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E-Rechnungen versenden: Brauchen wir das O. K. unserer Kunden?

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Rechnung
Urheber: Andrey Popov | Fotolia

Von Heinz-Wilhelm Vogel,

Leserfrage: Brauchen wir die Zustimmung unserer Kunden, um ihnen E-Rechnungen zuzusenden?

Antwort: Mit E-Rechnungen können Sie nur dann arbeiten, wenn Ihre Kunden damit einverstanden sind. Ob Ihre Kunden ihr Einverständnis explizit erklären müssen, ist nicht gesetzlich geregelt. Das bedeutet:

  • Das Einverständnis kann mündlich oder schriftlich und insbesondere auch per E-Mail mitgeteilt werden.
  • Ihre Kunden können auch noch nach Zugang der elektronischen Rechnung erklären, dass sie mit dieser Form der Übermittlung der Rechnung einverstanden sind. Im Umkehrschluss bedeutet dies aber auch: Ihre Kunden können der elektronischen Übersendung einer Rechnung widersprechen. Und was für Ihre Kunden gilt, gilt in gleicher Weise auch für Sie gegenüber Ihren Lieferanten.

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So versenden Sie Ihre Rechnungen per E-Mail


Klären Sie bereits bei Entgegennahme eines Auftrags, ob Ihre Kunden damit einverstanden sind, dass sie die Rechnungen später per E-Mail erhalten. Stimmen Ihre Kunden zu, sollten Sie das dann auch mit in die Auftragsbestätigung hineinnehmen.

Formulierungsbeispiel:


Wie vereinbart, werden wir Ihnen unsere Rechnung elektronisch an Ihre E-Mail-Adresse übermitteln, die Sie uns wie folgt aufgegeben haben: max. mustermann@kleinstadt.de Alternativ können Sie auch in Ihren „allgemeinen Geschäftsbedingungen“ regeln, dass Sie berechtigt sind, Rechnungen per E-Mail zu verschicken.

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