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Der Abzug der Vorsteuer ist Kernbestandteil des bestehenden Umsatzsteuersystems. Ändern sich die Verhältnisse, die für den ursprünglichen...

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Ihr Portemonnaie: Eine der gefährlichsten Fallen für den Vorsteuerabzug

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Von Gerhard Schneider,

Haben auch Sie die Angewohnheit, Quittungen von betrieblichen Einkäufen oder vom Tanken des Firmenwagens schnell ins Portemonnaie zu stecken? Wenn es dann Zeit für die nächste Umsatzsteuervoranmeldung ist, holen Sie die Quittung hervor damit sie die Vorsteuer geltend machen und die Belege ablegen können. Das kann aber teuer werden!

Falle 1: Achtlos eingesteckte Kaufhaus-Quittungen

Wenn Sie regelmäßig im Kaufhaus oder Büromarkt betrieblich einkaufen, kennen Sie das Problem: Sie stopfen die Quittung an der Kasse hektisch ein, ohne groß daraufzuschauen. Schließlich drängeln die Kunden von hinten und Sie müssen alles schnell einpacken …
Hier müssen Sie aufpassen, wenn Sie den Vorsteuerabzug aus diesem Kauf retten möchten. Aus folgendem Grund: Eine ordentliche Rechnung muss bei Beträgen über 150 € die Kundenanschrift, in diesem Fall also die Anschrift Ihres Unternehmens, enthalten. Nun praktizieren Warenhausketten es so: Sie heften einfach den Kassenbeleg auf ein Rechnungsformular mit einem leeren Anschriftenfeld. Dorthin schreiben sie die Kundenanschrift – oder überlassen es Ihnen.
Achtung! Hier kann Ihnen das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen, wenn Sie die Adresse selbst eintragen.
Ärger droht weiterhin, weil die Rechnung aus mehreren Dokumenten besteht – die Heftung ließe sich ja leicht lösen. Dann müssen in einem Dokument mindestens Entgelt und Steuerbetrag sowie die anderen Dokumente genannt sein, aus denen sich die übrigen Pflichtangaben ergeben. In der Kassenquittung wird aber nicht auf das Rechnungsformular mit der Anschrift verwiesen. Wer im Besitz des Formulars ist, könnte die Kassenquittung gegen die Kassenquittung eines Bekannten austauschen.
Ihre Lösung: Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie Quittung und angeheftetes Blatt mit der eingetragenen Adresse noch einmal vom Verkäufer abstempeln lassen – und zwar so, dass der Stempel beide Papiere verbindet. So wird daraus dann ein Dokument, das alle Pflichtangaben enthält.

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Falle 2: Immer Ärger mit dem Thermopapier

Tankbelege, Restaurantquittungen, Kassenzettel aus dem Bürobedarfshandel – solche Belege bekommen Sie meistens auf Thermopapier. Diese Belege sind anfangs noch gut lesbar – aber oft schon nach ein paar Tagen im Portemonnaie oder ein paar Monaten im Aktenordner unleserlich.
Die Folge dann: Sie können den Beleg nicht mehr in der Umsatzsteuervoranmeldung oder in der Steuererklärung als Ausgabe geltend machen. Kommt der Prüfer und kann den Beleg nicht mehr lesen, streicht er den Vorsteuerabzug nachträglich – und Sie müssen nachzahlen!
Ihre Lösung: Kopieren Sie jeden Beleg auf Thermopapier sofort, wenn Sie ihn erhalten und solange er noch lesbar ist. Legen Sie die Kopie in Ihrem Belegordner ab und heften Sie das Original daran. So kann auch ein penibler Prüfer nicht meckern!
Bei solchen Belegen könnte übrigens bald eine Erleichterung kommen. Der Fiskus erprobt bereits Lösungen, bei denen Sie Belege einfach mit der Kamera Ihres Smartphones abfotografieren und zentral abspeichern können. So kann garantiert nichts mehr verloren gehen. Bis solche Lösungen erprobt und zugelassen sind, wird allerdings noch einige Zeit vergehen.

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