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Darf Ihr Mitarbeiter einen ihm überlassenen Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. In der Praxis stehen Ihnen...

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„Was muss ich beim Fahrtenbuch beachten?“

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Von Gerhard Schneider,

Frage: „Ich habe mich im Januar selbstständig gemacht und habe jetzt erstmals ein Auto, das ich als Firmenwagen über den Betrieb laufen lasse. Ich will ein Fahrtenbuch führen. Was muss ich dabei besonders beachten?“

 

Antwort: Ein neues Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) zeigt deutlich worauf Sie besonders achten sollen: Wer Fahrtenbuch führt, braucht Disziplin.
In dem jetzt veröffentlichten Fall hat der BFH die strengen Mindestanforderungen an ein Fahrtenbuch festgezurrt (BFH, Urteil vom 12.10.2012, Az. III B 78/12). Die Richter verweisen auf ihre Rechtsprechung. Danach handelt es sich beim Fahrtenbuch nur dann um ein geschlossenes Verzeichnis, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Die Fahrten werden in einer gebundenen oder jedenfalls in einer in sich geschlossenen Form festgehalten.
  • Nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen sind ausgeschlossen oder zumindest deutlich als solche erkennbar.
  • Die Fahrten werden geordnet und in ihrem fortlaufenden zeitlichen Zusammenhang wiedergegeben.
  • Die Aufzeichnungen weisen eine ordentliche und damit im Wesentlichen eine übersichtliche äußere Form auf.

Dadurch wird deutlich: Ein Fahrtenbuch fordert Disziplin. Doch davon sollten Sie sich nicht abschrecken lassen. Wenn Sie Ihren Firmenwagen überwiegend betrieblich nutzen, können Sie durch das Fahrtenbuch häufig größere Summen sparen: einige Hundert Euro Steuern Vorteil pro Jahr gegenüber der sonst üblichen 1-%-Methode zur Abrechnung sind oft möglich.

 

Beachten Sie die Voraussetzung

Nur wenn Sie Ihren Wagen zu mindestens 50 % betrieblich nutzen, können Sie zwischen der 1-%-Methode und der Abrechnung per Fahrtenbuch wählen.

Was Sie im Fahrtenbuch festhalten

Im Fahrtenbuch müssen Sie jede zurückgelegte Strecke einzeln aufführen. Dazu verlangt das Finanzamt die folgenden Angaben:

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder dienstlichen Fahrt
  • Reiseziel (bei Umwegen Reise­route)
  • Reisezweck und Gesprächspartner
  • Bei Privatfahrten genügt die Angabe der Kilometerzahl; zur besseren Übersicht sollten Sie aber auch die km-Stände zu Beginn und am Ende der Fahrt angeben
  • Für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb genügt ebenfalls ein kurzer Vermerk (z.??B. „Fahrt ins Büro“)

Die Gefahr

Das Fahrtenbuch ist eines der beliebtesten Objekte für strenge Finanzbeamte und Betriebsprüfer. Denn kleine Fehler, Ungereimtheiten oder Lücken schleichen sich beim täglichen Führen schnell ein. Diese Fehler nehmen die Finanzbeamten dann sofort zum Anlass, das gesamte Fahrtenbuch für nichtig zu erklären und den Privatanteil mit der 1-%-Methode anzusetzen. Das kann zu erheblichen Nachzahlungen führen! Ob Ihr Fahrtenbuch in Ordnung ist, prüfen die Beamten gern jährlich. Denn das Fahrtenbuch geben Sie mit Ihrer Steuererklärung ab, wenn das Finanzamt Sie dazu auffordert. Das ist fast immer der Fall.

Steuern und Bilanzierung aktuell

Egal ob es um korrekte und günstige Abrechnung Ihrer Reisekosten, die Abschreibung und Besteuerung Ihres Firmen-Pkws, die richtige Vorgehensweise beim Führen eines Fahrtenbuchs oder anderer betrieblich genutzter Wirtschaftsgüter geht. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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