Elektronisch übermitteln müssen Sie an das Finanzamt nun:
- die Einkommensteuererklärung,
- Umsatzsteuererklärung und
- die Gewerbesteuererklärung, wenn Sie gewerbesteuerpflichtig sind.
Das ist Ihre Zusatzaufgabe bei den Rechnungen
Wahrscheinlich werden Sie bei Ihren Belegen 2013 auch einige Rechnungen haben, die Sie per E-Mail oder Internet-Download als PDF-Datei elektronisch erhalten haben – schließlich sind elektronische Rechnungen seit 1.7.2011 Papierrechnungen ja gleichgestellt. Sie müssen diese Rechnungen auch elektronisch unveränderbar dauerhaft abspeichern.
Papierrechnungen werden Sie natürlich ebenfalls nach wie vor erhalten. Für sie haben Sie sogar eine Zusatzaufgabe zu lösen: wie Sie sie nämlich betriebsprüfungssicher abspeichern.
Die Antwort: am besten auf CDs und DVDs, die nicht wiederbeschreibbar sind. Diese Datenträger bewahren Sie dann zusammen mit Ihren Papierbelegen auf.
Sortieren Sie Ihre Belege endlich richtig
Einfach nur die Belege nach Datum abzuheften ist nicht sinnvoll. So werden Sie Schwierigkeiten haben, etwas wiederzufinden. Und selbst wenn ein Steuerberater die Gewinnermittlung und die Steuererklärung für Sie übernimmt, sollten Sie Ihre Belege sinnvoll ordnen. Denn Ihr Steuerberater lässt sich diese Tätigkeit sonst natürlich teuer von Ihnen bezahlen.
Checkliste: So sollten Sie Ihre Belege sortieren
- Ordnen Sie Ihre Belege in folgende übergeordnete Kategorien ein:
- Betriebseinnahmen mit 7 % und 19 % Umsatzsteuer
- Betriebskosten nach Ausgabenkategorien wie etwa Arbeitsmittel, Fahrtkosten, Kosten für das häusliche Arbeitszimmer etc.
- Private Ausgaben wie Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen und Vorsorgebeiträge.
- Orientieren Sie sich möglichst eng an den Kostenarten auf den Steuerformularen oder wenn Sie eine Buchführungssoftware benutzen, an den dort vorgegebenen Sachkonten. Diese können Sie als Kategorien für Ihre Belegablage übernehmen. Das spart nachher Arbeit und Kosten.
- Legen Sie für jede Kategorie einen Ordner an. Haben Sie nur wenige Belege, reicht auch ein einziger Ordner, in den Sie für jede Kategorie Ihrer Belege ein Trennblatt einlegen.
- Innerhalb der einzelnen Kategorien und Unterkategorien sammeln Sie die Belege nach der zeitlichen Reihenfolge. Beginnen Sie immer zum 1.1. eines jeden Jahres mit einem neuen Ordner.
- Heften Sie vor jede Einnahmen- und Ausgabenkategorie eine Übersicht über die dort gesammelten Belege. Darin tragen Sie alle Daten ein, die Sie für Ihre Steuererklärungen benötigen. Diese können Sie dann direkt für Ihren Jahresabschluss übernehmen.
