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Rechnungswesen: So bereiten Sie den Jahresabschluss 2017 betriebsprüfungssicher vor

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Jahresabschluss
Urheber: Gina Sanders | Fotolia

Von Heinz-Wilhelm Vogel,

Manche Kunden zahlen schleppend – oder gar nicht. Wenn selbst ein konsequentes Forderungsmanagement nicht mehr hilft, offene Forderungen einzutreiben, ist es für Sie umso wichtiger, die Bilanz der aktuellen Entwicklung anzupassen.

So wirken sich Forderungen in der Bilanz aus


Forderungen schlagen in der Bilanz stets in voller Höhe zu Buche. Stellt sich allerdings bis zur Bilanzierung heraus, dass die volle Begleichung einer Forderung zweifelhaft ist oder mit einem Zahlungseingang nicht mehr gerechnet werden kann, können Sie diese Forderung gewinnmindernd berichtigen und so Körperschaft- und Gewerbesteuer sparen.

Dann stellen sich Ihnen vorrangig folgende Fragen:

  • Wann ist eine Forderung als zweifelhaft bzw. uneinbringlich anzusehen, damit Sie wertmindernde Korrekturen vornehmen können?
  • Wann müssen die Anhaltspunkte vorliegen?
  • Und wann müssen Sie davon wissen?

Beispiel: Kunde meldet Insolvenz an


Stellen Sie sich vor, dass ein Vertragspartner insolvent wird. Unterscheiden Sie dazu folgende Fallkonstellationen, wobei von einer Lieferung im Jahr 2017 ausgegangen wird:

1. Fall: Sie erfahren nach der Lieferung, aber noch im Jahr 2017, dass Ihr Vertragspartner Insolvenz angemeldet hat.

Die Folge: Sie können die Forderung in der Bilanz 2017 niedriger ansetzen. Über die zu erwartende Ausfallquote kann der Insolvenzverwalter Auskunft geben.

2. Fall: Ihr Vertragspartner meldet Ende 2017 Insolvenz an. Das erfahren Sie jedoch erst Anfang 2018.

Auch hier können Sie Ihre Forderung im Wert geringer ansetzen. Entscheidend ist, dass die Insolvenzanmeldung im Jahre 2017 liegt und deshalb in der Bilanz für 2016 berücksichtigt werden kann.

3. Fall: Ihr Vertragspartner meldet im Jahr 2018 Insolvenz an.

Das bleibt in der Bilanz für 2017 unberücksichtigt. Sie setzen die Forderung also in voller Höhe an.

Beispiel: Kunde erhebt Gegenforderung

Sie haben die vereinbarte Lieferung bzw. Leistung erbracht und stellen Ihrem Kunden dafür das vereinbarte Entgelt, 7.500 € zuzüglich 19 % Umsatzsteuer, in Rechnung. Der Kunde jedoch bezahlt die Rechnung trotz wiederholter Mahnungen nicht.

Er begründet es damit, dass ihm in gleicher Höhe Gegenforderungen gegen Sie zustehen (z. B. Schadensersatzforderungen wegen vertragswidriger Lieferung bzw. Leistung oder Gegenforderungen aus früheren geschäftlichen Vorgängen).

Kurzerhand verrechnet er seine Forderung mit Ihrer Forderung (sogenannte Aufrechnung). "Unterm Strich" zahlt er also nichts mehr.

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Rechtliche Bewertung hängt von Ihrer Reaktion ab


Ob Ihre Forderung damit uneinbringlich ist oder nicht, hängt ganz von Ihrem eigenen Verhalten ab - konkret davon, ob Sie die Gegenforderung Ihres Kunden anerkennen oder nicht:

  • Erkennen Sie die Gegenforderung Ihres Kunden nicht an, ist Ihre Forderung uneinbringlich. Denn Sie müssen damit rechnen, dass Ihr Kunde Ihre Forderung unter Hinweis auf seine angebliche Gegenforderung auch weiterhin nicht begleichen wird.
  • Erkennen Sie die Gegenforderung an, ist Ihre eigene Forderung nicht uneinbringlich, sondern erloschen. Denn die Gegenforderung Ihres Kunden besteht zu Recht. Dass er mit seiner Gegenforderung gegen Ihre Forderung aufrechnet und nicht erst Ihre Forderung begleicht, um dann seine Gegenforderung geltend zu machen, hat umsatzsteuerlich keine Bedeutung.

Empfehlung: Uneinbringlich ist die Forderung auch dann, wenn Ihr Kunde substanziiert das Bestehen und die Höhe des vereinbarten Entgelts bestreitet. "Substanziiert" bedeutet, dass Ihr Kunde konkrete Gründe nennt, die zumindest auf den ersten Blick stichhaltig sind, und letzte Klarheit vermutlich erst ein Sachverständigen-Gutachten oder ein Gerichtsverfahren bringt.

Wie Forderungen bewertet werden 

  • einwandfrei

Bewertung: Zahlungseingang ist sicher: Sie können davon ausgehen, dass Ihr Vertragspartner zahlt.

Folgen: Die Forderung wird in voller Höhe angesetzt.

  • zweifelhaft

Bewertung: Zahlungseingang ist unsicher: Sie müssen konkret befürchten, dass Ihr Vertragspartner nur einen Teil der Forderung begleicht.

Folgen: Die Forderung wird mit dem erwarteten Zahlungsbetrag angesetzt; die Differenz zum vollen Nettobetrag wird abgeschrieben.

  • uneinbringlich

Bewertung: Sie können von Ihrem Vertragspartner keine Zahlung mehr erwarten.

Folgen: Die Forderung wird "ausgebucht", in der Bilanz also nicht mehr berücksichtigt.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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