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Der Abzug der Vorsteuer ist Kernbestandteil des bestehenden Umsatzsteuersystems. Ändern sich die Verhältnisse, die für den ursprünglichen...

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Die kostspieligen Folgen von Scheinselbstständigkeit auch bei der Umsatzsteuer

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freie Mitarbeiter
Urheber: andrii kobryn | Fotolia

Von Heinz-Wilhelm Vogel,

In den meisten Branchen „brummen“ die Geschäfte – oftmals so sehr, dass viele Unternehmen ihre Aufträge nur mithilfe von freien Mitarbeitern und Subunternehmern bewältigen können. Die steuerliche Abwicklung dieser Form der Zusammenarbeit kann für Sie allerdings kostspielig werden. Nämlich dann, wenn das Finanzamt bei Ihren freien Mitarbeitern von Scheinselbstständigkeit ausgeht.

Erste Betriebsprüfungen und USt-Sonderprüfungen 2017 haben gezeigt: Auch in diesem Jahr wird dies weiterhin zu den Prüfungsschwerpunkten der Finanzverwaltung gehören.

Wie sich eine Scheinselbstständigkeit umsatzsteuerlich auswirkt

Ein vermeintlich freier Mitarbeiter hat in seinen Rechnungen an Ihr Unternehmen Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen. Tatsächlich war er dazu aber gar nicht berechtigt, weil er als Arbeitnehmer und nicht als freier Mitarbeiter einzustufen ist.

Die Folge: Das Finanzamt streicht nachträglich den Vorsteuerabzug aus den Rechnungen des freien Mitarbeiters und verlangt von Ihnen eine saftige Umsatzsteuer-Nachzahlung.

Damit können Sie wiederum Ihren freien Mitarbeiter in Regress nehmen. Das setzt aber voraus, dass er finanziell dazu in der Lage ist, Ihren Schaden auszugleichen.

Mit diesen Folgen müssen Sie bei der Lohnsteuer rechnen

Haben Sie aufgrund der falschen Einstufung des freien Mitarbeiters fällige Lohnsteuer nicht einbehalten und abgeführt, ist die Lohnsteuer für die Vergangenheit nachzuentrichten. Die Verjährungsfrist beträgt 4 Jahre.

Hat der freie Mitarbeiter die Honorarzahlungen Ihres Unternehmens versteuert, werden die darauf entfallenden und von ihm an das Finanzamt geleisteten Steuerzahlungen angerechnet.

Die von Ihnen daraufhin geleisteten Steuernachzahlungen können Sie sich zwar vom freien Mitarbeiter zurückholen. Sie sind jedoch darauf angewiesen, dass er überhaupt zahlungsfähig ist.

Rentenversicherungsträger fordert ebenfalls Nachzahlungen

Wird eine Scheinselbstständigkeit festgestellt, muss Ihr Unternehmen rückwirkend ab Beginn der Beschäftigung des betreffenden Mitarbeiters sämtliche Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen, und zwar sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil.

Wie Sie freie Mitarbeiter rechtssicher von Arbeitnehmern unterscheiden

Von Scheinselbstständigkeit wird immer dann gesprochen, wenn der freie Mitarbeiter als selbstständiger Unternehmer auftritt, obwohl er nach Art und Inhalt seiner Tätigkeit zu den abhängig Beschäftigten zählt.

Das heißt für Sie: Wenn Sie einen Mitarbeiter auf freiberuflicher Basis beschäftigen wollen, dann müssen Sie penibel genau darauf achten, dass sich die Eingliederung in das Unternehmen von der Eingliederung Ihrer Arbeitnehmer unterscheidet. Der freie Mitarbeiter muss nach außen hin immer als Selbstständiger erscheinen.

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Die 3 wichtigsten Kriterien

Folgende Kriterien gilt es hier zu beachten: die Unabhängigkeit, die mangelnde Eingliederung in die Arbeitsorganisation Ihres Unternehmens und das Unternehmerrisiko.

1. Kriterium: Die Unabhängigkeit

Unterscheiden Sie zwischen der persönlichen und wirtschaftlichen Unabhängigkeit des freien Mitarbeiters. Persönlich unabhängig ist er, wenn er seine Tätigkeit bei Ihnen inhaltlich, örtlich und zeitlich frei gestalten kann. Jeder Arbeitnehmer im Unternehmen erhält von Ihnen exakte Weisungen und Vorgaben, wie, wo und wann er seine Arbeit zu verrichten hat. Bei Selbstständigen ist das anders. Hier erschöpft sich Ihr Weisungsrecht in bloßen Vorgaben.

Beispiel: Einem freien Mitarbeiter geben Sie vor, bis wann der Auftrag erledigt sein soll und welche Anforderungen der Auftrag erfüllen muss. Wann und wie der freie Mitarbeiter tätig wird, ob er z. B. notfalls auch nachts arbeitet, kann er frei gestalten.

Anders ist es bei einer Sekretärin. Diese muss von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr im Büro anwesend sein. Selbst wenn sie ihre Arbeitsabläufe relativ selbstständig organisieren kann: Letztlich geben Sie ihr vor, welche Arbeit erledigt werden muss, was sie organisieren soll usw.; Ihre Sekretärin kann ihre Arbeit inhaltlich also nicht frei gestalten.

Ort der Tätigkeit

Selbstständige bestimmen den Ort ihrer Tätigkeit selbst. Das ist typisch, aber nicht entscheidend. Denn oftmals wird Ihr freier Mitarbeiter auf dem Unternehmensgelände arbeiten – schon alleine aus praktischen Gründen.

Beispiel: Ein EDV-Dienstleister installiert, pflegt und erweitert die unternehmenseigene EDV-Anlage. Abgesehen von vorbereitenden Maßnahmen, die er in seinem Büro erledigen kann, wird er im Unternehmen tätig. Allein deshalb kann das Finanzamt keine Arbeitnehmereigenschaft bzw. Scheinselbstständigkeit unterstellen.

Arbeitszeit

Selbstständige teilen sich ihre Zeit grundsätzlich selbst ein. Wenn sie z. B. einen termingebundenen Auftrag erhalten, spielt es keine Rolle, ob sie ihre Arbeit 3 Wochen vor dem Termin erledigen oder erst in der Nacht davor. Hüten Sie sich also vor zu engen zeitlichen Vorgaben.

Beispiel: Muss etwa ein freier Mitarbeiter an bestimmten regelmäßig wiederkehrenden Werktagen in der Zeit von 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr uneingeschränkt zur Verfügung stehen, spricht das für ein Arbeitsverhältnis. Der Mitarbeiter kann außer der Tätigkeit bei Ihnen ja de facto nichts anderes mehr tun.

Dieses Beispiel zeigt aber auch, dass bestimmte zeitliche Vorgaben (z. B. Anwesenheit Donnerstag von 18:00 Uhr bis 20:00 Uhr) unproblematisch sind. Denn hier hat der Mitarbeiter immer noch genug Zeit für andere Tätigkeiten.

2. Kriterium: Die fehlende betriebliche Eingliederung

Gliedern Sie einen Mitarbeiter in Ihre unternehmensinternen Arbeitsabläufe ein, spricht das stark für eine Arbeitnehmereigenschaft bzw. eine Scheinselbstständigkeit. Denn es erscheint dann so, als würde der Mitarbeiter Ihrem Direktionsrecht unterliegen.

Der Grund: Er arbeitet wie die anderen Arbeitnehmer bei Ihnen und nutzt z. B. Ihre betriebliche Infrastruktur. Sobald Ihre „freien Mitarbeiter“ derart in Ihre unternehmensinternen Strukturen eingebunden werden, „mutieren“ sie quasi zu Arbeitnehmern.

3. Kriterium: Das Unternehmerrisiko

Eine selbstständige Tätigkeit kenn- zeichnet vor allem auch das bestehende Unternehmerrisiko. Nehmen Sie bei der Abgrenzung freier Mitarbeiter/Arbeitnehmer die folgenden Merkmale zu Hilfe.

Typische Merkmale des selbstständigen Unternehmers:

  • unternehmerisches Risiko Beispiele: eigene Preisgestaltung, Kapitaleinsatz, nur erbrachte Leistungen werden vergütet.
  • eigenständiger Marktauftritt Beispiele: Werbung, Gewerbeanmeldung.
  • eigenständige Organisation Beispiele: eigenes Büro, Personal, Material, Rechnungen.

Typische Arbeitnehmermerkmale:

  • Tätigkeit nur für einen Auftraggeber
  • regelmäßige, erfolgsunabhängige Vergütungszahlung
  • Tätigkeit nur in eigener Person
  • Entgeltfortzahlung bei Urlaub und Krankheit

In Zweifelsfällen: Statusfeststellungsverfahren

Es wird immer wieder vorkommen, dass manche Umstände der Zusammenarbeit mit einem freien Mitarbeiter für eine Scheinselbstständigkeit sprechen, andere wiederum dagegen. Den Antrag für das Statusfeststellungsverfahren finden Sie im Internet unter (www.deutsche-rentenversicherung-bund.de).

Diese 2 Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

  1. Ihr Mitarbeiter stimmt der geänderten Versicherungspflicht zu.
  2. Ihr Mitarbeiter verfügt für den Zeitraum zwischen Aufnahme der Beschäftigung und der Entscheidung über eine Absicherung gegen das finanzielle Risiko von Krankheit und zur Altersvorsorge.
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