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So läuft die Arbeit mit Buchführungsprogrammen

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Von Gerhard Schneider,

Mit den modernen Programmen speziell für Selbstständige, Kleinunternehmer und Freiberufler brauchen Sie keine Ausbildung mehr, um Ihre Buchhaltung selbst zu erledigen. Am einfachsten fällt der Start, wenn Sie sich mit einigen Grundbegriffen und der Systematik vertraut machen. Hier die wichtigsten Punkte, mit denen der Start gelingt.

Das grundsätzliche Vorgehen bei der Arbeit mit einem Buchungsprogramm sieht so aus:

  • Sie richten beim ersten Mal in Ihrem Steuerprogramm eine Firma ein, für die Sie die Buchhaltung erstellen. Das können Sie sich wie einen Ordner oder eine Datei vorstellen, in der das Programm dann alle Ihre Buchhaltungsdaten sammelt. Dazu machen Sie einige grundlegende Angaben, durch die Sie das jeweilige Programm leitet.
  • Für Ihre regelmäßige Buchführung nehmen Sie monatlich Ihre Kontoauszüge und Belege zur Hand.
  • Dann erfassen Sie Ihre Belege zu Einnahmen und Ausgaben der Reihe nach in einer Eingabemaske. Dabei geben Sie für jede Buchung unter anderem 2 Konten an (das sind Buchungskonten, die nicht mit Ihren Bankkonten zu verwechseln sind – dazu gleich mehr).
  • Durch die Konten ist das Programm in der Lage, Ausgaben und Einnahmen nach üblichen Standards automatisch zu sortieren und zu summieren. Mit diesen Daten können viele Programme dann beim Jahresabschluss die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen und die Formulare der Steuererklärungen.
  • Ist in den Einnahmen oder Ausgaben Umsatzsteuer enthalten, geben Sie den Bruttobetrag und den Steuersatz an. Das Programm rechnet dann automatisch die Umsatzsteuerbeträge aus. Es summiert ohne Ihr weiteres Zutun die Umsatz- und Vorsteuerbeträge. Dadurch können Buchhaltungsprogramme in der Regel automatisch Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen erledigen, ohne dass Sie extra dafür ein weiteres Online-Formular selbst ausfüllen müssten.

 

 

Welche Angaben Sie bei den einzelnen Buchungen machen

Die wesentliche Aufgabe bei der Arbeit mit dem Buchführungsprogramm ist die Erfassung der einzelnen Belege. Die Eingabemaske sieht je nach Programm auf den ersten Blick komplizierter aus als sie ist. Denn Sie füllen in der Regel nur wenige Felder davon aus. Der Rest betrifft Spezialfälle (beispielsweise Zahlungen in anderen Währungen) und kann meist leer bleiben oder wird vom Programm automatisch ausgefüllt (z. B. Belegnummer).
In der Regel geben Sie dann pro Beleg nur die folgenden Daten und Angaben in die Eingabemaske ein:

  • Datum: Hier geben Sie an, an welchem Tag das Geld geflossen ist – also den Tag, der auf dem Kontoauszug für die Gutschrift oder die Abbuchung des Geldes angegeben ist.
  • Betrag inkl. Umsatzsteuer
  • Umsatzsteuersatz: Es gibt bei der Umsatzsteuer den Regelsatz von 19 % für die meisten Waren und Leistungen und den ermäßigten Satz von 7 % (beispielsweise Lebensmittel oder Zeitschriften und Bücher).
  • 2 Kontonummern: Die richtige Kontonummern finden Sie im Kontenrahmen.
  • Buchungstext: Hier können Sie genauere Angaben zu einer Buchung machen und den Text dafür frei wählen.

Ein Buchung ist in der Regel sehr schnell erledigt – oft reichen wenige Sekunden, wenn Sie die Konten im Kopf haben.

 

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