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Darf Ihr Mitarbeiter einen ihm überlassenen Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. In der Praxis stehen Ihnen...

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Ziehen Sie bei der Privatnutzung des Dienstwagens Grenzen

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Von Arno Schrader,

Die Frage: Herr Schrader, was sollen wir bei der Privatnutzung unserer Firmenfahrtzeuge beachten? Ist es sinnvoll und rechtlich möglich, die Privatnutzung einzuschränken?

Die Antwort: Sie sollten in jedem Fall die Privatnutzung von Dienstwagen einschränken. Wie umfassend Sie das gestatten wollen, ist Ihre freie Entscheidung. Es ist sogar möglich, jede Privatnutzung von Ihrer vorherigen Zustimmung als Arbeitgeber abhängig zu machen.

Falls Sie die Privatnutzung des Dienstwagens keinerlei Einschränkungen unterwerfen, sondern umfassend gestatten, birgt das erhebliche Risiken. Sie haben nämlich keinerlei Kontrolle mehr über die zu erwartende Kilometerlaufleistung. Dies kann hinsichtlich des Versicherungstarifs Probleme bereiten und im Einzelfall bei der Kalkulation der Verschleißkosten Schwierigkeitenbringen.
Vertragliche Regelungen haben ebenfalls Vor- und Nachteile. Der Vorteil: Sie können den Umfang der Privatnutzung des Dienstwagens gezielt steuern und kontrollieren. Der Nachteil: Mitarbeiter können schnell die Motivation verlieren.

Sinnvoll sind Regelungen, die für die private Dienstwagennutzung ein festes monatliches Limit festlegen oder die Privatnutzung auf einen bestimmten räumlichen und zeitlichen Bereich beschränken. Haben Sie den Dienstwagen geleast, ist es besonders wichtig, Kontrolle über die Kilometerlaufleistung zu haben. Die meisten Leasingverträge haben für die Laufzeit feste Kilometerbegrenzungen. Werden die festgelegten Werte überschritten, wird es am Vertragsende teuer. Daher sollten Sie die Privatnutzung eines Dienstwagens nur bis zu einer bestimmten Jahreslaufleistung gestatten. Der mögliche Privatnutzungsanteil hängt vom Umfang der dienstlichen Nutzung ab. Je mehr Kilometer aus dienstlichen Gründen gefahren werden, desto weniger bleiben für die Privatnutzung.
Tipp: Wenn Sie einen Dienstwagen zur Privatnutzung ohne Begrenzung freigeben, bedeutet dies nicht automatisch, dass auch jeder damit fahren darf. Selbst Familienangehörigen des Mitarbeiters ist die Nutzung des Fahrzeugs nur gestattet, wenn Sie dies im Dienstwagenüberlassungsvertrag gestattet haben. Ob Sie neben Ihrem Arbeitnehmer auch anderen Personen die Nutzung erlauben, ist wiederum Ihre freie Entscheidung. Enge Familienangehörige, insbesondere Ehepartner oder Lebensgefährten, als Fahrer zuzulassen, ist üblich und meist nicht allzu problematisch. Sollen hingegen auch die volljährigen Kinder Ihres Mitarbeiters einen Dienstwagen steuern dürfen, müssen Sie unbedingt prüfen, ob dabei keine Vorgaben der betrieblichen Kfz-Versicherung verletzt werden. Viele Versicherer schließen nämlich bei Firmenwagen Personen unter 21 Jahren als Fahrer aus.
Achtung: Auch Fahrten ins Ausland bergen zusätzliche Risiken. Aus diesem Grund sollten Sie Privatfahrten ins Ausland generell untersagen oder zumindest von Ihrer ausdrücklichen Erlaubnis im Einzelfall anhängig machen.

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