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Der Abzug der Vorsteuer ist Kernbestandteil des bestehenden Umsatzsteuersystems. Ändern sich die Verhältnisse, die für den ursprünglichen...

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Entgeltminderungen oder nicht? 8 Beispiele wie Sie nichts anbrennen lassen

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Umsatzsteuer
Urheber: wsf-f | Fotolia

Von Christian Diegel,

Es ist längst nicht die Regel, dass Lieferungen im Betriebsalltag so „über die Bühne gehen“, wie sie eigentlich gedacht oder sogar vertraglich vereinbart waren. Ob der Hersteller nicht vollständig liefert, eine Dienstleistung Mängel aufweist oder der Kaufpreis bzw. die vereinbarte Vergütung aus sonstigen Gründen „angepasst“ wird: In diesen Fällen wirkt sich die Entgeltminderung immer auch auf die Umsatzsteuer aus (§ 17 UStG).

Hat sich die Bemessungsgrundlage für einen steuerpflichtigen Umsatz geändert, wirkt sich das auf beide Vertragspartner aus: Als ausführendes Unternehmen müssen Sie den dafür geschuldeten Steuerbetrag berichtigen. Für Sie als Leistungsempfänger gilt das bei der Vorsteueranmeldung entsprechend.

1. Beispiel: Rückzahlung (eines Teils) des Entgelts

Ein Unternehmen berechnet einem Kunden vereinbarungsgemäß Vermittlungsprovision. Die Rechnung wird pünktlich bezahlt und die darauf entfallende Umsatzsteuer ans Finanzamt entrichtet. Der Vorgang ist damit eigentlich abgeschlossen.

Aber: Später wird der Vertrag, der dem ermittelten Geschäft zugrunde liegt, wieder aufgehoben. Um die langjährige Geschäftsbeziehung nicht zu belasten, lässt sich das Unternehmen darauf ein, die Provision an den Kunden zurückzuzahlen. Konkret erteilt das Unternehmen dem Kunden eine entsprechende Gutschrift und berücksichtigt dies bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat, in dem es die Gutschrift erteilt hat.

Die Folgen: Allein die Gutschrift reicht für eine Berichtigung der Umsatzsteuer nicht aus. Vielmehr kommt es entscheidend darauf an, dass die vereinnahmte Provision tatsächlich auch wie vereinbart zurückgezahlt wurde.

Das bedeutet für Sie: Legen Ihre Kollegen aus dem Verkauf oder Vertrieb Ihnen als Verantwortlichem für die Umsatzsteuer die Vereinbarung über die „Stornierung eines Auftrags“ oder eine „Gutschrift“ vor, besteht für Sie noch kein Handlungsbedarf. Eine Entgeltminderung liegt erst dann vor, wenn tatsächlich Geld geflossen ist. Im Beispielfall hat dies zur Folge, dass die Minderung der Bemessungsgrundlage erst bei Rückzahlung der Provision eintritt. Und: Zur Berichtigung der Umsatzsteuer kommt es (erst) im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat, in dem Sie die Zahlung an Ihren Kunden geleistet haben.

2. Beispiel: Rückgewähr einer Anzahlung

Ein Unternehmen nimmt einen hochdotierten Auftrag an und vereinbart mit dem Auftraggeber eine Anzahlung in Höhe von 250.000 € einschließlich Umsatzsteuer. Der Auftraggeber überweist die Anzahlung an das Unternehmen. Später wird der Vertrag rückgängig gemacht. Leistungen hatte das Unternehmen zum Zeitpunkt des Eingangs der Anzahlung noch nicht erbracht.

Dazu kommt es auch bis zur Rückabwicklung und Rückgewähr der Anzahlung nicht mehr.

Die Folgen: Zu einer Entgeltminderung kommt es auch dann, wenn eine Leistung (hier die Ausführung des Auftrags) rückgängig gemacht wird, für die zu dem Zeitpunkt ein Entgelt bereits entrichtet worden ist. Wurde das vereinbarte Entgelt aber bereits teilweise geleistet (wie hier in Form der Anzahlung), ändert sich die Bemessungsgrundlage nicht schon durch die bloße Vereinbarung der Rückgängigmachung des Vertrags. Voraussetzung ist vielmehr auch hier die tatsächliche Rücküberweisung der Anzahlung.

Das bedeutet für Sie: Gehen Sie erst dann von einer Entgeltminderung aus, wenn die Rücküberweisung der Anzahlung erfolgt ist. Erst dann muss die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer berichtigt werden.

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3. Beispiel: Vergleichszahlung beendet Streit über Garantie

Ein Unternehmen verkauft eine Gewerbefläche an eine Grundstücksgesellschaft. Auf der Fläche soll ein Gebäude mit Ladenflächen errichtet werden. Das Gebäude befindet sich bei Abschluss des Kaufvertrags bereits im Bau. Das Unternehmen garantiert dem Käufer, dass die Ladenflächen vermietet sind und dass das Mietaufkommen jährlich 475.000 € netto betragen werde. Tatsächlich sind die Mieteinnahmen in den Folgejahren deutlich niedriger als angenommen. Der Käufer nimmt das Unternehmen deshalb aus der Mietgarantie in Anspruch und erhebt schließlich Zahlungsklage. Durch Prozessvergleich einigt man sich auf eine Zahlung in Höhe von 125.000 €.

Die Folgen: Zwischen der Zahlung des Vergleichsbetrags in Höhe von 125.000 € und der Lieferung der Immobilie besteht ein unmittelbarer Zusammenhang. Daran ändert auch der Umstand nichts, dass die Zahlung dieses Betrags nicht auf dem Kaufvertrag, sondern auf den getroffenen Vergleich beruht. Denn für die Frage der Minderung der Bemessungsgrundlage kommt es ausschließlich auf den vorgenannten Zusammenhang und nicht auf die einschlägige zivil-rechtliche Anspruchsgrundlage an.

Das bedeutet für Sie:

  • Den Vergleichsbetrag – im Beispiel ist es der Betrag in Höhe von 125.000 € – können Sie im Wege der Berichtigung der Umsatzsteuer geltend machen. Es handelt sich bei dieser Zahlung um eine nachträgliche Minderung des Kaufpreises.
  • Diesen Fall können Sie ohne weiteres auch auf andere Vergleichszahlungen übertragen, die Sie eingehen, um den Streit mit einem Kunden über einen Garantiefall einvernehmlich zu lösen.

Beispiel: Sie verpflichten sich im Rahmen einer Garantie zur Zahlung für Ausfallzeiten, wenn eine von Ihnen gelieferte Maschine nach Ablauf der Gewährleistungszeit ausfällt.

4. Beispiel: Rücklieferung statt Entgeltminderung

Ein Unternehmen zieht in neue Betriebsgebäude um und engagiert dafür eine spezialisierte Spedition. Die Umzugskartons kauft das Unternehmen von dieser Spedition und vereinbarte mit ihr, dass noch wiederverwertbare Umzugskartons mit 1 € pro Karton erstattet werden.

Die Folgen: Bei den Erstattungszahlungen handelt es sich nicht um eine Entgeltminderung. Die Rückgabe der Umzugskartons gegen pauschale Erstattung stellt vielmehr eine Rücklieferung dar. Der Grund: Beim Verkauf der Umzugskartons handelt es sich um eine Lieferung. Das Unternehmen kann über die Kartons nach Belieben verfügen, kann sie also freiwillig zurückgeben, ist dazu aber nicht verpflichtet. Und: Durch die Rückgabe der Umzugskartons wird deren ursprüngliche Lieferung nicht rückgängig gemacht. Vielmehr handelt es sich bei der Rückgabe der Kartons um ein eigenständiges, neues Umsatzgeschäft in der besonderen Form einer so genannten Rücklieferung, da nicht irgendwelche neue, sondern ursprünglich gelieferte Umzugskartons zurückgegeben werden.

Das bedeutet für Sie: Der Gedanke, in dem pauschalen Erstattungsbetrag einen Preisnachlass zu sehen, ist naheliegend. Doch bedenken Sie, dass bei einem Preisnachlass der Lieferant das Entgelt für seine Ware herabsetzt. Hier aber zahlt der Spediteur das pauschale Entgelt nicht für die gelieferten, sondern für zurückgegebene und wiederverwertbare Kartons. Es handelt sich also nicht um einen Fall der Entgeltminderung.

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