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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Akten und Möglichkeiten der Vernichtung

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Urheber: Sashkin | Fotolia

Von Günter Stein,

Unternehmerinnen und Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet, kaufmännische Unterlagen aufzubewahren. Das ist im Handelsgesetzbuch in den Paragrafen 238 und 257 festgelegt. Außerdem regelt die Abgabenordnung in Paragraf 147 die Aufbewahrungsfristen für kaufmännische Dokumente.

Neben diesen beiden übergeordneten Gesetzen greifen weitere Vorschriften. Dazu gehören

  • das Produkthaftungsgesetz,
  • das Steuerrecht,
  • das Zivilrecht,
  • das Aktiengesetz,
  • das Banken- und Versicherungsgesetz,
  • das Beamtenrecht.

Eine Aufbewahrungsfrist beginnt immer dann, sobald ein Kalenderjahr endet, in dem ein Dokument hergestellt wurde. Ist ein Papier beispielsweise am 01.05.2008 hergestellt worden, beginnt die Verjährungsfrist nach Abschluss des Jahres 2008, also am 01.01.2009. Auf dieser Grundlage ergeben sich konkrete Aufbewahrungszeiträume per Gesetz. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen mindestens 6 und maximal 10 Jahre, in seltenen Fällen 30 Jahre. Ausnahmen gelten, wenn ein Straftatverdacht besteht.

Über Jahre gesammelte Daten wollen auch wieder vernichtet werden. Genauso sorgfältig, wie die Datensicherung erfolgte, sollte nun die Datenvernichtung vonstattengehen. Für Papier lassen sich typische Aktenvernichter in diversen Größen nutzen. Die Webxeite aktenvernichter.org geht auf die unterschiedlichen Ansprüche von Einzelunternehmern sowie kleinen, mittleren und großen Unternehmen näher ein. Es gibt Modelle, die auf den Papierkorb aufgesetzt werden oder spezielle Aktenvernichteter die digitale Datenträger wie CD-ROMs zerschneiden. Außerdem gibt ein Ratgeber Tipps zum Umgang mit blockierten Geräten, berät über die Wartung und Pflege von Aktenvernichtern oder erläutert im Detail, was keinesfalls in einen Aktenvernichter gehört.

Falls der Aktenberg unüberwindbar erscheint, können Firmen professionelle Datenvernichtungs-Unternehmen beauftragen, die Ihnen die Arbeit komplett abnehmen. Bevor Firmeninhaber jedoch mit der Vernichtung beginnen, sollten Sie sichergehen, dass sie keine Akten zerstören, die sie noch aufbewahren müssen. Typische Aufbewahrungsfristen gängiger Belege in Unternehmen gelten wie folgt:

6 Jahre Aufbewahrungsfrist:

  • Meldungen an Krankenkassen,
  • Angebotsunterlagen, die zum Auftrag führten,
  • Bestellunterlagen,
  • Dauerauftragsunterlagen,
  • Doppelbesteuerungsunterlagen,
  • Geschäftsbriefe,
  • Handelsbriefe,
  • Mahnvorgänge,
  • Mietverträge,
  • Offenbarungseid Anträge,
  • Patentunterlagen,
  • Schriftwechsel,
  • Sozialversicherungsunterlagen,
  • Zinsabrechnungen.

10 Jahre Aufbewahrungsfrist:

  • Jahresabschlussunterlagen inklusive Anlageverzeichnissen, Anlagevermögen und Steuererklärungen
  • Kontoauszüge,
  • Buchungsunterlagen,
  • Beteiligungsunterlagen,
  • Bewertungsunterlagen,
  • Darlehensunterlagen,
  • Debitorenbuchhaltung,
  • E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt,
  • Frachtpapiere,
  • Gehaltslisten,
  • Gründungsakten,
  • Gesellschafterbeschlüsse,
  • Kassenbücher,
  • Provisionsabrechnungen inklusive Unterlagen,
  • Qualitätsmanagementunterlagen,
  • Spendenbescheinigungen,
  • Warenbewegungsbücher.

Das Problem der Archivierung und Vernichtung ist, dass sich die Daten heutzutage auf unterschiedlichen Datenträgern befinden. Manches ist auf Papier, anderes ist elektronisch, optisch oder magnetisch gesichert. Fest steht, dass der Unternehmer für die korrekte Aufbewahrung haftet. Selbstverständlich regelt in Deutschland ein Gesetz die Form der Aufbewahrung. Das Handelsgesetzbuch schreibt im Paragraf 257 fest, in welcher Form Daten gesichert werden dürfen. Neben der typischen Ablage von Papier in Akten, ist auch das Speichern auf Bildträgern oder anderen Datenträgern zulässig. Allerdings müssen diese Datensicherungen ordnungsgemäß sein, das bedeutet, dass alle Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) laut Finanzministerium erfüllt werden müssen.

Es ist sicherzustellen, dass die Daten nach der gesetzlich festgeschriebenen Aufbewahrungszeit lesbar sind. Unternehmer tun deshalb gut daran, sich im Rahmen von elektronischen Datensicherungen darüber abzusichern, dass die Systeme handelsrechtlich und auch steuerrechtlich zugelassen sind.

Was tun, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist?

Innerhalb von 6 oder 10 Jahren sammeln sich wahre Papierberge an. Das gilt auch bereits für kleine Unternehmen. Wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, steht der nächste Schritt an. Unternehmer dürfen nun die Akten vernichten, solange sie nicht in ein Strafverfahren verwickelt sind. Das Problem ist, dass Unternehmen ihre Daten nicht nur gegenständlich gesichert, sondern auch eine digitale Archivierung durch Scannen oder Indexierung vorgenommen haben.

Egal, in welcher Form Daten gesichert sind, Unternehmen müssen sich darauf verlassen können, dass vernichtete Akten unter keinen Umständen wiederherstellbar sind. Hierzu bieten sich unterschiedliche Verfahren an. Eine Möglichkeit ist, wie oben bereits kurz erwähnt, die gesammelten Papierakten, mit einem Aktenvernichter selbst zu zerkleinern. Hierzu sind unterschiedliche Geräte auf dem Markt. Profiaktenvernichter, Papierschredder, manuelle Aktenvernichter, CD-Schredder, Industrie-Aktenvernichter, Festplattenvernichter, Dokumentenvernichter und schlichte Büro-Schredder sind in kleiner, mittelgroßer und großer Ausführung zu haben. Welches der Geräte das richtige ist, entscheidet die Menge und die Medien, die zu vernichten sind.

 

Belastbarkeit von Shredder

Wer ein Aktenvernichteter kauft, sollte genau überlegen, wie häufig dieser genutzt werden soll. Zum einen spielt die Belastbarkeit des Schredders und zum anderen die Anzahl der Blätter eine Rolle, die ein Gerät in einem Durchgang zu entwerten hat. Weiter spielt das Auffangvolumen zu berücksichtigen, in das die zerkleinerten Akten hineinfallen.

Das nächste Entscheidungskriterium zur Auswahl eines passenden Schredder ist die Art der Sicherheitsstufe. In Deutschland herrscht die DIN-Norm DIN 66399 vor. Sie definiert die Inhalte von Sicherheitsstufen, Schutzklassen und Materialklassifizierungen. Je höher die Sicherheitsstufe ist, desto stärker ist der Zerkleinerungsgrad von Akten und Daten.

Weisen Aktenvernichteter eine niedrige Sicherheitsstufe auf, ist Streifenschnitt die übliche Zerkleinerungsmethode. Dabei werden Papiere der Länge nach in Streifen geschnitten. Ein Streifen kann eine Breite zwischen 2 und 12 mm aufweisen. Der Vorteil von Streifenschnitt-Aktenvernichtern ist, dass er hohe Schneidleistungen erbringt. Der Nachteil ist jedoch eine vergleichsweise geringe Datensicherheit.

Geräte mit höherer Sicherheitseinstufung verfahren im Partikelschnitt. Hierbei werden die Dokumente quer und längs zerteilt. Das Ergebnis sind kleine Partikel. Die Schneidleistung ist vergleichsweise gering, die Sicherheit jedoch hoch.

Eine spezielle Sicherheitsstufe ist die Perforation. Sie ist im Prinzip für Kartonagen gedacht. Die Kartonagen werden dabei nicht in Streifen oder Kleinteile zerlegt, sondern perforiert. Der Karton wird mit Schnitten durchsetzt, so dass unhandliches Material in Verpackungsfüllstoff verwandelt werden kann.

Die Geräte werden in Schutzklassen eingeteilt, wobei die Schutzklasse 1 die Stufen 1-3, die Schutzklasse 2 die Stufen 3-5 und die Schutzklasse 3 die Stufen 5-7 umfasst.

Bildquellen:

Bild 1: pixabay© stevepb (CCO Public Domain)
Bild 2: pixabay© 193584 (CCO Public Domain)
Bild 3: pixabay© AlexanderStein (CCO Public Domain)

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