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Achtung, Steuerfalle: Sind Ihre elektronischen Rechnungen abänderbar?

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Steuerfalle
Urheber: RRF | Fotolia

Von Markus Kahr,

„Welches Programm benutzen Sie, um Ihre Rechnungen zu schreiben, und wie generieren Sie Ihre Rechnungsnummern?“ So lautete die eigentlich harmlos anmutende Frage einer Betriebsprüferin an den Unternehmer im Rahmen einer Betriebsbesichtigung.

"Wir nutzen OpenOffice"

Der Unternehmer antwortete auf diese Frage, dass er das Programm OpenOffice nutzen würde. Er habe sich einen Vordruck erstellt, den er immer wieder aufruft, um ihn mit aktuellen Rechnungsdaten zu überschreiben. Nach Erstellung der Rechnung speichert er die Rechnung in einem separaten Jahresorder. Die Rechnungsnummern werden fortlaufend manuell vergeben und in einem Vokabelheft notiert.

Prüferin ließ Rechnung öffnen

Die Betriebsprüferin bat den Unternehmer, eine Rechnung aus dem Prüfungszeitraum (2016) aufzurufen und zu öffnen. Dies gelang erwartungsgemäß problemlos. Anschließend sollte der Unternehmer ein Detail der Rechnung (z. B. Anschrift oder die Menge und den Preis) ändern. Auch dies wurde vom Programm durchgeführt. Dass diese Rechnung dann auch noch unter dem alten Namen gespeichert werden konnte, versteht sich nahezu von selbst und bringt den Unternehmer in große Schwierigkeiten.

Unveränderbarkeit der Daten ist so nicht gegeben

Sie werden Ihr Vorgehen vielleicht wiedererkennen? Sie nutzen nicht OpenOffice, sondern Word und Excel? Auch diese Programme machen es nicht besser: Sie können keinen Nachweis führen, dass Ihre gespeicherte Ausgangsrechnung mit der gespeicherten Rechnung auf Ihrem Rechner übereinstimmt.

Fiskus legt Bestimmungen eng aus

Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB).

Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen daher so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen des § 146 Abs. 4 AO bzw. § 239 Abs. 3 HGB erfüllt sind. Für elektronische Dokumente und andere elektronische Unterlagen, die gemäß § 147 AO aufbewahrungspflichtig und nicht Buchungen oder Aufzeichnungen sind, gilt dies sinngemäß.

Beispiel:

Sie erstellen über Ihr Fakturierungssystem Ausgangsrechnungen und bewahren die inhaltlichen Informationen elektronisch auf (z. B. in seinem Fakturierungssystem). Die Lesbarmachung der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe aus dem Fakturierungssystem erfolgt jeweils unter Berücksichtigung der in den aktuellen Stamm- und Bewegungsdaten enthaltenen Informationen.

In Ihren Stammdaten ist im Jahr 2016 der Steuersatz von 16 % und der Firmenname des Kunden A hinterlegt. Durch Umfirmierung des Kunden von A zu B und Änderung des Steuersatzes auf 19 % werden die Stammdaten im Jahr 2017 geändert. Eine Historisierung der Stammdaten erfolgt nicht.

Somit sind Sie im Jahr 2017 nicht mehr in der Lage, die inhaltliche Übereinstimmung der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe mit den ursprünglichen Inhalten bei Lesbarmachung sicherzustellen. Dies führt zu einem schweren Mangel in Ihrer Buchführung.

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Folgen werden uneinheitlich gezogen

Obwohl für alle Finanzämter in Deutschland die identische Dienstanweisung des Bundesministeriums der Finanzen vom 14.11.2014, Az. IV A 4 - S 0316/13/10003, DOK 2014/0353090, gilt, werden aus diesem identischen Vor- gang unterschiedliche Rechtsfolgen gezogen:

Es kann Ihnen passieren, dass der Prüfer Ihre gesamte Buchführung verwerfen möchte, während ein anderer Betriebsprüfer diesen Sachverhalt erst gar nicht anspricht. Darauf sollten Sie sich nicht verlassen. Seien Sie vorbereitet und stellen mit Ihrem Systemhaus sicher, dass Ihre elektronisch erzeugten steuerlich relevanten Daten so archiviert werden, dass sie nicht mehr geändert werden können.

Es bleibt ein Rettungsanker

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen in Ihrem Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, gilt Folgendes:

Die Dokumente sind von Ihnen in der Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.

  • Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).
  • Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung in Ihrem Unternehmen im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.

Beispiel:


Sie erstellen Ihre Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung überschreiben Sie die hierfür verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung. Dies entspricht dem Beispielsfall aus der Einleitung auf der ersten Seite. In diesem Fall akzeptiert der Fiskus, dass Sie das Doppel des versendeten Schreibens nur als Papierdokument aufbewahren.

Achtung, hier droht Gefahr!

Bewahren Sie die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form auf (z. B. im File-System oder einem DMS-System), ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Das Verfahren muss von Ihnen dokumentiert werden. Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mithilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig.

Inhalt und Funktion des Dokuments sind entscheidend

  • Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung.
  • So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.
  • Dient eine E-Mail nur als "Transportmittel", z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).
  • Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index und elektronischem Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
  • Sie müssen sicherstellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet werden kann.
  • Stellen Sie durch organisatorische Maßnahmen sicher, dass das elektronische Dokument auch ohne Index verwaltet werden kann, und ist dies in angemessener Zeit nachprüfbar, ist aus diesem Grund die Buchführung nicht zu beanstanden.

Empfehlung

Alle Leser dieses Informationsdienstes nutzen für ihre Rechnungsstellung eine Software, denn ohne den Einsatz eines leistungsfähigen Rechnungsprogramms könnten Sie Ihr Unternehmen nicht führen. Als Steuerverantwortlicher sollten Sie sich in Ihrer EDV-Abteilung informieren, wie Ihre Rechnungen unabänderbar gespeichert werden, sofern Sie hiermit nicht ohnehin bereits betraut sind.

Gerade kleinere Unternehmen müssen über die Archivierung ihrer Geschäftsvorfälle nachdenken und benötigen in aller Regel mehr Beratung. Kleinunternehmen kann ich nur den Rat geben, keine Kopien/Dateien ihrer Rechnungen zu speichern. Denn nur dann akzeptiert der Fiskus ihren Papierausdruck. Sollten Sie jetzt noch Ihre Rechnungen elektronisch speichern, müssen sie unabänderbar sein, denn sonst schnappt die Steuerfalle zu.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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