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Der Abzug der Vorsteuer ist Kernbestandteil des bestehenden Umsatzsteuersystems. Ändern sich die Verhältnisse, die für den ursprünglichen...

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Umsatzsteuer: Drei Schritte zur Erstattung Ihrer ausländischen Vorsteuer

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Steuern Umsatzsteuer

Von Midia Nuri,

Vielleicht schicken Sie ja auch Ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen ins Ausland oder sind selbst dort unterwegs. Dann können Sie sich in vielen Fällen die dort gezahlte Umsatzsteuer zurückholen.

Die Vorsteuer etwa für Hotel, Kongressbesuch oder andere geschäftliche Ausgaben können Sie sich bei allen EU-Mitgliedstaaten zurückerstatten lassen, da diese am Umsatzsteuer-<wbr />Vergütungsverfahren teilnehmen. Bei Reisen in Länder außerhalb der Europäischen Union können Sie sich aber auch gegebenenfalls die Umsatzsteuer erstatten lassen. Voraussetzung ist, dass es zwischen Deutschland und dem jeweiligen Land ein entsprechendes Abkommen gibt.

Umsatzsteuer: Diese Voraussetzungen muss Ihr Unternehmen erfüllen

Ihr Unternehmen muss drei Voraussetzungen erfüllen, um vom Umsatzsteuer-<wbr />Vergütungsverfahren zu profitieren. Und zwar:

  1. Sie sind ein in Deutschland umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen.
  2. Ihr Unternehmen darf innerhalb eines bestimmten Zeitraums – dabei handelt es sich in der Regel um das Kalendervierteljahr, maximal um das Kalenderjahr – in dem jeweiligen Land keine oder lediglich steuerfreie Umsätze getätigt haben. Steuerlich unschädlich ist es, wenn Ihr Unternehmen Umsätze ausgeführt hat, für die Ihr Kunde die Umsatzsteuer abgeführt oder für Ihr Unternehmen einbehalten hat.
  3. Die gezahlte Umsatzsteuer muss bestimmte Mindestgrenzen überschreiten.

Umsatzsteuer: Diese Voraussetzungen gelten für die Vorsteuer

Sie muss einen Mindestbetrag umfassen. In den meisten Ländern ist eine Umsatzsteuervergütung bereits ab einem Betrag von 50 Euro möglich. Diese geringe Betragsgrenze hat zur Folge, dass sich ein Erstattungsantrag bereits nach einer einzigen Geschäftsreise ins Ausland rechnen kann. Meist wird es jedoch bei einer Vorsteuererstattung im Ausland um wesentlich höhere Beträge gehen.

Umsatzsteuer: Diese drei Schritte trennen Sie von Ihrer Vorsteuererstattung

1. Schritt: Der Antrag

Die im jeweiligen Land gezahlte Umsatzsteuer bekommen Sie nur erstattet, wenn Sie einen Antrag stellen.

So war es bisher: Bisher mussten Sie sich an die Finanzbehörden im jeweiligen Mitgliedstaat wenden.

So wird es vom 1.1.2010 an laufen: Ab dann brauchen Sie nur noch Ihren Antrag auf Vorsteuererstattung in dem jeweiligen Land elektronisch das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln. Und zwar über das Internet unter www.bzst.bund.de. Das Bundeszentralamt für Steuern ist verpflichtet, Ihren Erstattungsantrag innerhalb von 15 Tagen an das Land weiterzuleiten, in dem die Vorsteuer angefallen ist. Den Bescheid über die Vergütung der Vorsteuerbeträge erhalten Sie dann ebenfalls vom Bundeszentralamt für Steuern und ebenso per E-Mail.

2. Schritt: Nachweise vorlegen

Sie haben es sich sicher schon gedacht: Auch die ausländischen Steuerbehörden wollen Nachweise sehen. Deswegen müssen Sie alle geltend gemachten Erstattungsbeträge nachweisen.

So war es bisher: Noch sind Sie verpflichtet, die Originalrechnungen und andere Originaldokumente mit Ihrem Antrag auf Vorsteuererstattung einzureichen.

So wird es vom 1.1.2010 an laufen: Für das elektronische Antragsverfahren wird es künftig reichen, wenn Sie eine Kopie aller Rechnungen und sonstigen Dokumente beifügen. Im Einzelfall kann das Bundeszentralamt für Steuern auch die Vorlage der Originale verlangen.

3. Schritt: Warten

Innerhalb einer Frist von „4 Monaten und 10 Tagen“ muss die Vorsteuererstattung erfolgen. Diese Frist beginnt zu laufen, sobald Sie den Antrag gestellt haben. Sollten zunächst noch Belege fehlen, läuft sie ab dem Zeitpunkt, ab dem die fehlenden Nachweise vollständig vorliegen.

So gehen Sie am besten vor: Stellen Sie die nötigen Belege am besten noch während Ihrer Geschäftsreise oder kurz danach zusammen.

Achtung Antragsfrist nicht verpassen! Den Antrag auf Vergütung der Umsatzsteuer müssen Sie bis spätestens 30. September eines jeden Jahres gestellt haben.

Das heißt konkret: Für ausländische Vorsteuerbeträge im Jahr 2009 müssen Sie also bis spätestens 30.9.2010 den Antrag gestellt haben. Maßgeblich ist das Eingangsdatum bei der Behörde.

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