Dienstwagen sind bei Arbeitnehmern ja sooooooooooo beliebt. Doch die Sache hat einen kleinen Haken:
Keine Probleme mit der Steuer und der Sozialversicherung haben Sie bei Ihrer Entgeltabrechnung, wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug ausschließlich für seine Dienstfahrten nutzt. Immer dann, wenn eine private Nutzung von Ihnen eingeräumt wird, werden Steuern und Beiträge beeinflusst. Denn die Privatnutzung gilt als „geldwerter Vorteil“ – und der muss besteuert werden. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten:
1-%-Regelung
Bei der so genannten 1-%-Regelung wird der geldwerte Vorteil aus dem inländischen Bruttolistenpreis des Fahrzeugs ermittelt. Diesen können Sie für die Berechnung auf volle 100 € abrunden.
Unerheblich ist hierbei, ob Sie den Wagen neu oder gebraucht erworben haben. Es gilt immer der Bruttolistenneupreis im Zeitpunkt der Erstzulassung. Zusätzlich muss Ihr Mitarbeiter für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 0,03 % des inländischen Bruttolistenneupreises je Entfernungskilometer versteuern. Beiträge zur Sozialversicherung sind für den entsprechenden geldwerten Vorteil ebenfalls zu entrichten.
Einzelnachweis bzw. Fahrtenbuchmethode
Bei der zweiten Berechnungsvariante, dem Einzelnachweis bzw. der Fahrtenbuchmethode, sind die tatsächlich angefallenen Kosten inklusive Abnutzung zu ermitteln.
Der Anteil der Kosten, der auf die Privatfahrten und die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Ihres Mitarbeiters entfällt, gehört als geldwerter Vorteil zum steuer –und beitragspflichtigen Arbeitsentgelt.
Der „Haken“:
Es ist nicht so, dass generell eine der Varianten zu einem günstigeren Ergebnis führt. Die Entscheidung, welche Form der Besteuerung gewählt werden soll, kann nur im jeweiligen Einzelfall getroffen werden.
Die Entscheidung, welche steuerliche Variante gewählt wird, kann unter anderem von diesen Punkten abhängig sein:
- Der Mitarbeiter nutzt den Wagen nur in geringem Umfang privat.
- Das Firmenfahrzeug ist bereits vollständig abgeschrieben.
- Das Fahrzeug wurde als gebrauchtes Fahrzeug, aber mit einem hohen Bruttolistenneupreis erworben.
- Es fallen nur geringe Kosten bei einem vergleichsweise hohen Bruttolistenpreis an oder
- der Mitarbeiter hat einen weiten Weg von der Wohnung zu seiner Arbeitsstätte.
Die folgende Übersicht möglicher Überlassungsvarianten und deren Besteuerung hilft Ihnen und Ihrem Mitarbeiter, die richtige Entscheidung zu treffen:
| Überlassung für private Zwecke | |
| Variante 1: 1 % des Bruttolistenneupreises monatlich | Variante 2: Einzelnachweis über die privaten km x tatsächlich angefallene Kosten pro km |
| Überlassung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte | |
| Variante 1: Entfernungskilometer x 0,03 % x Bruttolistenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung | Variante 2: Pauschal von Ihnen als Arbeitgeber versteuerter Anteil: Entfernungskilometer x 0,30 € x Arbeitstage Nach Steuerkarte versteuerter Rest des Arbeitnehmers: Entfernungskilometer x 0,03 % x Bruttolistenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung |
| Überlassung für private Zwecke und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte | |
| Variante 1: 1 % des Bruttolistenneupreises zuzüglich 0,03 % des Bruttolistenneupreises x Entfernungskilometer | Variante 2: 1 % des Bruttolistenneupreises zuzüglich pauschal versteuert: Entfernungskilometer x 0,30 € x Arbeitstage zuzüglich der Differenz, die nach Steuerkarte zu versteuern ist: Entfernungskilometer x 0,03 % x Bruttolistenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung |
| Variante 3: Ermittlung der gesamten Privatfahrten. Hierunter fallen auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Privat ermittelte Kilometer x tatsächlich angefallene Kosten pro km. | |
Die beiden oben genannten Methoden sind gesetzlich geregelt und eine dieser Methoden ist bei der Entgeltabrechnung Ihres Mitarbeiters für die Berechnung des geldwerten Vorteils zwingend zugrunde zu legen.
Nach dem Gesetzeswortlaut soll vorrangig die 1-%-Regelung angewandt werden. Sie kommt immer dann zur Anwendung, wenn Sie und Ihr Mitarbeiter sich nicht ausdrücklich entscheiden, nach dem Einzelnachweis abzurechnen.
Tipp: Ein Wechsel von der einen zur anderen Methode ist zwar innerhalb eines Kalenderjahres nicht zulässig. Sie legen in Abstimmung mit Ihrem Mitarbeiter ggf. im Vorhinein für ein Kalenderjahr fest, dass anstelle der 1-%-Regelung die individuelle Nutzungswertermittlung gewählt werden soll. Zum Jahresanfang aber können Sie wechseln. Und:
Eine Ausnahme besteht dann, wenn innerhalb des Jahres das Fahrzeug gewechselt wird. Auch dann kann der Mitarbeiter auf die für ihn günstigere Variante umsteigen.
