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Dieser Gratis-Download erläutert die Rechnungspflichtangaben, damit Sie bei der Eingangskontrolle nichts übersehen. Aber auch bei der Erstellung...

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Muster: So fordern Sie in der Praxis eine ordnungsgemäße Rechnung an

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Urheber: Andrey Popov | Fotolia

Von Markus Kahr,

Ihre Rechnungskontrolle dient keinem Selbstzweck. Zunächst prüfen Sie, ob die Ihnen in Rechnung gestellten Lieferungen und Leistungen tatsächlich erbracht worden sind. In einem zweiten Schritt prüfen Sie, ob die Ihnen vorliegende Eingangsrechnung alle erforderlichen Rechnungspflichtangaben enthält.

Denn kleinste Fehler können zum Verlust Ihres Vorsteueranspruchs führen. Werden fehlerhafte Rechnungspflichtangaben erst vom Finanzamt beanstandet, kostet deren Berichtigung Ihre Zeit, Ihre Nerven und oftmals auch Ihr Geld (Verzinsungsproblematik). Deshalb sollten Sie bzw. Ihre Mitarbeiter die Rechnungseingangskontrolle bereits bei Eingang der Rechnung durchführen.

Machen Sie Ihren Geschäftspartner auf einen Fehler bei seinen Rechnungspflichtaufgaben aufmerksam

Fehler werden meistens aus Unkenntnis begangen. Nicht jeder Ihrer Lieferanten ist um seine Ein- und Ausgangsrechnungen so bemüht, wie Sie es sind. Ich rate Ihnen daher, Ihren Geschäftspartner zunächst hinsichtlich des Problems einer ordnungsgemäßen Rechnung zu sensibilisieren, um anschließend die konkreten Fehler anzusprechen. Hierzu können Sie die nachfolgenden Mustertexte verwenden:

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Mustertextempfehlung „Rechnungsberichtigung“

Sehr geehrte Damen und Herren,

die Rechnungspflichtangaben sind in den letzten Jahren immer wieder verschärft worden. Damit unser Unternehmen den Vorsteuerabzug geltend machen kann, ist es notwendig, dass Sie eine Rechnung erteilen, die dem aktuellen Stand entspricht. Die von Ihnen ausgestellte Rechnung entspricht diesen Anforderungen noch nicht. Um uns und Ihnen in ein paar Jahren die Arbeit zu ersparen, alte Rechnungen berichtigen zu müssen, weil sie von der Betriebsprüfung beanstandet werden, bitte ich Sie, die nachfolgend angekreuzten Pflichtangaben nachzuholen und uns eine neue Rechnung zu erteilen. Erst dann haben wir die Sicherheit, dass uns der Vorsteuerabzug aus Ihrer Rechnung erhalten bleibt. Daher sehe ich Ihre bisherige Rechnung als gegenstandslos an.

Beachten Sie die Rechnungspflichtangaben

Rechtsgrundlage für die Rechnungspflichtangaben ist § 14 Abs. 4 UStG. Nur wenn die nachfolgenden Punkte in Ihrer Rechnung enthalten sind, liegt mir eine formal richtige Rechnung vor, die unser Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Sie tragen das Vorsteuer-Risiko

Ihre Rechnungseingangskontrolle und die Beanstandung von Fehlern in den Rechnungen Ihrer Geschäftspartner sind kein Selbstzweck, sondern schützt Sie davor, dass Ihnen ein Betriebsprüfer Ihren Vorsteuerabzug versagt. Sie müssen dann Jahre später berichtigte Rechnungen beschaff en und investieren zusätzlich Zeit und Nerven.

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