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Der Abzug der Vorsteuer ist Kernbestandteil des bestehenden Umsatzsteuersystems. Ändern sich die Verhältnisse, die für den ursprünglichen...

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16 Fragen und Antworten zum Umsatzsteuer-Bestätigungsverfahren

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Online-Bestätigungsverfahren
Urheber: peshkova | Fotolia

Von Markus Kahr,

Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen sind vor allem dann steuerfrei, wenn die Lieferung/Leistung an einen in einem Mitgliedstaat der EU registrierten Unternehmer ausgeführt wird. Hier ist es vor allem notwendig, dass Sie sich davon überzeugen, dass Ihr Geschäftspartner über eine gültige USt-IdNr. verfügt. Um dies zu prüfen, nutzen Sie das Online-Bestätigungsverfahren. Diesen Service stellt Ihnen das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) kostenlos zur Verfügung.

1. Wofür brauche ich das Bestätigungsverfahren?

Nur wenn Sie nachweisen können, dass der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist, können Sie die Lieferung steuerfrei behandeln.

Das Bestätigungsverfahren erleichtert Ihnen als deutsches Unternehmern die Prüfung, ob zum Zeitpunkt der Leistungserbringung die Lieferung oder sonstige Leistung an einen in einem anderen Mitgliedstaat der EU registrierten Unternehmer ausgeführt wird.

Die Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers ist eine Voraussetzung, um die Lieferung oder sonstige Leistung als steuerfrei behandeln zu können. Bei sonstigen Leistungen ist durch Nachweis der Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers eine Verlagerung der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger möglich.

2. Was ist der Unterschied zwischen einer einfachen und einer qualifizierten Bestätigung?

Bei einer einfachen Bestätigung erhalten Sie Auskunft darüber, ob eine ausländische USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Anfrage in dem Mitgliedstaat, der sie erteilt hat, gültig ist.

Eine einfache Bestätigung muss zwingend vor einer qualifizierten Bestätigung durchgeführt werden.

Bei einer qualifizierten Bestätigung können Sie darüber hinaus abfragen, ob die von Ihnen mitgeteilten Angaben zu Firmenname (einschließlich der Rechtsform), Firmenort, Postleitzahl und Straße mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registrierten Daten übereinstimmen.

Empfehlung: Führen Sie die Abfrage konsequent durch. Beschränken Sie sich nicht nur auf die einfache Bestätigung, die Ihnen im Fall einer Prüfung keine Rechtssicherheit bringt.

3. Wer darf die Abfrage durchführen?

Anfrageberechtigt ist jeder Inhaber einer deutschen USt-Id-Nr. Die Anfrage muss immer die eigene deutsche USt-IdNr. (Anfrageberechtigung) enthalten.

4. Welche Möglichkeiten gibt es, eine Bestätigung durchzuführen?

Neben der Möglichkeit der Online-Bestätigungsanfrage können Sie die einfache und qualifizierte Anfrage auch postalisch, telefonisch, per Telefax oder E-Mail an das BZSt richten.

Nutzen Sie hierfür das entsprechende Kontaktformular des BZSt, das Sie unter www.bzst.de finden. Die Antwort erfolgt grundsätzlich schriftlich, bei Internetanfragen allerdings nur auf Ihren Wunsch. Das Anklicken des entsprechenden Feldes reicht aus.

Achtung! Sollten Sie über die Online-Bestätigung zu einer ausländischen USt-IdNr. mehrere Anfragen an einem Tag gestellt und zu jeder Anfrage eine Bestätigungsmitteilung gewünscht haben, erhalten Sie lediglich das Ergebnis der zeitlich letzten Anfrage.

5. Muss ich bei Anfragen über das Internet immer eine schriftliche Bestätigungsmitteilung des BZSt anfordern?

Nein. Wenn Sie die Auskunft sofort benötigen und auf den Brief des BZSt nicht warten können, haben Sie noch die folgende Möglichkeit: Sie können einen Screenshot Ihrer durchgeführten qualifizierten Bestätigungsabfrage an Ihrem Rechner erstellen und speichern – und bei Bedarf jederzeit vorlegen.

Empfehlung: Der Screenshot ist eine erhebliche Vereinfachung, da Sie sofortige Rechtssicherheit haben. Speichern Sie den Screenshot sicher ab, und achten Sie darauf, dass Sie die Datei auch archivieren, damit Sie sie auf Verlangen vorlegen können.

6. Ich möchte besonders viele Anfragen gleichzeitig stellen – ist das möglich?

Für Unternehmen mit besonders vielen Anfragen bietet das BZSt die Möglichkeit, die Abfrage der USt-IdNr. auch in eigene Systeme zu integrieren. Die Schnittstelle zwischen Ihrem System und dem BZSt läuft über eine XML-RPC-Schnittstelle.

7. Muss ich bei Anfragen über die XML-RPC-Schnittstelle zusätzlich zur elektronischen Antwort immer eine schriftliche Mitteilung des BZSt anfordern?

Bei Anfragen über die XML-RPC-Schnittstelle kann die vom BZSt übermittelte elektronische Antwort (Datensatz) unmittelbar in das System Ihres Unternehmens eingebunden und ausgewertet werden. In diesen Fällen kann der Nachweis einer durchgeführten qualifizierten Anfrage einer USt-IdNr. über den vom BZSt empfangenen Datensatz geführt werden (siehe auch Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 18e.1.).

8. Kann ich als deutscher Unternehmer auch deutsche USt-IdNr. bestätigen lassen?

Lediglich Lagerhalter im Sinne des § 4 Nr. 4a UStG können sich auf Antrag auch die Gültigkeit inländischer USt-IdNr. sowie Namen und die Anschrift des Auslagerers oder dessen Fiskalvertreters bestätigen lassen (§ 18e Nr. 2 UStG).

Für die Bestätigung deutscher USt-IdNr. durch Lagerhalter kann das Online-Bestätigungsverfahren nicht genutzt werden. Richten Sie Ihre schriftliche Anfrage mit der Zulassung als beim Finanzamt registrierter Umsatzsteuerlagerinhaber an das Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, Ludwig-Karl-Balzer-Allee 2, 66740 Saarlouis.

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9. Bestätigungen sind im Internet nicht möglich – was soll ich tun?

Bestätigungsanfragen über das Internet greifen auf die gleiche Datenbank zurück wie Bestätigungen, die per Telefon oder aufgrund schriftlicher Anfragen durchgeführt werden. Ist die Technik im Internet ganz oder nur für einige Länder, z. B. aufgrund von Wartungsarbeiten, ausgefallen, ist auch eine Bestätigung per Telefon nicht möglich. Versuchen Sie in solchen Fällen, die Bestätigung zu einem späteren Zeitpunkt im Internet durchzuführen.

10. Ist die Nutzung der Bestätigung über das Internet kostenpflichtig?

Die Nutzung der einfachen und/oder der qualifizierten Bestätigung über das Internet ist kostenfrei.

11. Ich erhalte nicht alle angefragten Daten bestätigt bzw. ich erhalte im Ergebnis die Mitteilung „stimmt nicht überein“ –
was soll ich tun?

Setzen Sie sich hier mit Ihrem Geschäftspartner in Verbindung und lassen Sie sich von ihm die korrekten Daten nennen. Eine Bekanntgabe der in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registrierten Daten durch das BZSt ist nicht möglich.

Rechtschreibfehler, Buchstabendreher oder die Eingabe von Sonderzeichen sind in der Regel nicht der Grund für eine Meldung „stimmt nicht überein“ (da diese ignoriert werden). Vergewissern Sie sich direkt bei Ihrem Geschäftspartner, ob die Daten, die er Ihnen gegeben hat, mit den in seinem Mitgliedstaat hinterlegten Daten übereinstimmen.

Ist sich Ihr Geschäftspartner nicht sicher, welche Daten hinterlegt sind, hat er die Möglichkeit, bei der zuständigen Behörde im jeweiligen EU-Mitgliedstaat die für sein Unternehmen hinterlegten Daten zu erfragen.

Eine Änderung bzw. Anpassung der Daten ist lediglich bei den zuständigen Behörden im jeweiligen Mitgliedstaat durch Ihren Geschäftspartner selbst möglich.

12. Ich möchte eine Bestätigung für zurückliegende Zeitpunkte oder Zeiträume durchführen – ist das möglich?

Bestätigungen für einen zurückliegenden Zeitpunkt oder Zeiträume sind nicht möglich.

13. Mein ausländischer Geschäftspartner möchte meine deutsche USt-IdNr. bestätigt bekommen – kann er sich an das BZSt wenden?

Das BZSt bestätigt ausschließlich deutschen Unternehmern die Gültigkeit der USt-IdNr., die von einem anderen EU-Mitgliedstaat erteilt wurde.

Jeder EU-Mitgliedstaat hat eine zentrale Behörde geschaffen, die Bestätigungen über die Gültigkeit ausländischer USt-IdNr. erteilt. Bei dieser Behörde kann sich Ihr Geschäftspartner Ihre deutsche USt-IdNr. bestätigen lassen.

14. Wie sind ausländische USt-IdNr. aufgebaut?

Informationen über den Aufbau von ausländischen USt-Id- Nr. finden Sie in einem Merkblatt. Damit sind Sie sofort in der Lage zu erkennen, ob die Ihnen vorgelegte USt-IdNr. formell überhaupt zutreffen kann. So besteht die USt-IdNr. in Deutschland aus 9 Ziffern, in Italien aus 11 Ziffern und in den Niederlanden aus 12 Stellen, wobei die drittletzte Stelle der Buchstaben „B“ sein muss.

15. Wo kann ich meine USt-IdNr. beantragen?

Für die Beantragung einer USt-IdNr. stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Bei einer Firmenneugründung können Sie die Erteilung einer USt-IdNr. direkt bei Ihrem zuständigen Finanzamt beantragen. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Neugründerinnen bzw. Neugründer bei ihrem zuständigen Finanzamt einreichen, ist zu diesem Zweck ein entsprechendes Feld anzukreuzen.
  • Antragstellung über das Internet (www.bzst.de), dieser Service steht Ihnen täglich von 05:00 bis 23:00 Uhr zur Verfügung.
  • Schriftlicher Antrag, an die nachfolgende Anschrift.

16. Wie lauten die Kontaktdaten des BZSt?

Bundeszentralamt für Steuern Dienstsitz

Saarlouis Ludwig-Karl-Balzer-Allee 2, 66740 Saarlouis, Umsatzsteuerkontrollverfahren

Telefon: 0228 406-1222

Fax: 0228 406-3801

www.bzst.de

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