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Was Sie zu den Aufbewahrungsfristen ab 2013 wissen müssen

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Von Gerhard Schneider,

Die Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen sollen verkürzt werden – so war es vielfach in der Zeitung zu lesen. Doch die Erleichterungen sind mit dem Jahressteuergesetz 2013 gescheitert. Also bleibt es vorerst bei den bisherigen Regelungen.

 

Also bleibt es vorerst bei den bisherigen Regelungen. Hier die wichtigsten Fristen und Tipps, die Sie kennen sollten, auch wenn Sie jetzt noch nichts entsorgen können:
Wenn Sie erst kurze Zeit selbstständig sind, können Sie noch keine Unterlagen in den Reißwolf geben. Denn Steuerunterlagen müssen 10 bzw. 6 Jahre lang aufbewahrt werden:

10 Jahre aufbewahren6 Jahre aufbewahren
  • Bücher, Journale, Konten
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare mit den zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
  • Buchungsbelege, z.B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge, Lohn- bzw. Gehaltslisten
  • Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto
  • sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand- und Frachtunterlagen, Darlehensunterlagen, Mietverträge, Versicherungspolicen)und Geschäftsbriefe.

 

 

Doch dabei gibt es eine immer wieder übersehene Falle:
Das heißt auf den ersten Blick, dass Sie zum Beispiel Ihre Unterlagen 2012 am 1.1.2023 Unterlagen entsorgen können.
Aber Achtung: Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden, bzw. am Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde (§ 147 AO). Ihren Jahresabschluss 2012 stellen Sie mit Sicherheit erst in 2013 fertig. Das heißt: Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für den Abschluss 2012 beginnt erst am 1.1.2014 und endet damit erst am 31.12.2024. Diese Besonderheit kann dazu führen, dass Sie Unterlagen zu früh vernichten – was im Fall einer Überprüfung zu unangenehmen Auseinandersetzungen führen kann.
Um Ärger sicher auszuschließen, verlängern Sie die Aufbewahrungsfrist kurzerhand um ein Jahr.

Meine Empfehlung:
Wenn Sie Unterlagen aus Ihren Büro in den Keller einlagern wollen, um Platz zu schaffen, dann gehen Sie so vor: Packen Sie die Unterlagen, die Sie aufbewahren, pro Jahr in einen Karton. Versehen Sie den Karton gut sichtbar mit Steuerjahr und Vernichtungsjahr. Also zum Beispiel:
Steuerunterlagen 2012
Entsorgen ab: 1.1.2014

So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Aufbewahrungspflichten erfüllen, und können den Karton (wenn es so weit ist) entsorgen, ohne den Inhalt noch einmal anschauen zu müssen.

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