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Der Abzug der Vorsteuer ist Kernbestandteil des bestehenden Umsatzsteuersystems. Ändern sich die Verhältnisse, die für den ursprünglichen...

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Quittung selbst geschrieben – Was ist mit der Umsatzsteuer?

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Von Gerhard Schneider,

Frage: Hin und wieder passiert es mir, dass ich bei Geschäftsreise eine Quittung verliere, die ich bei der Steuer geltend machen könnte. In diesen Fällen schreibe ich einen Eigenbeleg. Wie sieht das bei Umsatzsteuer aus? Kann ich hier den gezahlten Umsatzsteuerbetrag bei der Vorsteuer geltend machen, auch wenn ich nur einen Eigenbeleg habe?

 

Antwort: Die Sache mit dem Eigenbeleg ist eine gute Möglichkeit, um den Betriebsausgabenabzug zu retten. Ist die Originalquittung verloren, schreiben Sie den beleg selbst und behandeln ihn wie eine fremde Quittung. Das funktioniert jedoch nur beim Betriebsausgabenabzug.
Vorsteuer darf Ihr Unternehmen aus den Kosten, die durch einen Eigenbeleg nachgewiesen werden, nicht abziehen. Der Grund: Zwar ist in den nachgewiesenen Kosten Umsatzsteuer enthalten. Es fehlt jedoch eine ordnungsgemäße Rechnung.

Einen steuerlich anzuerkennenden Eigenbeleg stellen Sie wie folgt aus: Sie schreiben für den verlorenen Beleg einfach selbst alle Details auf und nehmen ihn zu Ihrer Buchhaltung wie alle normalen Rechnungen und Quittungen.

 

Das Finanzamt muss ihn anerkennen, wenn die Ausgaben betrieblich notwendig und der Höhe nach glaubhaft sind und der Beleg die folgenden Angaben enthält:

  • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
  • Datum der Aufwendung
  • Bezeichnung der Aufwendung
  • ggf. ergänzende Angaben, z. B. Start-, Zielort, Kilometerstand bei Parkgebühr; Name und Rufnummer des Gesprächspartners bei Münztelefonkosten
  • Betrag, ggf. Einzelbeträge, unter Angabe des Umsatzsteuersatzes
  • Begründung für die Betragshöhe, soweit möglich (z. B. durch Händlerpreisliste)
  • Grund für die Belegerstellung (z. B.„Verlust des Originalbelegs“, „Automat erstellt keinen Beleg“)
  • Datum der Belegausstellung
  • eigene Unterschrift

 

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