemängeln, dass diese Word-Datei leicht verändert werden kann und den Vorsteuerabzug streichen. Eine PDF-Datei dagegen lässt sich nicht so leicht verändern und wird deshalb vom Finanzamt akzeptiert. Wenn Sie dieses Format wählen, ersparen Sie sich und Ihren Kunden Nachfragen und Ärger.
Inhaltlich bleibt die elektronische Rechnung exakt gleich wie eine Papierrechnung. Sie muss die gleichen Pflichtangaben enthalten, wie Name des leistenden Unternehmens, der Rechnungsempfängers, Leistungsdatum etc.

Checkpunkt 3: Festlegen, wie die Rechnung zum Kunden kommt

Hier haben Sie die freie Wahl: Sie können die Rechnung per E-Mail versenden oder in einem Kundenbereich zum Download bereitstellen (oder beides). Ein spezieller E-Mail-Dienst oder Verschlüsselung ist nicht notwendig.

Checkpunkt 4: Aufbewahrung klären

Da Sie selbst keine Vorsteuer aus Ihren eigenen Rechnungen geltend machen, gibt es für Sie auch keine Besonderheiten bei der Aufbewahrung, wie es bei elektronischen Eingangsrechnungen der Fall ist. Sie können also zum Beispiel einfach einen Ausdruck zu Ihren Buchhaltungsunterlagen nehmen und die Dateien auf dem Computer speichern.

 

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