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Darf Ihr Mitarbeiter einen ihm überlassenen Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. In der Praxis stehen Ihnen...

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Dienstwagen: Seien Sie kategorisch

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Von Midia Nuri,

Immer wieder gibt es Krach mit dem Betriebsprüfer, ob ein Mitarbeiter seinen Dienstwagen nun privat mitbenutzt oder nicht. Ist das der Fall und der Mitarbeiter hat kein Fahrtenbuch geführt, sackt der Fiskus nämlich auf 1 % vom Bruttolistenpreis für den Wagen Lohnsteuer ein. Ein schmerzlich spürbarer Betrag für die meisten Mitarbeiter.

 

Das gilt rechtlich

Der BFH hat 2010 geurteilt, das Finanzamt dürfe die 1-%-Regelung nur noch dann anwenden, wenn konkrete Anhaltspunkte für die private Nutzung des Fahrzeugs vorliegen (Az.: VI R 46/08).

Klingt gut, ist aber praktisch wertlos. Denn seit der Entscheidung hat sich der Streit nun auf die Frage verlagert, ob ein konkreter Anhaltspunkt besteht oder nicht.

Das bedeutet für Sie:
Diesen Anhaltspunkt dürfen Sie dem Betriebsprüfer nicht liefern – sonst sind Ihr Mitarbeiter und Sie geliefert. Denn wer haftet? Klar, zunächst einmal Sie als Arbeitgeber.

So sollten Sie es nicht machen

Gut gemeint ist oft das Gegenteil von gut gemacht. Das zeigt ein typisches Beispiel von Regelung, für das ein Unternehmen und einer seiner leitenden Angestellten vor dem Finanzgericht Münster abgewatscht wurden.

Der Angestellte fuhr einen Dienstwagen. Mit dem Unternehmen war folgendes vertraglich vereinbart: „Die Nutzung des Firmenfahrzeugs erstreckt sich nicht auf den privaten Bereich.“

Allerdings war das nicht alles – dann wäre die Sache klar gewesen. Außerdem war dazu noch Folgendes geregelt: „Das Fahrzeug darf ausschließlich durch den Mitarbeiter genutzt werden.“

 

Warum das Finanzamt von einer Privatnutzung ausging

Eine Betriebsprüfung stand ins Haus, in deren Anschluss das Finanzamt trotz der glasklaren, schriftlich fixierten Klauseln davon ausging, dass der Mitarbeiter seinen Dienstwagen privat mitnutzte und den geldwerten Vorteil nach der 1-%-Methode der Lohn- und Einkommensteuer unterwarf.

Der Grund:
In der Vereinbarung über die Nutzung des Dienstwagens gab es noch eine weitere Regelung. „Im Bedarfsfall wird der Ehegatte (Lebenspartner) zugelassen.“

Auf diese Regelung verwies das Finanzamt und bekam vom Finanzgericht Münster recht. Die Finanzrichter stellten fest: „Im Bedarfsfall“ sei keine ernst zu nehmende Einschränkung, außerdem fehle eine Beschränkung des Bedarfsfalls auf dienstliche Fahrten (Az.: 5 K 1240/09 E).

So machen Sie es richtig

1. Keine Gefälligkeitsvereinbarung
Warnen Sie die Dienstwagenfahrer in Ihrem Unternehmen vor steuerlichen Tricksereien. Und: Dass Sie mit den Dienstwagenfahrern in Ihrem Unternehmen keine Gefälligkeitsvereinbarungen treffen können, versteht sich von selbst.

2. Kontrolle nicht erforderlich
Soll die private Mitbenutzung des Dienstwagens ernsthaft ausgeschlossen werden – und nur das wird das Finanzamt akzeptieren –, vereinbaren Sie mit den betreffenden Mitarbeitern am besten, dass der Dienstwagen außerhalb von Geschäftsreisen auf dem Betriebsgelände abgestellt werden muss. Hier sollten Sie kategorisch sein.

3. Nur schriftliche, keine mündlichen Absprachen
Als „heißer Tipp“ wird immer wieder gehandelt, das Finanzamt auf ein Verbot der privaten Mitbenutzung des Dienstwagens zu verweisen, das dem Mitarbeiter gegenüber auch noch einmal ausdrücklich mündlich ausgesprochen worden sei. Wenn das den Fakten entspricht und sich beweisen lässt, können Sie versuchen, damit durchzukommen.

Wertlos ist eine mündliche Vereinbarung aber schon dann, wenn im Arbeitsvertrag steht: „Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Schriftform.“ Mündliche Absprachen sind damit rechtlich und steuerlich wirkungslos.

4. Die Nummer Sicher: ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch zu führen, ist und bleibt der wasserdichteste Schutz vor der Annahme des Finanzamts, der Dienstwagenfahrer nutze seinen Wagen nicht ausschließlich dienstlich.

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