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Sie als Unternehmen gehen volles Risiko ein, wenn Sie Word- oder Excel-Rechnungen nutzen

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Word- und Excel-Rechnung
Urheber: golubovy | Fotolia

Von Markus Kahr ,

Ja, Sie haben richtig gelesen: Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen Word oder Excel, um Ihre Rechnungen zu schreiben, gehen Sie das Risiko ein, dass die Finanzverwaltung Ihre gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß ansieht. Es drohen Ihnen Hinzuschätzungen. Möglich wird dies durch die GoBD.

GoBD gelten für alle Unternehmen

Die GoBD gelten seit dem 1.1.2017 für alle Unternehmen, gleichgültig, ob es sich um einen Konzern oder einen Einzelunternehmer handelt. Diese Abkürzung steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie fallen unter das GoBD, wenn Sie in Ihrem Unternehmen E-Mail mit steuerlich relevanten Inhalten, Software für Ihre Buchführung oder eine elektronische Kasse nutzen. Das BMF hat sich ausführlich mit den Einzelheiten beschäftigt. Das Schreiben vom 14.11.2014, Az. IV A 4 - S 0316/13/10003, DOK 2014/0353090, habe ich speziell für die Anforderung an Ihre Software aufbereitet.

Achtung bei Word und Excel!

Eine der Grundideen der GoBD ist, dass alle in Ihrem Unternehmen anfallenden Daten so gespeichert werden, dass sie unveränderbar sind. Sollte es zu Änderungen kommen, müssen diese protokolliert werden - und genau an dieser Stelle scheitern Word und Excel.

Beispiel: Sie erstellen mithilfe von Excel eine Ausgangsrechnung und speichern sie unter dem Namen 2017-0847 ab. Hierzu wählen Sie ein extra Verzeichnis, das Sie Ausgangsumsätze 2017 nennen, und sind der Meinung, alles richtig gemacht zu haben. Leider muss ich Ihnen jetzt sagen, dass Ihre Word- und Excel-Rechnungen ganz einfach verändert werden können. Sie erfüllen mit der Speicherung der Rechnungen auf Ihrem Computer oder in der Cloud nicht die Anforderungen, die der Fiskus an Sie stellt.

Es droht eine Hinzuschätzung

Halten Sie die GoBD in Ihrem Unternehmen nicht ein, tappen Sie in die GoBD-Falle. Im Fall einer Betriebsprüfung kann Sie das die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung kosten: Es droht Ihnen eine Zuschätzung Ihrer Einnahmen.

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

Weder Sie noch eine andere Person dürfen eine Buchung oder Aufzeichnung so verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später ausgeführt wurden. Deshalb muss das zum Einsatz kommende DV-Verfahren die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Belege, Grundaufzeichnungen, Buchungen), nach diesem Zeitpunkt nicht mehr unterdrückt, überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.

Die Unveränderbarkeit Ihrer Daten können Sie sowohl durch die Hardware, die Software als auch organisatorisch gewährleisten.

Word- und Excel-Dateien sind leicht änderbar

Word und Excel sind leicht änderbare Dateiformate. Die Speicherung und Ablage von Word- oder Excel-Dateien in einem Datei-System (z. B. Windows Explorer, Dropbox oder Ähnliches) sind nicht GoBD-konform. Betroffen sind Ihre Word- und Excel-Rechnungen auch dann, wenn Sie diese nur speichern und nicht als Mailanhang versenden. Einzelheiten regelt hier die Textziffer 120 des o. g. BMF-Schreibens zur GoBD. Speichern Sie eine Word- oder Excel-Rechnung als solche in einem "File-System" (z. B. WINDOWS - Dateimanager), gilt sie als elektronisches Dokument. Sie müssen dafür Sorge tragen, dass sie unveränderbar abgespeichert wird. Ob Sie die Rechnung per Post oder elektronisch versenden, ist unerheblich. Sie haben daher nur 2 Möglichkeiten:

Ein DMS-System schafft Abhilfe

Word und Excel können Sie nur dann weiterverwenden, wenn Sie ggf. mithilfe Ihres Steuerberaters zusätzliche Maßnahmen zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit einführen und dokumentieren. Erforderlich sind sowohl technische als auch organisatorische Verfahren. Gleiches gilt für die Speicherung und Archivierung von Belegen und Dokumenten in Dateisystemen.

Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index und elektronischem Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Sie müssen sicherstellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet werden kann. Können Sie das in Ihrem Unternehmen durch organisatorische Maßnahmen gewährleisten und ist dies in angemessener Zeit nachprüfbar, ist Ihre Buchführung vom Finanzamt nicht zu beanstanden.

Reaktion des Fiskus ist noch ungewiss

Wie ich eingangs erläutert habe, gelten die GoBD für alle Unternehmen. Nach Größen wird hierbei nicht unterschieden. Ob sich diese Auffassung in der Praxis halten wird, ist noch vollkommen ungewiss. Es muss nach meinem Verständnis einen Unterschied geben, ob ein Handwerksbetrieb im Jahr 80 Rechnungen erstellt oder ein Konzern täglich mehrere 100 Rechnungen versendet.

Empfehlung: Um auf Nummer sicher zu gehen, empfehlen wir Ihnen, je nach Größe Ihres Unternehmens, eine DMS-Lösung. DMS steht dabei für Daten-Management-System. Setzen Sie hier besser auf eine ausgereifte Software, die Ihnen bekannte Hersteller anbieten, als auf kostenfreie Software, die Sie im Internet finden. Die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung hängt vom eingesetzten System ab.

Ihre Rechnung gilt als Papierrechnung

Sie erstellen Ihre Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung wird die hierfür von Ihnen verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben.

In diesem Fall ist es zulässig, dass Sie die Kopie Ihres Schreibens nur als Papierdokument aufbewahren.

Werden die gesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich von Ihnen in elektronischer Form aufbewahrt (z. B. im File- oder einem DMS-System), ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Dann hilft Ihnen nur noch die erste Möglichkeit.

Das von Ihnen eingesetzte Verfahren muss dokumentiert werden. Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mithilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig.

Sie sind verantwortlich

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit, also die Einhaltung der GoBD, tragen Sie allein als Leiter der Steuerabteilung oder als Unternehmer. Dies gilt auch dann, wenn Sie Ihre Buchführung z. B. durch einen Steuerberater erledigen lassen.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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