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Nutzen Sie die Möglichkeiten des E-Rechnungs-Gesetzes schon heute für Ihr Unternehmen

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Komputer, E-Rechnung
Urheber: chagin | Fotolia

Von Markus Kahr,

Die Möglichkeit, Ihre Rechnungen elektronisch zu versenden, besteht schon seit einigen Jahren. Dennoch verzichten viele Unternehmen nach wie vor auf die Vorteile dieser Methode. Die Bundesregierung will dies jetzt ändern.

So soll die Rechnungsstellung gegenüber Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung durch private Unternehmen zukünftig in elektronischer Form möglich sein. Hierauf weist das Bundesministerium des Inneren aktuell hin (vgl. Kabinettbeschluss vom 13.7.2016).

Elektronischer Rechnungsanteil liegt bei Bundesbehörden im 1-stelligen Prozentbereich

Die Bundesregierung will den Anteil an elektronischen Rechnungen, die die jeweiligen Bundesbehörden erreichen, deutlich steigern. Dieser Trend ist nicht nur in Deutschland, sondern auch in der EU zu beobachten. So soll innerhalb der EU die elektronische Abrechnung als vorherrschende Methode bis 2020 etabliert werden.

Das sind die wesentlichen Inhalte des E-Rechnungs-Gesetzes

Die Kosten für die elektronische Rechnungsstellung, die Ihnen als Nutzer, insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen entstehen, sollen durch eine Erleichterung der elektronischen Rechnungsstellung minimiert werden.

Weiterhin ist mit der elektronischen Rechnungsstellung eine Reduzierung von steuerrechtlichen Verpflichtungen verbunden, die zu einer Senkung der Bürokratiekosten für die Wirtschaft führt.

Gesetz tritt in 2 Stufen in Kraft

Das E-Rechnungs-Gesetz tritt – bei Verabschiedung –

  • ab dem 27.11.2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft,
  • für alle übrigen Behörden gilt es ab dem 27.11.2019.

Bundesverwaltung bietet ebenfalls elektronische Rechnungen an

Zugleich verpflichtet sich die Bundesverwaltung selbst, zukünftig Rechnungen an Bürger und Unternehmen in elektronischer Form zu übermitteln, wenn der Rechnungsstellung ein elektronischer Bestellvorgang vorangegangen ist, beispielsweise im Web-shop einer Bundesbehörde.

Sie müssen den Anstoß für den Umdenkprozess geben

Als Steuerverantwortlicher sind Sie an der „Rechnungsfront“. Wenn Sie nicht den Anstoß zur elektronischen Rechnungsstellung geben, wird in Ihrem Unternehmen wohl niemand auf die Idee kommen, dies anzugehen. Oft geschieht es lediglich aus Unkenntnis der jeweiligen Möglichkeiten. Dabei führt an der elektronischen Rechnung perspektivisch kein Weg vorbei.

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Die Zeit zum Umdenken ist gekommen

Hand aufs Herz: Was spricht gegen die elektronische Rechnungsstellung? „Das haben wir schon immer so gemacht“, können Sie kaum ins Feld führen. Ist doch der elektronische Versand viel einfacher, schneller und vor allem erheblich günstiger.

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung auf einen Blick

Nachfolgend für Sie die Vorteile des elektronischen Rechnungsverfahrens gegenüber dem papiergebundenen Verfahren.

Übersicht: 2 Verfahren im Vergleich

Rechnungseingang

Papiergebundenes Verfahren: Sie erhalten Ihre Rechnungen auf Papier und müssen Sie öffnen. Sie werden mit einem Eingangsvermerk versehen.

Elektronisches Verfahren: Sie erhalten Ihre Eingangsrechnung per E-Mail. In aller Regel erfolgt die Übertragung im PDF-Format. Sie leiten die Rechnung zur Prüfung an den Mitarbeiter weiter. Vorteil: Zeit gewinnen, Komfort Rechnungsprüfung - Sie prüfen die Rechnung auf inhaltliche Ordnungsgemässigkeit

Übernahme in die Buchhaltung

Papiergebundenes Verfahren: Alle Rechnungen werden von Ihren Mitarbeitern in Ihre Buchhaltungssoftware übernommen. Je nach Unternehmen scannen Sie die Rechnungen mittels des OCR-Verfahrens ein oder Ihre Mitarbeiter erfassen manuell die wesentlichen Rechnungsdaten wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsaussteller, Rechnungsbetrag usw.

Elektronisches Verfahren: Mittels Ihrer Software wird Ihre Eingangsrechnung extrahiert und automatisch in Ihre Buchhaltung eingelesen. Mit dem ZUGFeRD (Dateiformat) weiß Ihre Software, wo die für Ihr Unternehmen notwendigen Angaben in der elektronischen Eingangsrechnung zu finden sind. Vorteil: Zeit gewinnen

Fehleranfälligkeit

Papiergebundenes Verfahren: Sofern die Rechnungsdaten manuell in Ihre Buchführung übernommen werden, ist dies besonders fehleranfällig.
Der mit der Eingabe betraute Mitarbeiter ermüdet sehr schnell. Papiergebundenes Verfahren Je nach Rechnungseingangsaufkommen besteht ein hoher Zeitdruck, die Daten zu übernehmen. Hierbei kann es leicht zu Fehleingaben kommen.

Elektronisches Verfahren: Ein Fehler ist so gut wie ausgeschlossen. Die für Ihre Buchhaltung notwendigen Daten werden der elektronischen Rechnung entnommen. So können Ihre Mitarbeiter auch große Datenmengen in kürzester Zeit fehlerfrei in Ihre Buchhaltungssoftware übernehmen. Sämtliche Flüchtigkeitsfehler werden wirksam vermieden. Vorteil: Profit, Komfort, Sicherheit

Ausgangsrechnungen

Papiergebundenes Verfahren: Sie erstellen zeitaufwendig Ihre Ausgangsrechnungen, drucken sie aus, kuvertieren und übergeben sie der Post. Je nach Postlaufzeit erreicht Ihre Rechnung den Empfänger nach ein bis 3 Tagen.

Elektronisches Verfahren: In dem Moment, in dem Sie im papiergebundenen Verfahren den Druckauftrag anstoßen, versenden Sie im elektronischen Verfahren Ihre Rechnung. Sie erreicht den Empfänger quasi bereits in derselben Sekunde. Vorteil: Profit

Verknüpfung mit Ihrer Buchführung

Papiergebundenes Verfahren: Die Papierrechnung lässt sich nur dann mit dem jeweiligen Buchungssatz verknüpfen, wenn sie zuvor manuell eingescannt worden ist. Dies ist ein sehr aufwändiges Verfahren. Bei einer rein manuellen Erfassung kann Ihre Buchhaltung nur auf die erfassten Daten zugreifen. Bei Rückfragen muss die Rechnung dann aus dem Archiv herausgesucht werden.

Elektronisches Verfahren: Da Ihnen die Rechnung elektronisch im PDF-Format vorliegt, können Sie sie mit dem Buchungssatz verknüpfen. So haben Sie jederzeit Zugriff auf alle Daten der Rechnung. Aufwendige Scanarbeiten entfallen. Auch das Heraussuchen aus Ihrem Archiv gehört der Vergangenheit an. Vorteil: Zeit gewinnen, Komfort

Elektronische Signatur

Papiergebundenes Verfahren: Nicht erforderlich

Elektronisches Verfahren: Seit dem 1.7.2011 sind elektronische Rechnungen den Rechnungen auf Papier gleichgestellt. Eine digitale Signatur ist nicht mehr erforderlich. Vorteil: Komfort durch Gleichstellung mit Papierrechnung

Archivierung

Papiergebundenes Verfahren: Alle Belege bewahren Sie im Originalformat auf. Je nach Rechnungsaufkommen sind schnell mehrere Meter Regalfläche gefüllt.

Elektronisches Verfahren: Sie archivieren Ihre Daten elektronisch. Eine handelsübliche Festplatte reicht hierfür vollkommen aus.
Vorteil: Komfort, Platzsparend

Empfehlung: Der entscheidende Vorteil der elektronischen Rechnung besteht darin, dass die Rechnungsdaten, die Ihnen oder von Ihnen mittels ZUGFeRD übertragen werden, von Ihrer Buchhaltungssoftware automatisch ausgelesen wer- den können. Die Daten werden also automatisiert in Ihre Buchhaltung übernommen. Aus meiner Sicht spricht nichts gegen die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung. Machen Sie dies zur Chefsache und sprechen Sie mit Ihrem EDV-Verantwortlichen und Ihrer Geschäftsführung, wie Sie die elektronische Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen einführen können.

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