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Der Abzug der Vorsteuer ist Kernbestandteil des bestehenden Umsatzsteuersystems. Ändern sich die Verhältnisse, die für den ursprünglichen...

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Das Smartphone kann Ihren Vorsteuerabzug retten

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Kassenzettel vergilbt und unlesbar? Oder die Rechnung verschollen? So was passiert im Unternehmensalltag schon mal – und konnte Sie bislang teuer zu stehen kommen.

 

Denn bei einer Betriebsprüfung geht es nicht nur um die Frage, ob die Kosten überhaupt angefallen sind. Hierfür akzeptiert das Finanzamt in aller Regel einen Eigenbeleg – der Betriebsausgabenabzug ist damit gesichert.

Anders der Vorsteuerabzug. Hier kann schon der kleinste Fehler reichen, dass der Betriebsprüfer Ihnen den Vorsteuerabzug verwehrt.

Die Lösung: die kostenlose App „Reposito“

Wenn Sie ein Smartphone besitzen, möchte ich Ihnen für diesen Fall ein kleines Programm ans Herz legen, das Sie kostenlos für iPhone und Android-Smartphones in den einschlägigen App-Shops bekommen können. Die App heißt „Reposito“. Der Ärger über verlorene, verlegte oder vergilbte Belege gehört damit der Vergangenheit an.

 

So funktioniert es:

  • Sie fotografieren den Kassenzettel mit Ihrem Smartphone – am besten immer gleich nach Erhalt, damit Sie es nicht vergessen.
  • Sie scannen, wenn vorhanden, ebenfalls mit der Kamera des Smartphones den Barcode. In diesem Fall wird der gekaufte Artikel automatisch angezeigt.
  • Sie geben zusätzliche Informationen zu den gekauften Artikeln ein, wenn Sie wollen – zum Beispiel zum Zweck oder betrieblichen Nutzen.
  • Das Programm speichert alle Informationen samt Foto des Belegs auf Ihrem Smartphone.
  • Gleichzeitig schickt es alle Daten auf einen Server.

So ist die Rechtslage

Rechtlich gilt der eingescannte Beleg als eine Kopie. Und eine Kopie können Sie im Fall eines Verlusts der Originalrechnung oder des Original-Kassenbelegs zu Ihrer Buchhaltung nehmen.

Tipp: Bei Belegen auf Thermopapier können Sie das Original sogar vernichten, wenn Sie eine Kopie haben, die über den Aufbewahrungszeitraum lesbar ist. Aufbewahren bringt sowieso nicht viel – nach ein oder zwei Jahren ist der Zettel weiß.

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