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Die elektronische Steuererklärung kommt – der Papierwust bleibt

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Eine Hoffnung erfüllt sich nicht: dass mit der elektronischen Übermittlung der Steuererklärung endlich der Papierkrieg vorbei ist. Wahrhaftig nicht. Der Papierkrieg geht auch mit der elektronischen Steuererklärung munter weiter.

 

Ihre Belege sammeln und ordnen Sie nach wie vor brav auf Papier in Ordnern – und das auch, wenn Sie in 2011 schon mehr und mehr Rechnungen per E-Mail erhalten haben.

Achtung: Für Ihre elektronischen Rechnungen müssen Sie sogar die Zusatzaufgabe lösen, wie Sie diese betriebsprüfungssicher abspeichern. Aber kein Problem. Wie Sie beides elegant lösen, lesen Sie ja gerade.

Bekommen Sie Ihre Belege endlich in den Griff

Einfach nur die Belege nach Datum abzuheften, ist nicht sinnvoll. So werden Sie Schwierigkeiten haben, etwas wiederzufinden. Und selbst wenn ein Steuerberater die Gewinnermittlung und die Steuererklärung für Sie übernimmt, sollten Sie Ihre Belege sinnvoll ordnen. Das lässt sich nämlich sonst der Steuerberater teuer von Ihnen bezahlen.

 

Checkliste: So ordnen Sie Ihre Belege

  1. Sortieren Sie Ihre Belege in folgende übergeordnete Kategorien ein: Betriebseinnahmen mit 7 % und 19 % Umsatzsteuer; Betriebskosten nach Ausgabenkategorien wie etwa Arbeitsmittel, Fahrtkosten, Kosten für das häusliche Arbeitszimmer etc.; Private Ausgaben wie Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen und Vorsorgebeiträge.
  2. Orientieren Sie sich möglichst eng an den Kostenarten auf den Steuerformularen oder wenn Sie eine Buchführungssoftware benutzen, an den dort vorgegebenen Sachkonten. Diese können Sie als Kategorien für Ihre Belegablage übernehmen. Das spart nachher Arbeit und Kosten.
  3. Legen Sie für jede Kategorie einen Ordner an. Haben Sie nur wenige Belege, reicht auch ein einziger Ordner, in den Sie für jede Kategorie Ihrer Belege ein Trennblatt einlegen.
  4. Innerhalb der einzelnen Kategorien und Unterkategorien sammeln Sie die Belege nach der zeitlichen Reihenfolge. Beginnen Sie immer zum 1.1. eines jeden Jahres mit einem neuen Ordner.
  5. Heften Sie vor jede Einnahmen- und Ausgabenkategorie eine Übersicht über die dort gesammelten Belege. Darin tragen Sie alle Daten ein, die Sie für Ihre Steuererklärungen benötigen. Diese können Sie dann direkt für Ihren Jahresabschluss übernehmen.

Bewahren Sie Ihre elektronischen Belege richtig auf

Wahrscheinlich werden Sie bei Ihren Belegen 2011 auch einige Rechnungen haben, die Sie per E-Mail oder Internet-Download als PDF-Datei elektronisch erhalten haben – schließlich sind elektronische Rechnungen seit 1.7.2011 Papierrechnungen gleichgestellt.

Sie müssen diese Rechnungen auch elektronisch unveränderbar dauerhaft abspeichern. Dafür kommen in erster Linie CDs und DVDs infrage, die nicht wiederbeschreibbar sind. Diesen Datenträger bewahren Sie dann zusammen mit Ihren Papierbelegen auf.

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