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E-Rechnungen: die Zukunft im Betriebsalltag

 
Elektronische Rechnung
Urheber: peshkova | Fotolia

Von Heinz-Wilhelm Vogel,

Das ist im Bundestagswahlkampf nahezu untergegangen: Die alte Bundesregierung hat am 6.9.2017 die E-Rechnungs-Verordnung verabschiedet. Danach gelten künftig spezielle europarechtliche Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung, wenn es sich bei Ihren Auftraggebern um oberste Bundesbehörden (z. B. Bundesministerien) oder Verfassungsorgane (z. B. Bundestag) handelt.

Bei diesen Auftraggebern gelten die neuen Vorgaben ab 27.11.2018. Ein Jahr später erweitert sich der Anwendungsbereich auf alle übrigen Bundesbehörden. Es bleibt also noch gut ein Jahr Zeit, um sich auf die neue Form der elektronischen Rechnungsstellung vorzubereiten.

Warum die neuen Vorgaben schon jetzt Ihr Unternehmen betreffen

Möglicherweise zählen diese Auftraggeber (bislang noch) nicht zu Ihrem Kundenkreis. Das ist aber nahezu zweitrangig. Denn die neuen Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung werden eher kurz- als mittelfristig den Betriebsalltag nahezu aller Unternehmen beschäftigen.

Experten aus dem Rechnungswesen sehen in den neuen Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes den Start in ein neues Zeitalter der Rechnungsstellung für die gesamte Wirtschaft. Insbesondere auch deshalb, weil die neuen Vorgaben jedem Unternehmen die Chance eröffnen, bei der Rechnungsstellung in großem Umfang organisatorische Vereinfachungen und finanzielle Kosten-Spar-Potenziale zu realisieren.

Denn: Rechnungen sollen künftig nicht mehr ausgedruckt, kuvertiert und frankiert werden. Vielmehr soll es möglich sein, Rechnungen mit nur wenigen Klicks über ein webbasiertes Rechnungsportal des Bundes in dem einheitlichen Format XRechnung digital hochzuladen und an den Auftraggeber zu senden.

 

Die neue E-Rechnung hat ihren Ursprung im UStG


Auch für die neue E-Rechnung gelten die Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 1 UStG. Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Vorgaben muss zusätzlich folgende Voraussetzungen erfüllen: Sie

  • wird in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen und
  • liegt in einem Format vor, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Achtung: Eine Bilddatei, ein PDF-Dokument oder eine eingescannte Rechnung wird den EU-Anforderungen an eine E-Rechnung voraussichtlich nicht mehr genügen.

Empfehlung

Die neue E-Rechnung gemäß den EU-Vorgaben ist die Zukunft. Ich empfehle Ihnen, sich ab sofort fortlaufend über die Details dieser neuen Form der Rechnungsstellung zu informieren, damit sich Ihr Unternehmen frühestmöglich auf die neue Entwicklung einstellen kann. Am besten ernennen Sie einen Mitarbeiter zum "Beauftragten für die neuen E-Rechnungen". In "Rechnungswesen aktuell" werde ich Sie fortlaufend über die weitere Entwicklung informieren - und insbesondere auch über die vielen noch zu regelnden Details dieser neuen Form der elektronischen Rechnungsstellung. Dazu versorge ich Sie in gewohnter Weise selbstverständlich auch mit typischen Beispielen und praktischen Arbeitshilfen wie insbesondere Checklisten und Übersichten.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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