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Was man über die Buchhaltung wissen muss

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Die Buchhaltung gehört nicht gerade zu den Lieblingstätigkeiten eines Unternehmers. Zu komplex wirken all die Vorschriften und Zahlen, mit denen man sich auseinander setzen muss. Dennoch führt kein Weg daran vorbei, diese Aufgabe exakt und fehlerfrei zu erledigen. Was genau die Buchführung ausmacht, worauf man besonders achten muss und wie man sich helfen lassen kann, zeigt dieser kleine Ratgeber.

Was bedeutet Buchhaltung genau?

Die Buchhaltung beschreibt einen Teil des Rechnungswesens, und zwar den externen. Das bedeutet, dass in ihr alle Geschäftsvorgänge erfasst werden, bei denen Geld aus dem Unternehmen nach außen oder umgekehrt fließt. Sie lässt sich in vier Bereiche unterteilen:

  • Die Finanzbuchhaltung beinhaltet alle finanziellen Transaktionen
  • In der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung werden Zahlungen an Angestellte erfasst und die entsprechenden steuerlichen und sozialen Abgaben vermerkt.
  • Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung besteht aus der Abwicklung aller eingehenden und ausgehenden Rechnungen.
  • Die Anlagenbuchhaltung erfasst alle Güter eines Unternehmens

Warum ist Buchhaltung so wichtig?

Als Unternehmen muss man dem Finanzamt spätestens am Ende jedes Geschäftsjahres den in diesem Zeitraum erwirtschafteten Gewinn vorlegen, der dann besteuert wird. Doch diese Angabe alleine reicht dem Fiskus nicht aus. Vielmehr will er genau wissen, wie dieser Gewinn zu Stande gekommen ist. Aus diesem Grund ist unerlässlich, alle finanziellen Bewegungen chronologisch und lückenlos zu verbuchen. So kann nachvollzogen werden, wofür ein Unternehmen Geld eingenommen und ausgegeben hat.

Welche Folgen haben Fehler bei der Buchführung?

Wer bei der Buchhaltung nicht genau arbeitet, muss damit rechnen, dass er schwere finanzielle Einbußen haben wird. Fehlen Unterlagen oder Belege, schätzt das Finanzamt den nachzuzahlenden Steuerbetrag. Dass eine solche Schätzung nicht unbedingt zu Gunsten des Betriebs ausfällt, dürfte die allerwenigsten überraschen. Und leider ist diese oftmals überhöhte Nachzahlung noch das günstigste Szenario. Es kann nämlich auch vorkommen, dass die gesamte Buchhaltung in Frage gestellt wird. In diesem Fall ist eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung keine Seltenheit. Dass die Bücher korrekt und lückenlos geführt werden, sollte auf der Prioritätenliste eines Unternehmens also sehr weit oben stehen.

Wer kann bei der Buchhaltung helfen?

Für viele Unternehmer ist das Führen der Bücher eine sehr unangenehme Aufgabe. Denn einerseits darf sie wie gesagt eigentlich keine Fehler aufweisen, zum anderen besteht sie aber aus unzähligen Vorschriften und Verboten, was sie nicht gerade unkompliziert macht. Dazu kommt, dass die Allerwenigsten so viel Erfahrung mit dem Rechnungswesen haben, dass sie es nebenbei erledigen können. Man braucht dafür also viel Zeit, die man eigentlich lieber in sein Kerngeschäft investieren möchte.

Wegen all dieser Gründe nutzen Unternehmen oft und gerne die Möglichkeit, ihre Buchhaltung auszulagern. Spezialisierte Buchhalter oder Steuerberater übernehmen die unliebsame Aufgabe. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Bücher sind stets korrekt und auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung. Außerdem landen sie immer pünktlich beim Finanzamt.

Die Zeit und die Nerven, die man sich so spart, haben aber natürlich ihren Preis. Besonders für kleine oder junge Unternehmen lohnt sich eine Auslagerung also eigentlich in den wenigsten Fällen. Einerseits müssen sie ohnehin an jeder Ecke sparen, andererseits ist die Buchhaltung oft nicht so umfangreich, dass man sie nicht selbst bewältigen könnte. Das gilt besonders dann, wenn man sie mit Hilfe einer speziellen Software erledigt. Diese praktischen Bürohelfer zeichnen sich durch benutzerfreundliche Eingabemasken aus. So können auch Laien alle Geschäftsvorgänge korrekt verbuchen und sparen sich sowohl den Ärger, der sonst im Nachhinein entstehen kann, als auch viel Geld. Denn günstiger als externe Dienstleister sind Softwarelösungen allemal. Bei einigen dieser Programme, etwa bei der Buchhaltungssoftware des Marktführers Lexware, hat man zudem die Möglichkeit, in einer kostenlosen Testphase herauszufinden, ob die eigenen Bedürfnisse und Anforderungen erfüllt werden.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Neben der Kostenersparnis ergibt sich ein weiterer großer Vorteil, wenn man sich selbst um seine Bücher kümmert: Aufgrund des detaillierten Einblicks ins Tagesgeschäft lassen sich strategische Planungen deutlich einfacher und sinnvoller durchführen. Auch in Gesprächen mit potentiellen Investoren ist es wichtig, die eigenen Möglichkeiten und Grenzen fundiert abschätzen zu können.

Als kleines Unternehmen oder als Freiberufler genießt man bei der Buchhaltung zudem große Vereinfachungen. Statt der doppelten Buchführung reicht nämlich die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Zur Gewinnermittlung genügt in diesem Fall eine relativ formlose Liste, auf der alle Einnahmen und Ausgaben gegenüber gestellt werden. Außerdem muss man keine gesonderte Jahresbilanz anfertigen und kann sich am Ende des Geschäftsjahres auch die zeitaufwändige Inventur verzichten, die buchhaltungspflichtige Unternehmen durchführen müssen.

Grundlagen der doppelten Buchhaltung

Als buchhaltungspflichtig gilt man dann, wenn man eines oder mehrere der folgenden Kriterien erfüllt:

  • Man erwirtschaftet innerhalb eines Geschäftsjahres mehr als 60.000 € Gewinn oder mehr als 600.000 € Umsatz
  • Man ist als Kaufmann im Handelsregister eingetragen
  • Die Rechtsform des eigenen Unternehmens ist AG, KG, ohG oder GmbH

In diesem Fall sieht die Buchführung deutlich anders aus. Denn um das Zustandekommen seines Gewinns zu dokumentieren, sind detaillierte Einträge in mehrere Bücher und Konten wichtig.

Bei den Büchern werden drei verschiedene Arten unterschieden:

  • Im Grundbuch werden zunächst – vergleichbar mit der EÜR – alle Geschäftsvorgänge chronologisch und lückenlos dokumentiert.
  • Im Hauptbuch werden sie in verschiedene Kategorien unterteilt.
  • Für jede dieser Kategorien gibt es ein eigenes Nebenbuch, in dem die jeweiligen Vorgänge erneut festgehalten werden müssen.

Bei den Konten wird zwischen Erfolgs- und Betragskonten unterschieden. Beide verfügen jeweils über eine Aktiva- und eine Passiva-Seite, auf denen die finanziellen Bewegungen nach verschiedenen Gesichtspunkten geordnet werden.

Bei beiden Formen der Buchhaltung gilt die Aufbewahrungspflicht. Alle Belege und anderen Dokumente, die das Unternehmen betreffen, müssen bis zu 10 Jahre aufgehoben werden, damit sie bei einer Steuerprüfung vorgezeigt werden können.

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