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Rechnungen per E-Mail? Mit elektronischen Rechnungen richtig umgehen

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Von Astrid Engel,

Elektronische Rechnungen sind inzwischen bei Einkäufen im Internet üblich. Vor allem im Privatbereich hat man sich daran gewöhnt. Doch im Geschäftsverkehr werden noch immer mehr als 2/3 aller Rechnungen über die Post versandt, denn die meisten Unternehmen vertrauen auf die bewährte Rechnungspraxis mit schriftlichen Rechnungen.

Elektronische Rechnungen sind inzwischen bei Einkäufen im Internet üblich. Vor allem im Privatbereich hat man sich daran gewöhnt. Doch im Geschäftsverkehr werden noch immer mehr als 2/3 aller Rechnungen über die Post versandt, denn die meisten Unternehmen vertrauen auf die bewährte Rechnungspraxis mit schriftlichen Rechnungen.

Erleichterungen gelten rückwirkend

Mit dem Inkrafttreten des "Steuervereinfachungsgesetzes 2011" wurde die Umsatzsteuerfalle entschärft, die viele Unternehmen davon abgehalten hat, elektronische Rechnungen zu akzeptieren und selbst zu versenden. Die Erleichterungen gelten rückwirkend ab 1.7.2011 - das ist jetzt amtlich.

Tipp: Nehmen Sie die Neuregelung zum Anlass, jetzt selbst verstärkt auf E-Rechnungen zu setzen! Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Für Sie als Rechnungsteller bergen elektronische Rechnungen einen enormen Effizienzgewinn. Zudem sparen Sie erhebliche Kosten beim Versand per E-Mail: Die Papierausdrucke, die Kuvertierung und das Porto entfallen.
  • Als Empfänger profitieren Sie ebenfalls, denn Ihre Aufbewahrungskosten sinken. Statt die Rechnung in einem Ordner abzulegen, der über 10 Jahre in einem Archivraum liegen muss, speichern Sie die Daten platzsparend und schnell elektronisch.

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Elektronische Rechnungen korrekt aufbewahren 

Es ist nicht zulässig, elektronische Rechnungen nur auszudrucken und als Ausdruck aufzubewahren. Bei einer Betriebsprüfung wird der Vorsteuerabzug aus so aufbewahrten Rechnungen nicht anerkannt! Vielmehr sind das Ihre Pflichten:

1. Speichern Sie elektronisch empfangene und gesendete Rechnungen auf Ihrem PC ab - am besten in speziell dafür eingerichteten Ordnern.

2. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren legen Sie dann nach Jahresende alle Rechnungen auf einem nicht mehr veränderbaren Datenträger ab (z. B. nur einmalig beschreibbare CD-ROMs, DVDs).

3. Die Dokumente auf dem Datenträger müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Diese Regelung ist nicht neu, sondern gilt auch für andere zur Besteuerung relevante elektronische Unterlagen, wie z. B. für die elektronische Buchführung und Gewinnermittlung oder für elektronische Geschäftsbriefe. Die Aufbewahrungsfrist dauert 10 Jahre (§ 14b UStG; § 147 AO).

Begleitdokumente genauso aufheben! 

Lieferscheine, Bestellbestätigungen, Überweisungsbelege etc. brauchen Sie nicht zur Dokumentation Ihres innerbetrieblichen Kontrollverfahrens aufzubewahren.

Das heißt: Sie sind für die Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug) nicht relevant. Aber Sie müssen solche Dokumente dennoch archivieren. Denn als empfangene Handels- und Geschäftsbriefe unterliegen sie einer 6-jährigen Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). 

Die Dokumente helfen Ihnen zudem, bei einer Betriebsprüfung des Finanzamts nachzuweisen, dass Sie den Zahlungsanspruch aus der damit verbundenen Rechnung geprüft haben.

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