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So führen Sie ab sofort ein ordnungsgemäßes Kassenbuch

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Von Markus Kahr,

Kassenbücher sind das buchmäßige Abbild Ihrer Geschäftskasse. Sie beinhalten sämtliche Bargeldbewegungen (wie Einnahmen, Ausgaben, Einlagen, Entnahmen) Ihres Betriebs. Im Kassenbuch werden alle Bargeldvorgänge entsprechend der zeitlichen Reihenfolge ihres Entstehens aufgeführt.

Somit ist sichergestellt, dass Sie jederzeit einen rechnerischen Kassenbestand ermitteln können. Dieser Kassenbestand muss mit Ihrem tatsächlichen Bargeld-Kassenbestand übereinstimmen.

Das Kassenbuch erfüllt bei buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen die Grundbuchfunktion. Sie können gebunden, als Loseblattsystem oder als aneinandergereihte Kassenberichte geführt werden.

Unverzichtbar sind folgende Angaben: 

  • Bareinnahmen,
  • Barausgaben,
  • Privatentnahmen,
  • Privateinlagen,
  • Abhebungen vom Bankkonto zur Einlage in die Kasse und
  • Entnahmen zwecks Einzahlung bei der Bank.
  • Da das Kassenbuch alle Bargeldbewegungen Ihres Betriebs beinhaltet, müssen die Zahlungsein- und -ausgänge einzeln in ihrer zeitlichen Reihenfolge zeitnah (i. d. R. täglich) ins Kassenbuch eingetragen werden. 

Achtung: Fehlerkorrektur muss erkennbar sein!

Grundsätzlich gilt, dass Eintragungen im Kassenbuch nicht geändert werden dürfen. Fehler, die unterlaufen, müssen allerdings im Kassenbuch korrigiert werden. Wichtig ist, dass die ursprüngliche Eintragung lesbar bleibt, wenn Sie Eintragungen korrigieren. Wenn Sie Eintragungen ändern, vermerken Sie das Datum der Änderung.

Sie dürfen Ihre Eintragungen im Kassenbuch also nicht einfach überschreiben, durchstreichen, überkleben, auslöschen, radieren, mit Tipp-Ex übermalen etc., sodass der vorherige Eintrag nicht mehr erkennbar ist.

Außerdem müssen Sie einen Stift verwenden, bei dem der Text nicht spurlos beseitigt oder geändert werden kann, d. h., Sie dürfen einen Kugelschreiber verwenden, einen Bleistift jedoch nicht. Sie müssen das Kassenbuch in lesbarer Form über 10 Jahre aufbewahren.

Die Angabe einer Tageseinnahme reicht aus

Es wäre schon verwunderlich, wenn Sie mittels eines elektronischen Kassensystems Ihre Tagesumsätze ermitteln, um anschließend Ihre Einzelumsätze in Ihrem Kassenbuch aufzeichnen zu müssen. Dies ist nicht erforderlich. Voraussetzung für diese Erleichterung ist, dass Sie das Zustandekommen Ihrer Summe durch Belege nachweisen können. Hierzu bewahren Sie die Kassenstreifen, Kassenzettel oder Bons vollständig auf.

Alternativ dazu können Sie Ihre Bareinnahmen und Barausgaben mittels eines Kassenberichts nachweisen. Die Praxis zeigt, dass die Finanzämter auf der Dokumentation des Kassenbestandes bestehen.

Wichtig: Ihre Kasse darf nicht nur rechnerisch geführt werden. Sie müssen den Kassenbestand täglich auszählen und dokumentieren. Nur so können Sie die Kassensturzfähigkeit jederzeit darstellen.

Beispiel: Sie betreiben eine Eisdiele. Die Umsätze im Lokal erfassen Sie mittels eines elektronischen Kassensystems. Über eine Verkaufstheke wickeln Sie den Straßenverkauf ab. Die Umsätze ermitteln Sie mit einer offenen Ladenkasse. In Ihrem Kassenbuch erfassen Sie jeden Tag 2 Erlöse:

  1. Die Tageseinnahme, die sich aufgrund Ihres Z-Bonds (siehe Seite 7) ergibt und den Verzehr an Ort und Stelle betrifft. Hierfür gilt der Regelsteuersatz von 19 %. Die Kasse zählen Sie darüber hinaus ebenfalls aus und führen dien Soll/Ist-Abgleich durch. Die Zählprotokolle bewahren Sie auf.
  2. Die Verkäufe für den Außerhausverkauf erfassen Sie mittels eines Kassenberichts. Die sich hierbei ergebe- ne Summe unterliegt dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Die Kasse zählen Sie darüber hinaus ebenfalls aus und führen den Soll/Ist-Abgleich durch. Die Zählprotokolle bewahren Sie auf.
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