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Die 3 häufigsten Fehlerquellen bei Ausgangsrechnungen

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Urheber: Andrey Popov | Fotolia

Von Markus Kahr,

Fehler und Missverständnisse gehören ebenso zum Geschäftsleben wie der Erfolg. Ihr Ziel und das Ihrer Mitarbeiter sollte darin liegen, so wenig Fehler wie möglich zu machen. Ist Ihre Fehlerquote niedrig, erspart dies und Ihren Mitarbeitern unnötige Arbeitszeit und schafft Platz für wichtigere Projekte. Nachfolgend stelle ich Ihnen die 3 häufigsten Fehlerquellen und die Möglichkeiten deren Eliminierung vor.

1. Fehlerquelle: Fortlaufende Rechnungsnummern

Ihre Rechnung muss eine einmalige Rechnungsnummer enthalten, die aus einer Kombination von Ziffern und/ oder Buchstaben bestehen kann. Sofern Ihre Rechnungen nicht über ein spezielles Warenwirtschaftssystem oder eine Spezialsoftware generiert werden, vergeben Sie die Rechnungsnummern manuell. Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die von Ihnen erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist dagegen nicht erforderlich.

Nutzen Sie ein einfaches Rechnungsnummernsystem

Um den Überblick Ihrer Rechnungsnummern nicht zu verlieren, empfehle ich Ihnen ein einfaches Rechnungsnummernsystem: Bilden Sie eine Kombination aus Jahr und laufender Rechnungsnummer. Beginnen Sie jedes Kalenderjahr mit einer neuen Nummerierung: 20160001: 1. Rechnung des Jahres 2016.

Empfehlung: Sofern Ihre Rechnungssoftware nicht automatisch eine Rechnungsnummer erzeugt, gehen Sie ganz einfach wie folgt vor: Damit Sie sicherstellen, Rechnungsnummern immer nur einmal zu vergeben, führen Sie entweder eine Excel-Liste oder nutzen Sie ein Vokabelheft. In beiden Listen tragen Sie die einmal vergebene Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Betrag und den Rechnungsempfänger ein. In der letzten Spalte erfassen Sie schließlich den Zahlungseingang. So haben Sie darüber hinaus mit sehr einfachen Mitteln auch ein funktionierendes Zahlungseingangssystem geschaffen.

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2. Fehlerquelle: Bedienungsfehler bei der Rechnungssoftware überfordert Ihre Mitarbeiter

Kaum zu glauben, aber wahr: Oftmals stehen Mitarbeiter bei der Benutzung einer Rechnungssoftware auf dem „Schlauch“. Da werden Rechnungsnummern so lange neu vergeben, bis die Rechnung inhaltlich stimmt. Diese Leer-Nummernvergabe fällt dann bei der nächsten Betriebsprüfung auf, nämlich dann, wenn der Prüfer feststellt, dass z. B. 20 Rechnungsnummern fehlen. Das bringt Sie als Steuerverantwortlichen durchaus in (vermeidbare) Erklärungsnöte.

Empfehlung: Sofern in Ihrem Unternehmen Rechnungsnummern automatisch vergeben werden, bewahren Sie den Fehldruck auf und kennzeichnen Sie ihn entsprechend. Wird im Rahmen einer Betriebsprüfung eine Lückenanalyse bezüglich Ihrer Rechnungsnummern durchgeführt, sind Sie auf der sicheren Seite, da Sie die Lücken sofort mit den entsprechenden Belegen aufklären können.

3. Fehlerquelle: Altes Geschäftspapier

Unabhängig von der Größe eines jeden Unternehmens wird zum Teil bei Kleinigkeiten gespart. So auch in einem Fall, den mir ein Betriebsprüfer geschildert hat: Das Unternehmen hatte die Rechtsform gewechselt. Auf dem bisherigen Briefpapier fehlten die 4 Buchstaben „GmbH“. Leider führte dies dazu, dass die offen ausgewiesene Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden musste. Es handelte sich um die Steuer nach § 14c UStG. Können die Empfänger nicht mehr ausfindig gemacht werden, gibt es keine Möglichkeit der Berichtigung. Entsorgen Sie daher veraltetes Geschäftspapier umgehend!

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