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Software-Kosten finanzamtssicher abschreiben

 
Abschreibung
Urheber: pattilabelle | Fotolia

Von Heinz-Wilhelm Vogel ,

Wenn Ihr Unternehmen ein Softwaresystem erworben hat, können Sie fast schon sicher davon ausgehen, dass die steuerliche Berücksichtigung der Investitionskosten bei der nächsten Betriebsprüfung einen Schwerpunkt bildet.

Immer wieder kommt es mit dem Finanzamt zu Diskussionen darüber, ob es sich im konkreten Einzelfall um

  • eine Neuanschaffung handelt, die lediglich im Wege der Abschreibung berücksichtigungsfähig ist, oder ob
  • Wartungskosten vorliegen, die Sie sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben ansetzen können.

Unter diesen Voraussetzungen handelt es sich um eine Neuanschaffung


Eine Neuanschaffung liegt bei einer tief greifenden Überarbeitung einer bisherigen Programmversion vor (sogenannter Generationswechsel). Dann sind diese Aufwendungen als Anschaffungskosten eines neuen Wirtschaftsguts zu erfassen. Das ist unter folgenden Voraussetzungen der Fall:

  1. Vergabe einer neuen Lizenz,
  2. Funktionserweiterung der Software oder
  3. Notwendigkeit einer Datenmigration auf die neue Programmversion.

Beachten Sie diese 3 Punkte:

  1. Wird die Software nach ihrer erstmaligen Installation lediglich der neusten Entwicklung eines bestehenden Systems angepasst, handelt es sich bei den dadurch entstehenden Kosten um Erhaltungsaufwand und damit um sofort abzugsfähige Betriebsausgaben.
  2. Kommen dagegen neue zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten der Software hinzu und wird die bisherige Software aufgrund der bisherigen Lizenz weitergenutzt, sind Ihre Aufwendungen für die neue Lizenz nachträgliche Anschaffungskosten.
  3. Wird eine neue Software mit neu- er Lizenz erworben, wird die alte Software regelmäßig nicht mehr genutzt. In diesem Fall wird ein neuer Vermögensgegenstand hergestellt. Der Restbuchwert der alten Software ist auszubuchen.

Dieser Kauf ist ein Fall für die Teilwertabschreibung

Wird die alte Lizenz durch eine neue ersetzt, kommen Teilwertabschreibungen in Betracht. Maßgeblich für die Höhe der Teilwertabschreibung ist der rechnerische Anteil der Ursprungslizenz, der im Restbuchwert des Softwaresystems enthalten ist. Etwaige Preisnachlässe auf die Anschaffungskosten, die Ihnen Ihr Vertragspartner einräumt, weil sie bereits die Vorgängerversion der Software nutzen, werden nicht berücksichtigt.

Bei der Ermittlung des Teilwerts des neuen Softwaresystems sind Preisnachlässe, die aufgrund der Nutzung der Vorgängerversion vom Softwareanbieter auf die Anschaffungskosten gewährt werden, nicht mindernd zu berücksichtigen. Die Summe aus dem Buchwert der alten Lizenz und den neuen Anschaffungskosten stellen Sie dem so ermittelten Teilwert gegenüber. Die Differenz ergibt die vorzunehmende Teilwertabschreibung.

Wie Sie beim Erwerb von ERP-Software steueroptimal kalkulieren


Bei der ERP-Software (ERP steht für Enterprise Ressource Planning) handelt es sich um ein Softwaresystem, das zur Optimierung von Geschäftsprozessen eingesetzt wird und die Basisdaten für das Controlling liefert. Diese Software erleichtert es spürbar, verschiedene Unternehmensaktivitäten zu integrieren und zu steuern.

Voraussetzung ist allerdings, dass es im konkreten Einzelfall den branchen- und unternehmensspezifischen Erfordernissen angepasst wurde. Typische Funktionsbereiche dieses Softwaresystems sind z. B.:

  • Beschaffung

  • Controlling

  • Disposition

  • Fertigung

  • Forschung und Entwicklung
  • Lagerhaltung
  • Logistik

  • Marketing

  • Personal

  • Rechnungswesen

  • Stammdatenverwaltung
  • Verkauf

Alle Module zusammen sind ein Wirtschaftsgut


Die ERP-Software ist ein aktivierungspflichtiges immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens. Wegen des einheitlichen Nutzungs- und Funktionszusammenhangs bilden alle Module zusammen ein Wirtschaftsgut. Das gilt auch dann, wenn Sie einzelne Module zu unterschiedlichen Zeitpunkten oder von verschiedenen Herstellern erwerben.

Ausnahme: Sie weisen nach, dass Sie einzelne Module nicht in das Gesamtsystem zur Steuerung der Geschäftsprozesse integriert haben und diese deshalb selbstständig nutzbar sind.

Empfehlung: Den Nachweis führen Sie mit Ihrer Vereinbarung mit dem Hersteller bzw. Händler über den Erwerb des Lizenzrechts für die selbstständige Nutzung der betroffenen Module.

Der Erwerb der ERP-Software ist ein aktivierungspflichtiger Anschaffungsvorgang. Das gilt auch, wenn Sie dieses Softwaresystem ganz oder teilweise von Ihren eigenen Mitarbeitern installieren und betriebsbereit machen lassen. Denn dadurch wird die ERP-Software nicht zu einer Individualsoftware.

Individuelle Anpassung des Softwaresystems


Dass die eingekaufte Standardsoftware von Ihren Mitarbeitern den individuellen Erfordernissen Ihres Unternehmens angepasst wird, führt nicht etwa zu einem Herstellungsvorgang.

Von einer Selbstherstellung und damit von einem Aktivierungsverbot kann keine Rede sein, solange die Software nicht umprogrammiert werden muss. Und das ist bei ERP-Software nur selten der Fall.

Achtung: Ein Herstellungsvorgang liegt erst vor, wenn der Quellcode der Software geändert werden muss. Das wiederum hat dann aber auch Auswirkungen auf die Gewährleistungspflichten des Softwareherstellers. Mit anderen Worten: Gelten die Gewährleistungspflichten des Herstellers der Software nur eingeschränkt oder überhaupt nicht mehr, ist das ein deutliches Indiz für eine Änderung des Quellcodes und damit für einen Herstellungsvorgang.

Die Anschaffung und Installation der ERP-Software sind mit einer ganzen Reihe von Kostenpositionen verbunden. Wie diese jeweils zu bewerten sind, zeigt die unten stehende Schnellübersicht.

Investition in ein ERP-System: Wie sich die einzelnen Kostenpositionen steuerlich auswirken

  • Planungskosten

Dazu zählen die Aufwendungen für die Analyse der Geschäftsprozesse; sie ist die notwendige Vorstufe für die Einführung einer ERP-Software. Es handelt sich um Anschaffungsnebenkosten, soweit sie in direktem Zusammenhang mit dem anzuschaffenden Softwaresystem stehen und nach der Kaufentscheidung anfallen.

  • Implementierungskosten

Diese Kosten unterteilen sich in Aufwendungen für Customizing, Modifications (Programmänderung) und Extensions (Programmerweiterung) und sind Anschaffungsnebenkosten. Mit Customizing ist die Anpassung an die Struktur des Unternehmens und die Organisationsabläufe ohne Programmierung gemeint.

  • Eigenleistungen

Eigenleistungen, die mit der Anschaffung und Implementierung in unmittelbarem Zusammenhang stehen und diesen einzeln unmittelbar zugeordnet werden können, sind Anschaffungsnebenkosten.

Beispiele: 

  • Kosten für die Installation sowie den hierdurch verursachten Personalaufwand
  • weitere innerbetriebliche Personalkosten (Aufwendungen für die Schulung der eigenen Mitarbeiter für die Unterstützung der Durchführung und Mitgestaltung notwendiger Programmänderungen)
  • Raumkosten, Reisekosten
  • Nachträglich entstehende Aufwendungen

Wird das vorhandene Softwaresystem durch nachträglich angeschaffte Module erweitert, handelt es sich um nachträgliche Anschaffungskosten des Softwaresystems. Gleiches gilt beim Erwerb von weiteren Nutzungsrechten für zusätzliche Benutzer. 

  • Schulungskosten

Die Kosten für die Schulung Ihrer Mitarbeiter, damit sie die Software anwenden können, sind sofort abziehbare Betriebsausgaben.

  • Wartungskosten

Diese Kosten können als Erhaltungsaufwand behandelt werden. Das gilt auch bei der Lieferung von Weiterentwicklungen und Verbesserungen der Software im Rahmen von Updates, Versions- oder Releasewechseln.

Ausnahme: In den Wartungskosten ist ein verdeckter Kaufpreis enthalten. 

  • Piloteinsätze 

Hier wird das Softwaresystem bereits überwiegend für Zwecke der betrieblichen Leistungserstellung eingesetzt. Es handelt sich deshalb um Kosten des laufenden Betriebs und damit um sofort abzugsfähige Betriebsausgaben. 

  • Datenmigration

Aufwendungen für die Übernahme von Daten (z. B. Kunden- und Lieferantenstammdaten) aus Alt- oder Vorgängersystemen (Datenmigration) sind sofort als Betriebsausgaben abziehbar.

 

Machen Sie den Schnell-Check: Berücksichtigen Sie wirklich alle abziehbaren Vorsteuerbeträge?

Bereits bei jeder einzelnen Umsatzsteuer-Voranmeldung und nicht erst später bei Fertigung der Umsatzsteuer-Jahreserklärung kommt es für Sie darauf an, wirklich alle abziehbaren Vorsteuerbeträge zu berücksichtigen. Schließlich ist der Vorsteuerabzug für jedes Unternehmen eine bedeutsame Position in der betrieblichen Liquiditätsrechnung. Das gilt natürlich besonders, wenn mit hohen Vorsteuererstattungen zu rechnen ist, aber natürlich ebenso auch dann, wenn eine hohe USt-Nachzahlung zu befürchten ist. Hinzu kommt: Der Vorsteuerabzug ist einer der wichtigsten Kontrollfelder bei Betriebsprüfungen. Daran wird sich auch 2018 nichts ändern. Der folgende Schnell-Check erleichtert es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, alle Vorsteuerbeträge zu erfassen.

Machen Sie ausschließlich Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend, die nach deutschem Umsatzsteuerrecht geschuldet ist?

Liegen die sonstigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vor:

  • Machen Sie ausschließlich in Rechnung gestellte Umsatzsteuer für eine Leistung oder sonstige Lieferung geltend?
  • Wurden sämtliche Umsatzsteuerbeträge Ihrem Unternehmen gesondert in Rechnung gestellt?
  • Handelt es sich um Lieferungen oder sonstige Leistungen für Ihr Unternehmen?
  • Sind die Lieferungen und sonstigen Leistungen ausschließlich von einem Unternehmer ausgeführt worden?
  • Sind die gesetzlichen Pflichtangaben in allen Rechnungen vollständig und richtig?
  • Sind die Rechnungen insbesondere auch in den Fällen richtig an Sie adressiert, wenn Sie mit der Rechnungsabwicklung einen externen Dienstleister beauftragt haben?
  • Haben Sie bei Gutschriften berücksichtigt, dass das leistende Unternehmen zum gesonderten Ausweis der Steuer in eine Rechnung berechtigt sein muss?

Machen Sie nur solche Vorsteuerbeträge geltend, für die wirklich alle Voraussetzungen vorliegen?

Berücksichtigen Sie ausschließlich Vorsteuerbeträge, die für im Inland bewirkte Lieferungen oder sonstige Leistungen gesondert ausgewiesen wurden?

Haben Sie Vorsteuerbeträge gesondert erfasst und ausgewiesen nach

  • Rechnungen von anderen Unternehmern?
  • Vorsteuerbeträgen aus innergemeinschaftlichen Erwerben von Gegenständen?
  • entrichteter Einfuhrumsatzsteuer?
  • Vorsteuerabzug für die Steuer, die der Abnehmer als Auslagerer schuldet?
  • Vorsteuerbeträgen, die nach den allgemeinen Durchschnittssätzen berechnet sind?
  • Vorsteuerbeträgen nach dem Durchschnittssatz für bestimmte Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen?
  • Vorsteuerbeträgen aus innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften?

Ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen, weil es sich um Eingangsleistungen handelt,

  • die für steuerfreie Ausgangsleistungen verwendet werden?
  • die für Ausgangsleistungen im Ausland verwendet werden, die wiederum im Inland steuerfrei wären?
  • die für Ausgangsleistungen ohne Entgelt verwendet werden, die bei Zahlung eines Entgelts im Inland steuerfrei wären?

Ist der Ausschluss vom Vorsteuerabzug aufgehoben, weil ein Ausnahmefall vorliegt, wie insbesondere bei

  • Ausfuhrlieferungen?
  • innergemeinschaftlichen Lieferungen?
  • Lohnveredelung an Gegenständen der Ausfuhr?
  • sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit der Einfuhr, Ausfuhr und Durchfuhr?

Haben Sie Ihre in Mischfällen angefallenen Vorsteuerbeträge richtig in einen abziehbaren und einen nicht abziehbaren Teil aufgeteilt, trennen Sie also nach

  • den Vorsteuerbeträgen, die in voller Höhe abziehbar sind?
  • den Vorsteuerbeträgen, die in voller Höhe vom Abzug ausgeschlossen sind?
  • den übrigen Vorsteuerbeträgen (teilweise abziehbar)?

Haben Sie diese übrigen Vorsteuerbeträge richtig zugeordnet, indem Sie eine der beiden folgenden Aufteilungsmethoden zugrunde gelegt haben:

  • Zuordnung nach dem wirtschaftlichen Zusammenhang?
  • Zuordnung nach der betrieblichen Kostenrechnung?
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