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Wie Sie die steuerlich relevanten Daten richtig archivieren

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Urheber: Sashkin | Fotolia

Von Markus Kahr,

Unabhängig davon, ob in Ihrem Unternehmen Belege in Papierform oder elektronisch anfallen, sind Sie für deren Archivierung verantwortlich. Im Fall einer Betriebsprüfung müssen Sie die Belege in ihrer jeweiligen Form vorlegen können.

Beispiele

  • Papierbelege: Ihnen liegt eine Eingangsrechnung über Toner für Ihren Kopierer über 600 € zzgl. Umsatzsteuer vor, die Sie heute per Post erhalten haben.
  • elektronische Belege: Sie haben eine PDF-Rechnung von Amazon über einen neuen Drucker in Höhe von 500 € zzgl. Umsatzsteuer erhalten.

Bei Ihren Papierbelegen erfolgt die Sicherung vor Verlust z. B. durch eine laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Lieferscheine und Rechnungen, durch laufende Ablage in besonderen Mappen und Ordnern, durch zeitgerechte Erfassung in Grund(buch-)aufzeichnungen oder durch laufende Vergabe eines Barcodes und anschließen- des Scannen.

Bei Ihren elektronischen Belegen kann die laufende Nummerierung automatisch vergeben werden (z. B. durch eine eindeutige Belegnummer). Die Belegsicherung kann organisatorisch und technisch mit der Zuordnung zwischen Beleg- und Grund(buch-)aufzeichnung oder Buchung verbunden werden.

Ausdruck von elektronischen Belegen bringt nichts

Wenn Sie die elektronisch empfangene Amazon-Rechnung ausdrucken und anschließend wie einen Papierbeleg behandeln, haben Sie nichts gewonnen. Sie sind verpflichtet, die Rechnung so zu archivieren, wie Sie sie erhalten haben. Das beutet, dass Sie die Rechnung elektronisch archivieren.

Eindeutige Zuordnung der Belege ist notwendig

Die Zuordnung zwischen dem einzelnen Beleg und der dazugehörigen Grund(buch-)aufzeichnung oder Buchung kann anhand von eindeutigen Zuordnungsmerkmalen (z. B. Index, Paginiernummer, Dokumenten-ID) und zusätzlichen Identifikationsmerkmalen für die Papierablage oder für die Such- und Filtermöglichkeit bei elektronischer Belegablage gewährleistet werden.

Gehören zu Ihrer Grund(buch-)aufzeichnung oder Buchung mehrere Belege – beispielsweise eine Rechnung verweist für Menge und Art der gelieferten Gegenstände nur auf einen Lieferschein –, bedarf es zusätzlicher Zuordnungs- und Identifikationsmerkmale für die Verknüpfung zwischen den Belegen und der Grund(buch-)aufzeichnung oder Buchung.

Diese Zuordnungs- und Identifizierungsmerkmale aus dem Beleg müssen bei der Aufzeichnung oder Buchung in die Bücher oder Aufzeichnungen übernommen werden, um eine progressive und retrograde Prüfbarkeit zu ermöglichen.

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Buchungstext mit dem Hinweis auf die Blattnummer des Kontoauszugs ist unzureichend

Die Ablage Ihrer Belege und die Zuordnung zwischen Ihrem Beleg und Ihrer Aufzeichnung müssen in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

So kann z. B. Beleg- oder Buchungsdatum, Kontoauszugnummer oder Name bei umfangreichem Beleganfall mangels Eindeutigkeit in der Regel kein geeignetes Zuordnungsmerkmal für den einzelnen Geschäftsvorfall sein.

Allein unter Verweis auf die Kontoauszugsnummer, ohne zusätzliche Angabe der Blatt- und der Positionsnummer ist eine Zuordnung von Beleg und Aufzeichnung oder Buchung in angemessener Zeit nicht nachprüfbar.

Beispiel


Ein Unternehmen mit ausschließlich unbaren Geschäftsvorfällen erhält nach Abschluss eines jeden Monats von seinem Kreditinstitut einen Kontoauszug in Papierform mit vielen einzelnen Kontoblättern.

Für die Zuordnung der Belege und Aufzeichnungen erfasst der verantwortliche Buchhalter im Unternehmen ausschließlich die Kontoauszugsnummer. So sollte es aber nicht laufen! Besser ist es, wenn Sie konkret angeben, worum es geht, und auf den Kontoauszug mit Angabe des jeweiligen Blatts verweisen.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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