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Darf Ihr Mitarbeiter einen ihm überlassenen Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. In der Praxis stehen Ihnen...

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Privatfahrten mit dem Dienstwagen: Diese 3 Regelungen dürfen nicht fehlen, um steuerrechtlich unangreifbar zu sein

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Firmenwagen
Urheber: vege | Fotolia

Von Heinz-Wilhelm Vogel,

Wenn Betriebsprüfer gleich am ersten Tag eine „Duftmarke setzen“ wollen, nehmen sie sich oft als Erstes die steuerliche Abrechnung der Dienstwagen vor, die Mitarbeitern zur privaten Mitbenutzung überlassen wurden. Hier gibt es fast immer etwas zu beanstanden.

Im Visier der Betriebsprüfer sind bei der Gelegenheit naturgemäß auch die Regelungen, die mit den Dienstwagenfahrern getroffen wurden.

Die Regelungen über die Überlassung eines Dienstwagens auch zur privaten Mitbenutzung müssen nicht zwingend in Form eines gesonderten Vertrags getroffen werden; sie können ebenso gut auch Bestandteil des Arbeitsvertrags sein. Je ausführlicher die Regelungen ausfallen, desto besser ist es jedoch, sich für einen gesonderten Vertrag zu entscheiden. Ob Sie sich bei der Überlassung eines Firmenwagens auch zur privaten Mitbenutzung nun für kurze und prägnante oder ausführliche und detaillierte Regelungen entscheiden: Achten Sie darauf, dass die Regelungen in sich stimmig und widerspruchsfrei sind.

Zusatz-Service

  • Zusätzlich zu den Beispielformulierungen in diesem Beitrag finden Sie unter www.rechnungs wesen-aktuell.org das Beispiel für einen umfassenden Fahrzeug-Überlassungsvertrag.
  • Ich empfehle Ihnen, sich an den dortigen Formulierungen zu orientieren, um sicherzustellen, dass die Regelungen, die Sie mit den Dienstwagenfahrern in Ihrem Unternehmen treffen, in sich stimmig und widerspruchsfrei sind.
  • Um Ihnen dies zeit- und arbeitssparend zu ermöglichen, können Sie das Vertragsbeispiel leicht und einfach in Ihre Firmen-EDV übernehmen und an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

1. Angaben zum Fahrzeug

Legen Sie vertraglich genau fest, welche „Wagenklasse“ dem Mitarbeiter zustehen soll. Sie können buchstäblich alles regeln: Hersteller, Fahrzeugtyp, Preisklasse, Sonderausstattung.

Ebenso empfiehlt es sich, vertraglich klarzustellen, ob der Mitarbeiter Anspruch darauf hat, stets das neueste Modell zu fahren. Diesen Anspruch lässt sich mancher Mitarbeiter zusichern, wenn ein Fahrzeugwechsel ansteht, eine bestimmte Kilometerleistung erreicht oder ein bestimmter Zeitraum abgelaufen ist.

Formulierungsbeispiel:

Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer für die Dauer des Dienstvertrags einen Pkw (Neuwagen) des Typs ... mit folgender Sonderausstattung ... zur dienstlichen und privaten Nutzung zur Verfügung. Der Arbeitnehmer hat unabhängig von der Kilometerleistung alle ... Jahre (z. B. 2 Jahre) Anspruch auf einen neuen Firmenwagen.

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2. Umfang der Nutzung

Es soll vorkommen, dass eine private Mitbenutzung des Dienstwagens „pro forma“ vertraglich ausgeschlossen, vom Arbeitgeber dann aber doch geduldet wird. Sinn und Zweck der Trickserei ist es, auf diese Weise die Besteuerung des geldwerten Vorteils nach der 1%-Regelung zu umgehen.

Finanzamt und Finanzgerichte reagieren in solchen Fällen betont misstrauisch – und wenden die 1%-Regelung gleichwohl an. Das gilt erst recht dann, wenn die vertraglichen Regelungen widersprüchlich sind.

So verhielt es sich z. B. in einem Fall, in dem die private Mitbenutzung des Dienstwagens vertraglich ausgeschlossen war. An anderer Stelle des Vertrags fand sich aber folgende Regelung: „Im Bedarfsfall wird der Ehegatte (Lebenspartner) zugelassen.“

Für das Finanzamt war damit klar, dass der vertragliche Ausschluss der privaten Mitbenutzung nicht ernsthaft gemeint war. Schließlich durfte ja sogar der Ehegatte bzw. Lebenspartner den Wagen fahren. „Im Bedarfsfall“ sei keine ernst zu nehmende Einschränkung – und überhaupt fehle eine Beschränkung des Bedarfsfalles auf dienstliche Fahrten.

3. Rückgabe des Fahrzeugs

  • Unterscheiden Sie bei einem Zurückbehaltungsrecht danach, ob der Firmenwagen ausschließlich zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung steht oder der Mitarbeiter ihn auch privat mitbenutzen darf:
  • Wurde der Firmenwagen ausschließlich zur dienstlichen Nutzung bereitgestellt, hat der Mitarbeiter selbst bei berechtigten Gegenansprüchen kein Zurückbehaltungsrecht. Die verweigerte Herausgabe stellt sogenannte verbotene Eigenmacht dar; das Unternehmen kann Schadensersatzansprüche, unter Umständen insbesondere Nutzungsausfall, geltend machen.
  • Ist der Mitarbeiter dagegen auch zur privaten Mitbenutzung des Dienstfahrzeugs berechtigt, ist die Überlassung des Fahrzeugs also Bestandteil der Vergütung, hat er ein Zurückbehaltungsrecht, sofern berechtigte Gegenansprüche aus dem Dienstverhältnis bestehen (z. B. offene Gehaltszahlungen). Dieses Zurückbehaltungsrecht kann nur einzelvertraglich, nicht aber in einem Formular-Arbeitsvertrag bzw. Formular-Firmenwagen-Überlassungsvertrag ausgeschlossen werden.

Damit Sie auf der sicheren Seite sind: Checkliste mit den wichtigsten Fragen zur Überlassung eines Dienstwagens

Welche Art der Nutzung soll vereinbart werden:

  • Ausschließlich dienstliche Nutzung?
  • Zusätzlich auch private Mitbenutzung?

Enthält die Regelung Angaben zu/zum/zur Hersteller, Fahrzeugtyp, Preisklasse, Sonderausstattung? Wer wählt den Dienstwagen aus:

  • Das Unternehmen?  
  • Sie selbst?

Wer trägt die Kosten für die Anschaffung des Dienstwagens:

  • Ausschließlich das Unternehmen?
  • Das Unternehmen mit Ausnahme einer detailliert aufgeführten Sonderausstattung, deren Kosten der Mitarbeiter trägt?
  • Leistet der Mitarbeiter eine Zuzahlung zu den Anschaffungskosten, um in eine höhere Wagenklasse zu kommen?

Erhält der Mitarbeiter bei Rückgabe des Dienstwagens einen finanziellen Ausgleich für eine von ihm finanzierte Sonderausstattung? Wann soll das Fahrzeug an den Mitarbeiter übergeben werden:

  • Zu Beginn des Dienstverhältnisses?
  • Zu einem bestimmten Zeitpunkt während des laufenden Dienstverhältnisses? Wann soll die Überlassung des Dienstwagens enden:
  • Bei Beendigung des Dienstverhältnisses?
  • Darf das Fahrzeug während einer etwaigen Freistellung uneingeschränkt auch privat weitergenutzt werden?
  • Steht dem Mitarbeiter ein gleichwertiges Ersatzfahrzeug zu, wenn der Leasingvertrag für den Dienstwagen endet, der Dienstvertrag aber noch fortdauert?

Wie soll die private Mitbenutzung des Fahrzeugs steuerlich erfasst werden:

  • Nach der 1%-Methode?
  • Auf der Basis eines Fahrtenbuchs?

Wird bei Führung eines Fahrtenbuchs eine bestimmte Aufzeichnungsform vereinbart:

  • Handschriftliche Eintragungen in ein papiernes Fahrtenbuch?
  • Eintragungen in ein elektronisches Fahrtenbuch?

Egal, ob herkömmliches oder elektronisches Fahrtenbuch: Wer schafft es an? Wer darf das Fahrzeug nutzen:

  • Ausschließlich der Mitarbeiter zum persönlichen Gebrauch?
  • Auch sein Ehegatte bzw. Lebenspartner?

Hat sich das Unternehmen ausdrücklich verpflichtet, folgende Kosten zu übernehmen:

  • Haftpflichtversicherung?
  • Fahrzeugvollversicherung bzw. Teilkaskoversicherung?
  • Betriebskosten?
  • Reparaturkosten?
  • Wartungskosten?

Wer gibt etwaige Wartungs- und Reparaturarbeiten in Auftrag? Wird dem Mitarbeiter während etwaiger Wartungs- und Reparaturarbeiten ein Ersatzfahrzeug zur Verfügung gestellt:

  • Ab dem ersten Tag des Fahrzeugausfalls?
  • Ab einem späteren Zeitpunkt (z. B. ab 10. Tag)?
  • Erhält der Mitarbeiter für Tage ohne Ersatzfahrzeug einen finanziellen Ausgleich?

In welchem Umfang übernimmt das Unternehmen die Benzinkosten:

  • Für Dienstreisen (in der Regel in voller Höhe)?
  • Für Privatfahrten (in der Regel bis zu einer bestimmten Kilometerzahl pro Jahr)? Wie werden die vom Unternehmen nicht übernommenen Benzinkosten abgerechnet (z. B. monatlich, vierteljährlich, halbjährlich)?

Steht der Dienstwagen dem Mitarbeiter auch bei einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als 6 Wochen zur privaten Mitbenutzung zu?

Ist geregelt, wie die private Mitbenutzung des Dienstwagens während einer etwaigen Elternzeit gehandhabt werden soll?

Können Sie den Dienstwagen auch während einer etwaigen Altersteilzeit uneingeschränkt privat mitbenutzen?

Gibt es konkrete Verhaltensvorschriften im Falle eines Verkehrsunfalls?

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