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Diese Vorgaben gelten für die Anerkennung von E-Kontoauszügen

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Kontoauszüge
Urheber: Finanzfoto | Fotolia

Von Heinz-Wilhelm Vogel,

Der elektronische Kontoauszug gewinnt als Alternative zum Papierauszug immer stärker an Bedeutung. Das gilt speziell bei gewerblichen Kunden. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format). Alternativ erfolgt die Übermittlung der Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei).

Das Finanzamt erkennt elektronische Kontoauszüge generell an. Der Grund: Für diese Form der Kontoauszüge gelten keine höheren Anforderungen als für elektronische Rechnungen. Was das im Betriebsalltag bedeutet, ergibt sich aus einer Information, die das Bayerische Landesamt für Steuern aktuell auf seiner Homepage verbreitet.

Danach gilt Folgendes: Die elektronischen Kontoauszüge müssen im Rahmen des internen Kontrollsystems auf ihre Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) überprüft werden. Das muss direkt bei Eingang der Kontoauszüge erfolgen. Stellen Sie sicher, dass die Kontrolle dokumentiert und protokolliert wird.

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In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge müssen auch in dieser Form aufbewahrt werden. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt somit nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO.

Die Finanzverwaltung sieht angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung bewusst davon ab, konkrete technische Standards für die Aufbewahrung festzulegen. Folgende Anforderung gilt aber immer: Die zum Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der AO, den GoB und den GoBD entsprechen. Das bedeutet insbesondere, dass die Kontoauszüge vollständig, richtig und unveränderbar gespeichert bzw. archiviert werden müssen.

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