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Rechnungs- und Mahnwesen: Damit Ihre Kasse klingelt

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Von Iris Schuler,

Sie sind mit Ihrer Auftragslage total zufrieden. Stimmt das wirklich? Denn werden Sie tatsächlich für jeden Auftrag bezahlt? Die Umsätze sind leider nicht alles, sie müssen tatsächlich auch auf dem Konto landen und es gibt viele Unternehmen, die schon um ihre Existenz bangen mussten, weil die Kunden eine so schlechte Zahlungsmoral hatten.

Versuchen Sie mit einem kreativem Rechnungs- und Mahnwesen, Ihre Kunden zum schnellen Zahlen zu bewegen, damit Ihre Zahlungsfähigkeit langfristig gesichert ist.

Hier ein paar Tipps:

  • Mahnen Sie konsequent und regelmäßig, zum Beispiel einmal die Woche. Der nicht zahlende Kunde bekommt so das Gefühl, dass Sie keine Ruhe geben werden bevor Sie nicht bezahlt wurden.
  • Nehmen Sie bei Mahnungen Abstand von den Standardformulierungen. Die ersten Mahnstufen dürfen auf jeden Fall noch freundlich sein, vielleicht sogar mit ein bisschen Humor. Der Sinn des Textes muss jedoch immer klar sein: Es geht um die Ihnen zustehende Bezahlung. Wichtig ist zudem, dass Sie den Kunden immer persönlich ansprechen.
  • Informieren Sie in der ersten Mahnstufe, dass jetzt der richtige Zeitpunkt ist, Reklamationen oder Unstimmigkeiten anzugeben. Kommt daraufhin keine Reaktion, ist dies später schwer oder gar nicht mehr möglich.
  • Weisen Sie darauf hin, dass ab einer gewissen Mahnstufe Mahngebühren oder Zinsen anfallen. Wenn Sie also ab der dritten Mahnstufe Gebühren berechnen wollen, sollte in die zweite Mahnstufe ein Hinweis dazu kommen.
  • Spätestens ab der dritten Mahnstufe wird es ernst. Sie haben Ihre Leistung erbracht, es gibt keine Reklamationen, also kein Grund, nicht zu bezahlen. Falls Ihnen an einer weiteren Zusammenarbeit mit dem Kunden liegt, ist ein Anruf empfehlenswert, um gemeinsam eine Lösung zu besprechen, falls beispielsweise im Moment eine Zahlung nicht möglich ist. Ein Anruf oder ein persönlicher Besuch können auch schon vorher effektiv sein. 

Die Rechnung muss eine Aufforderung sein, sofort zu bezahlen und nicht irgendwann. Achten Sie deshalb darauf, dass sachlich und steuerrechtlich alles korrekt ist. Die Rechnung sollte zudem ein eindeutiges Zahlungsziel enthalten und einen zusätzlichen Hinweis, dass Sie Ihren Auftrag pünktlich erledigt haben.

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